会前会议日程表和会议须知的准备与管理

会议策划通过以后，即进入会议的筹备阶段。而会议筹备的第一步，就是组织队伍（成立会议筹备小组）、明确任务及完成时限（制定会议筹备进程时间表）。

（一）成立会议筹备小组

1.成立会议筹备小组的原则

（1）对口原则

专业的人做专业的事，知人善任，比如与经销商的沟通，市场销售部门是对口部门。专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面，不另设组。新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长，故新闻界的沟通也不另设组。

（2）平均原则

因事设组，每个组的工作量相对平衡。

（3）明确原则

分工应该明确，职责分明，以防止出现互相推诿的现象，另外，隶属分工和横向协作都要明确；尽管是临时性组织，但一旦加入组织机构，人员就应受规章制度的约束。

（4）精干原则

一般人员不要太多，以精干、高效为原则。

2.筹备小组的组织架构和工作职责

筹备小组的职责和工作内容一般有确定会议目标、会议选址、议定与会人群、确定会议持续时间、确定会议日期、调配资源、选择后勤人员和批准预算。

筹备小组的组织架构，一般有领导小组、会务组、材料与宣传组、活动组、后勤与保卫组等。

（1）领导小组

领导小组主要负责会议的组织领导工作，负责协调其他小组之间的工作，负责审核会议材料，审核会议经费预算方案、会议筹备方案等。

（2）会务组

会务组主要负责拟订会议预算和会议经费报批，联系大会会场和代表住宿地，制作各种证件，订购会议所需用品，做好各种联系协调工作。

（3）材料与宣传组

材料与宣传组主要负责起草工作报告、领导讲话、各种文件和简报工作，负责会议记录、新闻报道、宣传、会议的总结等工作。

（4）活动组

活动组主要负责会议期间各种活动的设计、策划和组织实施等工作。

（5）后勤与保卫组

后勤与保卫组主要负责会议期间后勤服务工作、医疗救护、安全保卫工作。

（二）制定会议筹备进程时间表

会议策划的内容确定后，接下来的工作就是制定一份详细可行的会议筹备进程时间表，它是会议策划者经过对会议的整个过程进行精心的研究和计划而制定出来的。严格遵守会议进程表是保证会议圆满结束的重要保障。

表5-3-1 是一般中型会议应该遵守的会议流程计划表。

表5-3-1　会议筹备进程时间表

1.预订客房与会议室

会前三周考察（会前15～20 天）；会前一周确定（会前7～10 天）。

2.确定会务组

会前一周（会前4～10 天），确定会务组要注意以下事项：

（1）会议必须确定一个总负责人，如有多个，一定要明确分工（且一个为总调度，知晓会议全程安排）。

（2）动员一定要充分，会中必须服从统一安排部署，以免某一环节出问题，导致很多环节被动。

（3）会务组人员要提前处理好自己的正常工作，使其工作尽量避开会务时间。

3.召开会务组动员会

会前4～6 天，需要召开会务组动员会，召开此会需要注意以下事项：

（1）个人任务分工要明确。

（2）讨论并多听取建议。

（3）会务组成员每人都有一份包含会务组其他工作人员名单、联系电话等内容的通信录，可随时取得联系。(www.xing528.com)

（4）要制订一份每日安排表（以时间为序，包括事务、负责人等），发到每个人手中，每天工作一目了然。

4.对会议参加人员情况的了解

在会前4～15 天进行。要了解参会人员分别来自哪里，乘坐何种交通方式，在接站、住宿、餐饮方面有何特殊要求，会议结束后的返程安排，等等。

5.确定就餐的酒店

酒店初选（会前4～8 天），酒店确定（会前2～5 天）。

6.录像摄影师的预定

在会前2～7 天确定。

7.资料的准备

（1）会前礼品、资料、记录本、矿泉水与物品准备（会前1～10 天）。

（2）会前会议日程表和会议须知的准备（会前1～2 天）。

（3）会议条幅、参会证、指引牌、人名牌、会议接待处、会议通知等准备（会前2～5 天）。

8.会场设计与摆设

设计（会前5～7 天），摆设（会前1 天）。会场布置的注意事项如下：

（1）根据会议议题、会议形式来设计会场。

（2）注意是否有大宗物品的陈设与展示，要备有劳务人员电话，也可用搬家公司应急。

（3）注意与会嘉宾和领导的座次。

9.会务组现场设办公室

会前1～2 天，会务组现场设办公室。

10.接站

会前1 天，接站的注意事项：

（1）根据接站表统一安排，特殊客人特殊对待。

（2）会务人员安排：在火车站、飞机场、汽车站，由司机开车接站或由会务接待组人员接站，或者重要的宾客由领导亲自接站；在宾馆发放房卡，工作人员开房间、发房卡；接待人员接待、签到、发放礼品资料等；宾馆入住引导由宾馆来做或由接站人员兼任，服务员签到帮拿行李。

11.早到客人的安排

提前1 天或更多安排早到的客人。

12.摄影录像

会议开始时起，摄影录像的注意事项：

（1）选择会中休息或散会时拍照，这样人员齐整，时间紧凑。

（2）提前选好照相地点。

13.票务

会议结束前1 天，票务方面的注意事项：

（1）要在“会议须知”中体现，让其及早订票。

（2）如果订飞机票，可考虑直接找票务中心的人来负责订票，节省人力和时间，减少失误。

14.会议通信录和合影照的准备

会议开始至结束时刻准备会议通信录和合影照。

15.送站

随时准备送站。

16.总结报告

会议结束后3 日内做好总结报告。

应尽快做出会议总结，人员奖励及会议总结会应在会议结束后尽快实施。

以上仅是某一中型会议制定会议筹备进程表的例子，会务人员可根据实际情况有针对性地制定出切实可行的会议筹备进程表，并将每项工作落实到人，提前检查落实情况，有计划、有步骤地做好会议的策划筹备工作。