索赔管理和索赔准备-建设法规

1）索赔与合同的关系

合同是索赔的依据，索赔针对不符合或违反合同的事件，并以合同条文作为最终判定的标准。索赔是合同管理的继续，索赔与合同两者紧密相连。

（1）签订一个有利的合同是索赔成功的前提

由于索赔是以合同条文作为理由和根据的，所以索赔的成败、索赔额的大小及解决结果常常取决于合同的完善程度和表达方式。合同签订得有利，则承包商在工程中处于有利地位，无论进行索赔或反索赔都能得心应手，有理有利；合同签订得条件苛刻，往往只能处于被动挨打的地位，对损失防不胜防。这里的损失已产生于合同签订过程中，而合同履行过程中利用索赔进行补救的余地已经很小，甚至损失不可避免。如有些工程项目采用固定总价合同，双方约定发生人工、材料等价格波动都不做调整的“一口价”合同，在签订时要充分考虑各种风险因素，要将风险费用约定在合同之中。否则，一旦市场出现大的变化，承包商就难以索赔。所以，签订一份有利的合同而作出的各种努力是最有力的索赔管理。

在工程项目的投标和签约过程中，承包商应当仔细研究工程所适用的法律、法规、地方法规和行业规定，以及合同条件，特别是关于合同范围、责任、权利和义务、价款、付款方式、工程变更、违约责任及罚款、业主风险、承包商风险、索赔时效和争端解决等条款，必须在合同中明确规定，以便为合同的全面履行和将来可能的索赔提供合法的依据和基础。

（2）在合同分析、合同监督和合同履行过程中抓住索赔的机会

在合同签订前和合同履行过程中，通过对合同的审查和分析，预见和发现潜在的索赔机会。对合同的变更，价格补偿，工期索赔的条件、可能性、程序等条款予以特别注意和研究。

在合同实施过程中，合同管理人员要对合同进行跟踪监督，保证乙方全面执行合同，避免违约，并且跟踪监督对方的合同完成情况，将每日的工程实施情况与合同分析的结果相对照，一经发现问题，或在合同实施中出现有争议的问题，要及时记录、分析、汇报、研究，从而及时制定对策。这些索赔机会就是索赔的切入点。

（3）合同变更直接发生索赔事件

业主的变更指令，合同双方对新的特殊问题的协议、会议纪要、修正案等引起合同变更，合同管理者不仅要落实这些变更，调整合同实施计划，修改原合同规定的权利义务关系，而且要进一步分析合同变更造成的影响。合同变更而引起工期拖延和费用增加，就会导致工程项目的索赔。

（4）合同管理可提供索赔所需要的证据材料

在合同管理中要处理大量的合同资料和工程资料，它们是索赔的证据材料。离开了对合同资料和工程资料的管理，索赔就是一句空话。在民事诉讼中，诉讼原则之一是“谁主张，谁举证”。因此，证据对于索赔的成败是至关重要的。

2）索赔的准备

在实际工作中，除了认真分析、熟悉合同文件，收集保存工程记录外，一般可按下列方法准备索赔：

（1）初步评估

索赔分析的第一步是在进行详细调查和分析前进行总的初步估计，包括四个方面：

①确定在合同条款下索赔是否可行；

②选定准备索赔的方法；

③划分重大索赔问题和小的索赔问题；

④估计索赔的金额。

（2）索赔的前期工作

①以合同条款为依据，寻找事实。赔偿是建立在相应的合同约定的基础上的。证据是索赔成功的关键因素。索赔前要进行实地考察，这有利于了解索赔的实际情况，增加感性认识。在工地的考察中，要收集实物证据，包括照片、试验报告、录像、岩心样品、材料样品等。

②文件资料。小型工程项目的索赔相对来说比较容易，而对于大型工程项目，在准备索赔时常常需要参考许多文件资料和工程记录。这些资料来自承包商、业主、建筑师、监理工程师、项目经理、分包商、试验室、政府机构和其他方面。承包商与业主、监理工程师等来往的函件以及工程日报表和其他记录应按时间先后顺序分类保存。

③分析确定责任。当索赔资料组织好后，索赔人员应当分析资料，提炼索赔的有关事件并用浅显易懂的文字表达出来，进行成本和工期计算，编写索赔报告。(www.xing528.com)

分析文件资料时一定要耐心、细致、全面，其内容包括：

①辨析索赔问题；②找出所有与该索赔有关的文件资料；③组织材料和证据；④叙述索赔的背景；⑤决定索赔问题是否可确立为索赔项目；⑥分析工期和成本；⑦选定计算索赔问题引起的损失费用的方法。

当确认索赔问题后，对每个索赔问题应写一个简介，说明索赔问题的经过和实质，由谁负责，由此产生的费用、发生的事件、发生的时间、对工程有何影响，并附上与此有关的证据。

3）索赔的证据

索赔的证据就是能够证明索赔方遭受损失或增加支出或对方不履行合同或履行合同不符合约定的客观事实。

承包商在索赔准备时可以收集相关证据的证明材料有：

（1）合同文件中的条款约定；

（2）经工程师认可的施工组织设计和施工进度计划；

（3）合同履行中的来往函件（包括电子邮件）；

（4）施工现场记录或施工日记；

（5）施工会议记录；

（6）工程照片或录像；

（7）工程师发布的各种书面指令；

（8）监理月报；

（9）气象记录；

（10）工程师关于设计变更、施工程序变更的技术核定单和工程签证单；

（11）中期支付工程进度款的单证；

（12）检查和试验记录；

（13）政府主管部门指导价格信息表；

（14）汇率变化表；

（15）各类财务凭证等。

索赔证据可以单独汇总证据清单或证据目录。证据目录要注明各项证据的内容和要证明的对象，以便在协商谈判时一一对应使用，以支持乙方索赔的主张。