旧时档案因人事之未尽，及自然之淘汰，存在于今日者不多。而近世档案与将来之档案因为之之易，交换之勤，事务之繁，情况之杂，机关之众，于是一日一月之档案，足抵从前数十年来之体积而有余。管理保存皆多窒碍，因是有销毁之法也。
(1)销毁之理论
吾人选取档案销毁，究应依据何种标准耶?普通莫不曰:“有用者存储，无用者销毁，或有价值者存储，无价值者销毁。”然此所谓“用”与“价值”究应以何种人之眼光而判断此用与价值为合理耶?自行政家之眼光论，凡于行政事务上有用者留之，无用者毁之;自历史家之眼光论，凡具历史上之价值之及与后世之人有关系者留之，否则毁之。此就观察者不同言之。若就古代传下之老档与近世档案言之，则老档应以历史性为主，近档应以效用性为主;若就古今之销毁情形言之，则古时之销毁，大抵以效用性为主，今世之销毁则无有不顾及历史性者。
(2)销毁之责任
老档大抵宜合档案管理者、历史家及行政者三方面，组一销毁委员会以定夺之。近档仍以行政者之自行选择为妥。
(3)销毁之方法
应先由管档者列目呈请主管长官核办，但必须设一销毁登记簿，以备日后查考。其中应列明:①卷码;②发文者;③按由;④藏卷年月;⑤销毁年月;⑥数量;⑦销毁经手人;⑧长官盖章;⑨备考各项。
(4)选毁之原则
第一，销毁有重本者。惟重本之意义颇难决定，有文字绝对相同者，有仅大意相同者。当以逐字逐句相同者为是，但校核之费不大于保存费耶?第二，销毁过时者。军政部之档案登记分编之时，即分为永久、十年、三年、一年各档。兹举其各种之目，以见存毁之消息。
(a)十年及永久卷
经费、文书、会议、印信、休假、铨叙、服章、测量、交通、法律、财政、内政、实业、外交、教育、振务、考试、立法、监察、缉逃、旗帜、卫生、恤赏、考绩、约法、党务、官规、典礼、历届大会决议案、官职、禁烟、考绩、留学。
(b)三年卷
任免、调派、恤赏、考绩、统计表册、典礼、控诉、调查、惩戒、缉逃、报告、计划、护照、执照、证明书、租照、营产、薪津、旅费、粮服、军用品、马疋、文书、经费、就职、图书、杂件。
(c)一年卷
证章、车证、城门证、印电纸、护照、阵亡、灵柩、证明书、请假、出差、车船票、密电码本、演习枪炮射击、迁移、地址、人员、部队、调派勤务、住址姓名表、欢迎、参加纪念派员、下旗志哀、捐助经费、特项电报费、图书。
兰谿县政府《整理教育部分档案的尝试》有云:教育档案最要紧的，要算呈请立案，附送经费来源所据的卷宗，此项卷宗应不拘年限，永远保存。次要的如刊发校钤、校长备案的毕业生存根等，此项卷宗，也该看情形如何，保留相当年限。不甚重要的，如各县教育局长函知接钤、视事、辅导会议、各中学生请证明家境贫寒等，在五年以后就可取消。
Lee Galloway之OfficeManagement第169页讨论对于业经稳存之档再保存之年限，云:
①普通信札——二至五年;
②内部之相往来之信札——一年;
③发单清单——三年;
④合同收据——七年;
⑤信用报告及材料——永久保存。
(5)销毁方式
①火焚;②卖于造纸厂及旧书铺;③卖于私人;④移转于其他团体或机关听其处置;⑤埋于地下。
(6)附:《庸书·则例篇》(陈次亮)(《西政丛书》第四册)
则例者，治之具也。所以纲纪万事，整齐而约束之，以措一世于治平者也。有案焉，其与则理有所未安，情有所未协，事与势有所不同，诸臣审量其间，随时斟酌奏定遵行者也。(www.xing528.com)
本朝……六曹积牍，充栋汗牛，则例一也。而案之歧出者，少或二三，多且什百焉。曹司迫隘，无地可容，黠吏乃择其出入之大者，携而归之，籍而记箧而藏之。虽才俊之士，白首为郎，不能举某例之外，尚有若干成案也。司员如传舍书吏，无去来，一事也例应驳，书吏受贿，无难觅一可准之案以实之;一事也例应准，书吏索贿未遂，无难觅一可驳之案以倾之。即官长精敏过人，不能悉如其意，则不准不驳，改为行查，辗转迁延，永无了日。况案外有案，歧而又歧，若辈动以谕旨为辞，以阴肆其要挟贪婪之计，持之有故，言之成理，堂司不得不屈己而从之，欲壑既盈，驳诘乃已。师徒授受，本固根深，谚曰:“书吏之权重于宰相。”非虚言也。即或事后觉察，而彼已远扬，即使密与拘囚而事止徒杖，且有与受同科之律，以箝制诸人，觅左证而无从，欲严办而不得。外吏深窥其隐，故每岁有馈赠以保平安，每事又陋规以省案牍，甚或预请其意旨，先授以章疏，狼狈为奸，营私枉法。……
谓宜通饬六部堂，官博选贤能，增修则例。则例而外荟萃各案为例案，折中一书，以例为纲，以案为目。与例同者去之，虽不同，无大出入者亦去之，其必存者，别类分门，附载于后，毋须详备，惟取简明。书成后，请旨颁，限期截止，所有积案，一火焚之。自内府各曹司以迄京外大小衙门各存一部，或准或驳，并依则例及此书，书所未有者，随时奏定。续存援案，或始藏之而后出之者，杀无赦。
【注释】
[1]常识化、简单化。
[2]公文之必须有程式者，计其便利有三端:①便于组织;②便于检阅;③便于覆查。
[3]增加“法”字，区别于后面的“登记簿”。编者注。
[4]密件收发文簿。
[5]内政部档案处之登记，不论案之新旧一律加以登记，附件大而须分置另登记，能合置者皆不另登。
[6]必要时可于旧案之件登记码下作记以明之。
[7]文件之页数。
[8]主办处所，复文月日，归档月日，登记方法，典收人，登记人。
[9]总收发文簿、案件收发文簿、封面用红色。
[10]分合，簿法，横直行数，纸墨，格式，次序。
[11]折中办法:凡在检查排列处应只写符号;凡在文字说明处可写文字。
[13]此处应加论订卷及档卷中细目事。
[14]来文或去文之档号对照表可仿此为之。(教育部有)
[15]原文于“分类目录”前标“(1)”，于“要名目录”前标“(2)”。编者注。
[16]行政院有档案汇编，每年一次为分类目录，先为活叶编写，装册，布面，精装，烫金作为材料管存之记录。日常分类调卷之用甚少。
[17](a)分类目录;(b)卡片分类目录。
[18]天头原注:1 2 3 4 5科;廿一年东南西北中;廿二年温良恭俭让;廿三年禹皋益契稷。此为计数法，禹、皋、益、契、稷为舜之五臣。编者注。
[19]立放(直立，横立);平放。
[20]此处原稿中未填写具体数值。编者注。
[21]此二处原稿中未填写具体数值。编者注。
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