7.3.1 预展
预展是指展览布置完毕后,在正式开馆前进行的内部展出,由主办单位邀请有关领导、专家、技术人员、新闻界人士到现场参观,依照办展宗旨和计划进行检查和验收。对预展中提出的问题和意见,主办者应予重视并做必要的修改,以保证展览会有较高的质量。预展在计划经济时期以及当今的政府主导型展览中较常进行。
7.3.2 开幕与开幕式
开幕表示展览会经预展审查合格,正式对观众开放。开幕是筹展的结束,展出的开始。
开幕式是展览会正式开始展出所举行的仪式,其目的是扩大影响,树立展览会在社会和公众中的形象,以引起更多的社会关注,吸引更多的观众参观。开幕式在形式上应隆重热烈,一般大型展览会都邀请有关方面的代表参加,由官方代表致开幕辞并剪彩。传统的做法和重视开幕式的观点认为成功的开幕式等于展会进行了一半。而近几年我国许多原来很重视举办开幕式的名牌展览会承办单位,也开始向外国学习简化开幕式的程序或取消开幕式,但完全取消开幕式可能还要有一个漫长的过程。室内外开幕式现场如图7-15所示。
图7-15 室外开幕式(左)与室内开幕式(右)现场
7.3.3 开幕仪式准备工作及现场管理
1)合同签订后现场服务提供之前的准备工作
①根据主办单位组织机构的特点及要求,组建展馆现场服务保障机构,并在机构内明确职责与分工。
②按时间和空间的要求细化工作方案,明确各单位的工作内容,直接指出具体的工作要求。
③遇两个以上的展览会举办时间出现重叠,制订方案时应将时间重叠的项目做综合考虑,以利于各项目间提供服务的协调与衔接。如项目均由一个业务部门承接,应做成一个方案;如项目不是由同一业务部门承接,应主动与相关的业务部门协调,在无法达成一致的情况下,及时上报由场馆领导协调解决。
④工作单的内容应包括:
开幕式的时间、地点、规模、出席人员及数量(如:主席台嘉宾、台下贵宾区、组委会成员、参展团长、相关部委领导、其他国内外重要客人、军乐队区、表演区、来宾区等);
进场安排(如:贵宾、参展单位人员、来宾、代表、记者及其他相关人员进场安排及分工责任人);
主持人、议程(如:军乐队奏乐、司仪进行展会简介、礼仪小姐引导领导及贵宾就位、介绍主席台贵宾、开幕辞、欢迎辞、开幕式剪彩、宣布开幕式结束等);
任务分工(如:总指挥、现场协调、各部门工作等);
准备工作流程(主席台贵宾区名单确定、请柬制作分配及发送、各种致辞的准备、主席台和贵宾区及整个现场气氛的设计、布置;贵宾休息室的布置与服务的落实;军乐队的联系、选曲、排练、演奏;司仪的联系及工作衔接;礼仪公司的联系及工作衔接;音响准备及调控;确定领导和贵宾的参观路线;开幕式准备工作检查内容、倒计时日程安排等)。
以上内容均应得到主办单位的书面确认,若属自办展则要有场馆分管领导的书面意见。
⑤工作单连同附件制订完成后,上报公司领导,经总经理审批,并及时告知主办单位,而后下发至相关部门。
⑥跟踪检查服务进度及质量。
2)开幕式现场服务准备工作
①场地管理部根据工作单的要求事先做好开幕式场地的卫生工作,配齐必要的设施,做到地面、桌椅等会议设施、设备整洁。
②网络信息部根据工作单、参加开幕式的人数、讲话人员的身高等要求先将所需的各种用具和音响设备摆放好,并提前做好调试工作。
③工程部根据工作单的要求配合接好电源,并提前安排现场保障人员。
④保卫部依照工作单和《消防治安控制程序》,提前做好现场的安全保卫工作,按时开启出入口,疏导车辆与人员。
3)开幕式期间工作
①开幕式开始前3小时,按工作单要求,广告部负责完成各项气氛布置、背景板、指示牌等工作。
②业务部门开幕式开始2小时前,检查布置是否符合要求,指示牌是否根据客户要求,放在特定位置。
a.迎接参加开幕式的领导,贵宾室接待,引领上主席台。
b.贵宾区来宾的组织、迎接、引领。(www.xing528.com)
c.其他人员的组织、引领。
d.新闻媒体组织。
e.领导和贵宾参观展会的引领。
③保卫部依照工作单和《消防治安控制程序》,做好现场的安全保卫工作。
④工程部按照工作单和《基础设施控制程序》,做好水、电、空调、电梯等设备保障工作。
⑤网络信息部按照工作单和《基础设施控制程序》,音响师做好音响设备的保障工作。
4)开幕式结束服务工作
①开幕式结束,工作人员应仔细地检查会场,做好现场设备的管理,如有损坏,要认真做好记录。
②各职能部门组织人员做好租赁物品的回收。
③发生突发事件时,工作人员协助保卫人员依照《应急准备和响应控制程序》的有关规定处理。
5)三级检查保障制度
为保障开幕式圆满顺利地进行,开幕式服务实行三级检查保障制度。
①大型(重要)会议期间,设开幕式项目经理一职,代表总经理全面负责开幕式布置工作。
②开幕式项目经理向客户提供全过程、全方位、全天候的服务,处处体现优质服务的宗旨。
③执行开幕式检查制度:
a.一般开幕式服务人员自查,对照工作单,落实服务细节;项目经理全面检查,协调服务环节,跟踪客人的服务需求,落实服务细节;质检部、相关部门经理对会场布置、设备情况、服务程序包括服务人员进行检查。
b.重要开幕式,会场服务人员自查,对照工作单,落实服务细节;会务经理、相关部门经理、质检部全面检查,协调服务环节,跟踪客人的服务需求,落实服务细节;公司领导对会场布置、设备情况、服务程序包括服务人员进行抽查。
c.各项检查做好记录,实时传递,以便相关部门及时改进,提供高效、快速的会议服务。
d.质检部在会议期间进行检查,对检查中发现影响会议服务质量、导致客户满意率下降的问题,按《不合格控制程序》《纠正预防措施控制程序》执行。
6)开幕式结束后的工作
①服务部门协助业务部门完成展后结算工作。
②各部门针对此次开幕式展馆方面发现的问题,结合客户反馈或投诉的意见及建议,认真总结经验教训,主动与客户沟通,深入分析,持续改进,不断完善管理体系。
③对于重要开幕式活动,由质检部形成服务质量报告,提出不足,持续改进。
开幕式主席台如图7-16所示,开幕式军乐队如图7-17所示,开幕式广场文艺表演如图7-18所示。
图7-16 开幕式主席台实况
图7-17 开幕式军乐队实况
图7-18 开幕式广场文艺表演实况
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