优先处理重要任务，再解决次要问题

在2007年，笔者跟随公司的考察团访问印度一家合资公司，当时公司董事长莫罗先生正在视察基层的工作情况，于是安排他的秘书接待了我们。在董事长的会客厅里，我们发现秘书帮助莫罗先生拟定的一份详细的工作任务清单，上面记着：

A.参加客户的周年庆活动，并准备好祝贺的礼品；

B.做好一月一次的基层工作大视察；

C.接待国外的考察团，并举行会面；

D.审核下属提交的方案，签署汇报性的文件；

E.做好本月总结工作的收尾；

F.预定下个月去往伦敦的机票；

G.着手做其他工作。

在这个清单中，除了最后一项处于待定之外，其余事项看上去都必须完成，而且莫罗先生的秘书告诉笔者，这些工作都已经编排好了顺序。那么为什么不是先做B，然后做C，最后才是D和A呢？为什么非要按照A、B、C、D、E、F、G的顺序一件件来完成呢？对很多人而言，这些工作似乎都是一天之中所要解决的“麻烦”，无论早晚，都是要面对和解决的，因此似乎没有必要费心思去弄出一个先后顺序来。

不过莫罗先生有自己的看法：客户是最重要的，他们直接决定了企业生存和发展，因此与客户保持良好的关系至关重要，将其排在第一位符合企业整体的利益需求；视察是规定之内的工作，通常情况下不能延误也不能无故缺席，因此将这个工作排在第二位情有可原；接待外来的参观者是企业展示自身形象和实力的关键，也是提升影响力的重要方式，因此显得比较重要；对下属提交的方案进行审核是保持良好沟通的重要步骤，也是确保及时了解下一层级工作的重要方法；接下来是对本月总结报告做一个收尾，确保总结报告完满完成；至于机票已经是下个月的事情了，并不是太过紧要的事情，因此可以适当靠后。

莫罗先生运用了罗列和记录的方法，但更加重要的是，他将自己所要做的事情进行了顺序上的排列，这个顺序往往是按照主次来划分的，主要的工作、重要的工作必须先完成，那些次要的、不那么要紧的事情可以适当靠后。这种排列的方式有助于他处理好一整天的工作，并防止正常的工作受到影响。(www.xing528.com)

排序的方法在时间管理中是一种非常常见的方式，其核心思想就是把握要点，将那些最重要的工作当成所有工作的重心，因此在时间安排上可以适当提前，以确保在第一时间完成工作。社会学家通常会把秩序看得很重要，并认为秩序就是社会的法则，其实，在时间管理中，顺序同样是一种法则，是一种重要的工作法则。

在我们的小时候，这种法则就已经逐渐被强调了。父母乐于给孩子制定这样的规矩：先做完作业，然后可以出去玩耍、看电视，最后吃晚饭，这样的顺序是符合人体作息规律的，也符合我们对时间的规划。如果调皮一些的孩子，可能会选择先吃饭，然后看电视，最后才做作业，这会带来一系列的问题，比如拖沓、偷懒，或者影响休息。

这种建立工作顺序的意识几乎就是在那个时候开始培养和形成的，在日后的生活和工作中，这种意识会得到强化，但即便如此，并非所有人都注重顺序的变化。很多人做事缺乏合理的规划，对工作没有一个合理的安排，结果常常导致重要的事情没做，而那些无关紧要的小事提前完成了。或者常常将自己的工作搞得很乱，各项工作往往纠缠在一起，最终使得自己的工作效率不断下降。

心理学家证实了一点，过多的信息集中在一起往往会带来一定的混乱。人们在接收某一种信息时，很容易受到其他所需信息的干扰，在工作中同样如此。当我们决定做一件事情的时候，如果没有人告诉我们先做什么，然后做什么，那么很可能会在各项工作中纠结，到最后我们会发现自己想做的那些事情一件也没能完成。

有个科学家曾经做过一项实验，将6项工作写在纸板上，然后让测试者去完成，结果在50位测试者之间，只有3个人在规定时间内完成了任务。实际上这些工作并不难，只不过很多测试者在工作的过程中出现了混乱和不专注的现象，当一下子面对不同的几种工作时，他们很少会按照顺序去完成，而是经常在不同的工作中切换，这种混合与切换会让他们的效率大大降低。

如果一开始就告诉测试者，必须按照事情重要程度与顺序去解决问题，那么相信测试者基本上都能够顺利完成任务。一旦排好了顺序，就能够意识到自己最应该做什么，并且会尽量按照这个顺序完成所有的工作。

可以说在多数场合下，“先做最重要的事情”几乎已经成了一种重要的法则，当然践行这种法则需要注意一些基本的问题，比如，辨别什么事情是最重要的。这是一个很容易被忽视的问题，实际上很多人并没有过分重视这个问题，因此，在最重要、重要、次要的等级划分方面缺乏一个基本的概念，但这并不是一个难以解决的问题。

有关事情的重要性，通常可以从几个方面入手。比如价值，价值最大的工作往往重要性也越大；还有就是危害性，危害性最大的事情或者负面影响最大的事情，往往最应该引起重视，因此也必须率先解决。相比之下，那些价值不那么大或者危害性最小的工作则没有那么重要。

理清楚重要性这个概念之后，就要对相关的事情进行时间上的规划和分配，重要的事情尽量靠前，而且最好集中更多的资源和精力去做，要尽量集中时间解决相关的问题，而那些不那么重要的事情不仅要适当延后，在时间分配上也可以适当减少。

需要注意的是，每个人都必须意识到一点，“我的时间是有限的，因此只能在有限的时间里做到最好，或者实现最大的价值”。这种“时间有限论”同样会在客观上决定着我们应该先做那些重要的事情，否则我们可能会因小失大。无论如何，想要和时间成为朋友，那么就要懂得尊重时间，懂得尊重时间的价值。