文献集中采购的组织和评议优化方案

（一）文献集中采购的组织管理

1.明确文献集中采购管理机构和图书馆的职责分工

学校集中采购管理部门负责图书馆文献集中采购的组织和程序性工作，按照学校制定的集中采购管理办法，接受文献采购项目的申请并进行审批，确定各类文献应该采取的集中采购方式，协调图书馆和学校资产管理、纪检、监察、审计等相关职能部门组建文献招标评标小组和谈判（询价）小组，组织招标、开标、评标、定标，组织采购合同的洽谈、审查与签订，负责招投标有关文件资料的整理和立卷归档等。在招标方式选择上，除了自行招标外，还可以委托招标代理机构组织招标业务活动。

图书馆是文献集中采购项目的承办单位，负责准备文献采购相关文件和资料，提出采购项目申请；提供相关文献供应商的客观评价和调研材料，作为学校集中采购管理部门整体协调和评标（谈判、询价）小组决策的依据；协助完成文献集中采购的程序性工作，负责采购合同的洽谈与拟定，以及相关文件资料的整理与存档。

2.明确评标（谈判、询价）小组的构成

在自行招标时，评标（谈判、询价）小组中具有较丰富的图书馆文献采购经验的专业人员一般要求不少于成员总数的三分之二，图书馆文献采购工作的业务负责人必须参加，其他成员可以从校内图书资料专业人员中遴选，也可吸收校外文献采访专家参加。在委托招标时，评标小组一般由业主代表和政府采购专家库中随机抽取的专家组成。

3.明确各种集中采购方式适用的文献范围

（1）招标采购适用的文献范围：①图书的“资格标”。可以只招代理资格，不分标段，也可以按照文献出版机构、文献出版地或学科划分标段；②达到招标数额标准的固定标的物的招标。如进口期刊、非邮发中文期刊、教材的采购，额度较大的批量多媒体资料、光盘和缩微制品的采购，以及有多家来源的内容相同或相近的数据库的采购等。

（2）单一来源采购适用的文献范围主要包括：只能从唯一供应商处采购的数据库；指定邮局发行的中文期刊采购等。

（3）竞争性谈判和询价采购适用的文献范围主要包括：有多家来源的同质数据库；额度较小的批量多媒体资料、光盘和缩微制品的采购；未达到招标数额标准且指定采购目录的图书与期刊的采购。

（4）采购备案制适用的文献范围主要包括：参加全国性、区域性和校际联合组织的数据库集团采购；一定限额的零星图书、期刊和非书资料的采购等。(www.xing528.com)

（二）文献集中采购的评议方法

文献集中采购的最终目的是要确定合适的文献供应商，选择产品质量好、综合实力强、报价优惠合理、售后服务优秀的供应商为合作伙伴。而能否选择到优秀的供应商，除了采购前期招标（谈判、询价）文件的制定和采用的采购方式需要科学合理之外，评议方法也是影响评审结果是否客观、合理的重要一环。常用的评议方法包括：

1.综合评议法

即评议小组按照招标（谈判、询价）文件的要求，通过资格审查、技术评审和商务评审，在充分了解和讨论的基础上，以综合评议方式确定对采购方最为有利的供应商的方法。综合评议方法充分运用了评委成员的经验，存在一定的主观性和片面性，仅适合于某一（些）供应商比其他被评审的供应商有明显优势且容易判断的情况。

2.百分制评分法

即将评定中需考虑的因素，事先规定好等级并赋予一定的分值，由评委对被评审供应商按这些因素分别打分和评定结果。这种方法遵循采购文件的明确规定，直观、省时、高效。但在实践中，合理量化各项评审指标及其权重尤为关键，否则可能导致错误的结果。

3.最低报价法

最低报价法常用于竞争性谈判和询价采购。对通过资格审核、符合采购需求的供应商，以报价最低的原则确定成交人。这种方法评审效率高、速度快，适合于评审要素差异小，通用、技术含量低，市场竞争激烈，买方市场趋同的文献采购。

4.合理最低评标价法

即根据招标文件，将影响中标的因素都折算成一定的货币值，计入投标价格中，以综合最低价为标准确定中标人。评标价是一个以货币形式表现的衡量投标竞争力的定量指标，它除了考虑投标价格因素外，还综合考虑质量、服务、企业实力与信誉、业绩等因素，并将这些因素尽可能量化折算为一定的货币额以便加权计算。合理最低评标价法是定量综合评议法与最低投标报价法相结合的评标方法，为不少世界组织和国家所采用。