各期刊和其所属出版社通常在“作者指南”中都有专门章节对论文作者如何投稿（Submission）进行指导，例如国际医学期刊编辑联合会（ICMJE）的Recommendations中的“论文稿的准备和投稿（Manuscript Preparation and Submission）”，［1］以及其他学术团体、出版社、期刊。［25］有的更是给出了详细的“投稿基本步骤指导（Step-by-Step Guide to Manuscript Submission）”。［6，7］论文作者应该严格按照拟投稿期刊的要求，备齐投稿所需的所有文件，避免由于投稿过程中的疏忽而导致对稿件审核的延误甚至被退稿。
1.出版道德规范
各期刊对于出版伦理道德规范方面都有书面文件的要求，例如欧洲科学编辑联合会（EASE），要求作者投稿时明确声明［8］论文的合法性，特别是要求论文作者在提交论文稿件时提供如下文件：
（1）利益冲突声明（Conflicts of interest disclosure）。所谓利益冲突可能有各种形式，主要包括经济冲突，如资助、雇佣关系、专利、共同基金所有权、酬金等，以及其他个人关系、职场竞争方面的冲突。［9，10］对于社会科学或医学领域的论文，往往还牵涉到个人信仰或临床试验注册的问题。［1，11］
（2）全体作者签字声明（Consent of all coauthors）。不少期刊要求提供所有合作作者同意论文全稿的签字声明，有的还要求列出各位合作作者对论文的贡献。［9，12］如果论文稿件提交后合作作者的名单有所改变的话，第一作者或通讯作者必须征得所有合作作者的同意；如果某个合作作者的名字被取消的话，该合作者也必须书面签名同意被除名的决定。
（3）期刊出版声明/版权声明（Journal Publishing Agreement/Copyright）。这一声明牵涉到知识产权的问题，包括了出版权转让和作者使用权。通常期刊会在论文投稿后的合适时间向论文作者提供本期刊固定格式的出版声明/版权声明表格，由通讯作者填写并递交。要特别注意选用正确的表格，因为不同身份的作者，例如美国政府雇员，使用的表格形式不同。
（4）版权使用许可（Permission from copyright owners）。论文文稿中如果援引了其他出版物的表格、插图、文字等，必须得到原版权所有者的许可。
2.文件模版
目前几乎所有科技期刊都采用电子形式的方式进行论文投稿。不少期刊除了对稿件格式提出详细要求（见10.4.1节）外，还提供投稿稿件的文件模版（Document template），［13，14］以便进一步减少出版社排版的工作量、提高出版的效率。论文作者应该从拟投稿期刊的网页上下载文件模版，并且使用模版对论文稿进行最后的整理。
3.投稿信
论文作者在投论文稿时必须附有一封投稿信（Covering letter）。通过电子邮件投稿时，投稿信应该存储为文件后作为一个独立的附件；在线投稿时，作者既可以把投稿信打字（或复制）直接输入，也可以作为单独附件上传投稿系统。
各个期刊对投稿信有不同的内容要求，可以在期刊的作者指南中得到。投稿信应该简明扼要，主要包括以下内容：
（1）说明手稿的题目和作者。
（2）陈述拟投稿的期刊及栏目。
（3）陈述论文的研究重点、创新性、意义、和目标读者群。
（4）提供作者的通信地址、电话、电子邮箱地址、传真等联系信息。
（5）按照期刊要求，提供推荐或须回避的审稿人名单以及详细通讯信息。（为了保密起见，这部分内容也常常存为分立的文件。）(www.xing528.com)
这里我们展示一篇论文［15］的投稿信的实例，供本书读者参考。
（续表）
如果论文稿中有不符合期刊对论文格式规定的地方（比如单词数超额），应该在投稿信中直接指出，并说明为什么保留此违规格式的特定理由。
投稿信常用短语（按照通常在信中出现的先后次序）如下：
Dear Dr./Prof..../Editor，
Attached please find a copy of my/our manuscript titled“...”submitted for publication in The Journal of...
Enclosed please find...
In this paper we...
We have investigated...and found...
We are submitting to your journal because...
We suggest that this paper is suitable for publication in your journal.
All authors have read and approved this version of our article.
Yours Sincerely，
Thanking you in advance for your consideration，
（Author for correspondence）
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