文献信息的高效管理、分析和利用

在信息化时代，浩如烟海的数据和文献虽然在搜索引擎和各大数据库的帮助下极大地方便了用户对文献的获取，但是庞大的文献量对文献存储、文献阅读和写作是一个巨大的挑战。文献检索时，可能很难找到需要的文献；存储文献时，可能会存在重复下载、遗忘存储位置、文献丢失等情况；阅读文献时，可能会存在思路混乱、效率低下等情况；论文写作时，可能会存在排版问题、参考文献格式问题等。因此我们必须通过文献管理工具提高文献查找、整理及利用的效率。目前专业管理工具和网络管理工具能够极大地提高文献信息管理的效率。

1.文献管理软件

文献管理软件是学者或者作者用于记录、组织、调阅引用文献的计算机程序，是集文献检索、导入、整理及导出功能于一体，能帮助用户高效管理和快速引用的软件。一旦引用文献被记录，就可以重复多次地生成文献引用目录。例如，在书籍、文章或者论文当中的参考文献目录。科技文献的快速增长导致了文献管理软件的开发。有的软件还兼具添加附件、笔记、查找、分析等功能，实现文献的高效管理。

常用的文献管理软件（Reference Management Software）有EndNote、Mendeley、Zotero、RefWorks、NoteExpress、NoteFirst等。英文管理软件起步早、历史久、功能全面，但不是很兼容中国人使用环境和习惯，学习成本较高；中文管理软件对中文环境支持较好，较易上手，但功能不够全面。

Endnote由Thomson Corporation下属的Thomson ResearchSoft开发，支持国际期刊的参考文献格式有近4 000种，写作模板几百种，涵盖各个领域的期刊；能直接连接上千种数据库，并提供通用的检索方式；能管理的数据库没有上限，至少能管理数十万条参考文献；快捷工具嵌入到Word编辑器中，可以边写论文边插入参考文献；系统资源占用小，很少发生因EndNote数据库过大发生计算机死机现象，这是EndNote最重要的特色之一；国外数据库下载数据时，均支持EndNote格式题录导出。

Mendeley是一款免费的跨平台文献管理软件，同时也是一个在线的学术社交网络平台可一键抓取网页上的文献信息添加到个人的library中还可安装MS Word和Open Office插件，方便在文字编辑器中插入和管理参考文献。参考文献格式与Zotero一样用各种期刊格式的CLS文件。Mendeley还免费提供各2 GB的文献存储和90 MB的共享空间。

Zotero是开源的文献管理工具，可以方便的收集、组织、引用和共享文献的工具，由安德鲁梅隆基金会、斯隆基金会以及美国博物馆和图书馆服务协会资助开发。Zotero是一个免费易用的Firefox扩展。Zotero可以协助收集、管理及引用研究资源，包括期刊、书籍等各类文献和网页、图片等。与Endnote等不同的是，它不是一个独立的软件，而是内嵌在Firefox等浏览器中的插件应用。

RefWorks是一个文献数据库管理系统。开始于2001年，全球有900多个组织机构在使用，其中包括很多美国大学图书馆。RefWorks可以跟ProQuest，HighWire，EBSCO，ISI，BioOne等连接，参与论文管理。它的主要的功能是通过协助文献引用、文献分享、切换不同的引用格式，使研究工作更简便、高效。RefWorks是一个基于网络的小插件，有付费和免费版本，可以帮助整理Word文档或Google文档里的参考文献，可同时用于视窗Windows和苹果Mac操作系统。

NoteExpress是北京爱琴海软件公司开发的一款专业级别的文献检索与管理系统，其核心功能涵盖“知识采集，管理，应用，挖掘”的知识管理的所有环节。NoteExpress具备文献信息检索与下载功能，可以用来管理参考文献的题录，以附件方式管理参考文献全文或者任何格式的文件、文档。数据挖掘的功能可以帮助用户快速了解某研究方向的最新进展、各方观点等。除了管理以上显性的知识外，类似日记，科研心得，论文草稿等瞬间产生的隐性知识也可以通过NoteExpress的笔记功能记录，并且可以与参考文献的题录联系起来。在编辑器（比如MS Word）中NoteExpress可以按照各种期刊杂志的要求自动完成参考文献引用的格式化。文献与笔记以及附件功能的结合、全文检索、数据挖掘等，使该软件可以作为强大的个人知识管理系统。

NoteFirst是一个专属于科研技术人员的信息获取，文献管理以及知识共享的服务平台；其把科技文献管理和开放存取、科技资源交流共享相结合。它由西安知先信息技术有限公司开发并提供技术支持，用户可免费下载，基本功能使用免费，但高级功能需要购买开通。

文献管理软件的方便性：

① 建立目录：通过建立目录对海量文献进行分类管理，查阅时能更快地找到目标文献。EndNote不能直接建立目录，只能手动新建库、组群和组，具有类似于目录的功能。Biblioscape支持目录功能。NoteExpress可以支持建立目录及多级子目录。

