分类管理，集中处理琐碎事项

许多人喜欢将工作中的大事（重要任务）比作“老虎”，将一些无关紧要的小事（价值不高的工作）比作“苍蝇”，为了做好工作，必须认真对付那些“老虎”，但与此同时也需要拍掉那些小“苍蝇”。不过在工作中，人们常常会遇到一些问题，比如当人们集中精力“打老虎”的时候，“苍蝇”经常会嗡嗡嗡地飞过来捣乱，从而影响人们工作的注意力和情绪。从某个方面来说，那些小事虽然解决起来并不困难，但常常是最让人感到头疼的。

有个工程师在工作期间，在门上贴了几个字：“鄙人很忙，小事一概谢绝！”有人觉得这个工程师太过目中无人，太过好高骛远，难道他只做大事，而不关心小事情吗？难道做小事情的人就不值得尊重吗？其实这个工程师并没有要拒绝做小事的意思，他的目的在于先将重要的事情做完，将小事靠后，等到有时间一起解决，如果大事小事掺和在一起，那么将会严重影响重要工作的进度。

许多工作者都会面临这样的窘境，小事虽小，可是一旦放纵它们而不加以管理，恐怕会产生强大的破坏力。这种破坏力在于对工作者工作状态的影响，最明显的就是打乱工作节奏，毕竟烦琐的小事通常都具有一些不好的特征：分散性、突发性和意外性。在工作的过程中，小事经常会在人们没有注意的时候出现，有时候毫无规律，甚至毫无征兆，这样的特性使得人们的日常工作经常被打搅，好不容易形成的工作节奏被打乱。

人们可以做一个大致的分析，先假定某项重要工作需要花费3个小时来完成，而那些小事平均只需要花费5分钟的时间，当某人需要处理1项重要工作以及3件小事的时候，可以简单地计算出所耗费的时间：3小时15分。这个总的时间是在大事、小事分开来完成的基础上计算出来的，而现实生活中可能并非如此，如果3件小事都在做重要工作的过程中来完成，那么时间可能并非简单的3小时加上15分钟，因为每当小事突然出现的时候，工作者不得不中断原来的工作，而在处理完小事之后，自己的工作投入度和状态也受到了严重的影响，也许要花费几分钟甚至十几分钟来重新进入状态，这样一来，3件分散出现的小事可能就会额外地浪费几十分钟的时间。

此外，当人们专注于那些重要的工作时，一旦出现小事，可能会破坏工作的状态，导致接下来的工作投入度不够。而频繁出现的小事也容易影响情绪，导致工作者变得更加烦躁，这样无疑会进一步影响工作的进度和效率。

每个人每天可能遭遇到各种不同类型的小事，比如买一张一周以后的飞机票，给朋友打一个问候电话，帮忙查询一个电话号码，记得在超市买一份小礼物，或者为桌子上的花浇水，又或者帮忙传递一个不那么重要的口讯。这些事情处理起来往往没有什么难度，但是问题在于它们太过于分散，如果真的来一件就处理一件，恐怕会影响工作状态。工作者完全可以采取一些更为高效的方法来应对这些小事，其中集中处理就是一个比较实用的方法。

米小姐就是这样一个坚定的时间管理者，她对于自己的工作时间安排控制得非常好。作为公司里的骨干，她每天需要处理大量重要的工作，但做大事并不意味着她会刻意拒绝做那些小事。无论是什么时候，她都不会轻易将别人托付的小事或者本职工作内的小事推脱掉，而是进行合理安排。(www.xing528.com)

每天上班的时候，她会率先将一天之中要完成的事项列成清单，然后在小事后面画一个圈，工作的时候，她会主动跳过那些画圈的事项。一旦有什么小任务突然出现，她也会将其记在清单上，然后等到下午下班之前抽空集中完成这些小任务。

对米小姐解决问题的方式进行分析，就可以得出以下几个要点：

首先，执行者要先准备一个收集小事的“桶”，并将那些重要性有限以及价值不高的小事“存放在一起”，然后等到重要的工作做完之后，专门抽出时间来集中处理这些小事。

其次，执行者需要在完成主要工作后对小事进行整理和分类，弄清楚哪些小事值得去做，哪些小事不用去做，对于那些根本不具备任何价值的小事，可以直接抛在脑后不予理会。分类的目的是让自己在有限的时间里解决那些小事，并确保自己可以节省更多的时间来休息。

最后，要注意将小事安排在最后去做，这样可以确保每一天的小事不会出现遗漏，有的人在工作最繁忙的时候专门抽出时间处理小事，这样做并不明智，很可能会影响工作的状态和进度。一般情况下，人们可以在完成一天所有重要的事情之后做小事。

工作中的一些小事往往不具备太多的价值，过分重视只会得不偿失，完全忽略则会导致它们成为潜在的隐患，因此最佳的方式就是将它们集中在一起进行处理，这样就可以更好地平衡大事和琐事、小事之间的关系。