排档手续及排列顺序的分析介绍

(1)检查(inspection)是否为入排之件。

(2)阅看(reading)以定应入何标。

(3)索引(indexing)以定应索入何项，宜注意发文者之名，收文者之名，签发文者之名，文中提及之名与事，文中之地名。

(4)分排(sorting)

A．立分于格中(tray sorting)

B．平分于架上(compartment sorting)

C．分堆于桌上(sorting into files on a table)

D．排列(filing)排列于封套中，排时须将封套取出，排入之件须全齐左排。

E．排法(method)无论用何方法，字顺、数顺、地顺，常为基础方法。

F．排封套于导片后排抽斗，10．5寸高，12寸宽，24寸深，封套上有凸舌，可写字。

G．文件之分类分专档(active)、杂档(inactive)。凡该档来往之文甚多可自成一套者，曰专档。若只一、二件者则排于杂档之中，待其发展时再分，为专档。

H．封套(folders)

专档封套(individual folders)置于导片之后，统依字顺排列。排列完毕，最末再排应排此导片后之杂档。杂档封套(miscellances folders)用另一颜色以便识别。然亦有将杂档置于各专档之前者。专档中各件无论其为来文去文，最善之法，应依时期先后排放。最近期之件排于前，期远者排于后;亦有特殊，宜依地域或类别排放者。杂档中各件应严依字顺排放，其每事在一件以上者，则仍宜依时日为序，近期在前，而可粘订之为一束。杂档不宜使其太满。凡善管档者，其杂档中之件常少。专档亦不宜使之太满，太满时应视其情形依时期，或地域，或类别而分为数专档。

I．其他须知:

①普通24寸深之抽斗可装五十件导套在内。(www.xing528.com)

②每抽之导应以三十至四十为度;五专档套应有一导。

③专档应常在导之后。

④杂档应常在专档之后。

⑤不可使抽套等太挤。

⑥档件有残坏者宜修补之。

⑦移档之时，宜握其身与侧，不可触其导舌。

⑧移档件使前，不可以导压之使前。

⑨取放档件宜将封套提起或竟取出。

⑩排放档件使其全齐左。

○11勿放物于档顶。

○12用后勿忘关抽斗。

○13勿用别针等物;每日排清来件，勿使堆积。

○14非管档者，他人慎勿排档、还档;专档以一百件为度。