② 文献库搜索：EndNote和Biblioscape都支持题目、作者、关键字等搜索功能。NoteExpress支持与数据库相同搜索条件的检索功能。很多文献管理软件可以直接联网到不同的数据库进行检索，免去登录不同数据库的劳累之苦，提高效率；

③ 文献排序：多数文献管理软件都支持所有字段的排序，并且支持多个字段的组合排序。

④ 附加文件：EndNote、Biblioscape、NoteExpress都具备在一个文献条目上附加一个或多个文件的功能。在浏览文献时可以直接打开对应的文件。

⑤ 查找相同：多数文献管理软件都具有查找相同文献的功能，也可以在线更新文献条目，多用于文献信息不全。

⑥ 交叉引用：可以在文献之间建立很多关系，如引用、同作者等。

⑦ 同步与云存储：在不同的电脑上管理，访问同一个文献数据库，同时也可以将数据库储存在云服务器上提供更安全和稳定的数据库。Mendeley强制要求账号登录，文献内容均存储在云端，EndNote也推出了网页版，具有该功能。(www.xing528.com)

⑧ 多学科文献管理功能：NoteExpress支持多学科交叉文献的管理，独有的虚拟文件夹功能。

⑨ 标记功能：EndNote提供内置PDF阅读器，阅读时可以使用内置PDF阅读器进行标记，而且可以对标记的内容进行检索。NoteExpress提供星标、不同优先级以及文字标签云的功能。

2.文献信息分析

随着科学技术的进步，相关文献越来越多，逐一阅读效率低下，无法让科研工作者及时掌握学科发展的前沿动态。文献分析工具可以把需要分析的大量文献视为一个整体，从中找出特定的规律，把握科研的动向。文献分析方法可以分为两大类：分析软件和网页分析，通过软件或网页分析研究人员可以得到文献梗概，深入了解掌握某领域的发展状况，分析研究前沿。分析软件有RefViz、CiteSpace、OmniViz、biblioscape等；网页分析有WOS、JCR、ESI、万方数据库、中国知网数据库等。

RefViz是由Thomson公司和Ominiviz公司合作开发用于文献信息分析的软件。RefViz可以帮助分析、组织和管理大量文献；通读文献、找出关键信息并归类，以可视化的图形展示归类结果；梳理文献关系，发现研究热点；帮助研究人员快速了解某一领域的整体情况，确定研究方向，开拓研究思路。RefViz适用于开拓性工作、陌生新课题和文献分类管理。其工作原理是通过数学算法找出高频词，然后利用高频词对文章进行标识，再通过聚类方法将文献分为若干组；其数据来源包括：联网检索、导入的文献数据库、预存或格式转换的文本等。RefViz有两种视图模式，Galaxy视图和Matrix视图。Galaxy视图显示所有文献的分类结果，分布的位置靠得越近，表示内容越相似；文件夹越密集，说明这些方面的文献越多，是这批文献中研究的热点方向。Matrix显示的是组（Group）与主题词（Major Topic）之间的关系，或者Major Topic之间的关系。RefViz软件对中文文献分析支持不够完善，这里不详细介绍该软件。

万方数据库和中国知网数据库也提供文献分析功能，但只能分析页面的检索结果。以中国知网为例，在检索结果界面，点击导出与分析下的可视化分析按钮，即可查看分析结果，如图7-1-1所示。用户可以选择全部检索结果和已选结果分析。以检索“人工智能”为例，查看全部检索结果分析，文献总数：203 770篇；检索条件：（主题%='人工智能' or 题名%='人工智能' or title=xls（'人工智能'）or v_subject=xls（'人工智能'））；检索范围：总库。可视化分析界面左侧有不同的分析选项，如图7-2-2所示。

图7-1-1　中国知网检索结果可视化分析

图7-1-2　可视化分析目录

图7-1-3　发文量总体趋势

从中国知网提供的可视化结果页面可以得出很多信息，例如从图7-1-3的发文量趋势图中，可以看出近五年对“人工智能”方向的总体研究呈现暴增趋势，2016年相关文献有7 770篇，而2021年预测有42 824篇，增长近6倍。从图7-1-4的主题分布可以看出词频最高的是“人工智能”，其次是“机器人”。在写论文选择关键词时，可以参考该主题分布图。从图7-1-5文献来源分布图中，可以找到该研究方向的主要期刊有Journal of Engineering、电子技术与软件工程、电脑知识与技术等，为论文投稿做准备。

图7-1-4　主题分布

图7-1-5　文献来源分布

从图7-1-6的学科分布图中，可以看出自动化技术占发文量的四分之一，其次是计算机软件与计算机应用，如果对检索的主题不太了解可以找相关专业的书籍进行学习；对于交叉学科研究方向的研究员，可以对相关专业领域进行拓展。

从图7-1-7的中国作者分布图和图7-1-8的外国作者分布图中，可以快速发现领域内的领军研究人物，通过学习他们的研究论文可以帮助快速建立研究思路。

图7-1-6　学科分布

图7-1-7　中国作者分布

图7-1-8　外国作者分布