书面沟通中需要把握一些基本原则，这些原则可以概括为4C，即正确（correct）、清晰（clear）、完整（complete）、简洁（concise）。
1.正确（correct）
正确是写作的首要原则。也就是说，书面沟通的文章材料要真实可靠，观点要正确无误，语言要恰如其分。尤其是对文章主旨的把握，在写作前一定要下一番功夫，明了写作的意图，正确的传递想要传达的信息，从而实现有效沟通。
2.清晰（clear）
在正确表达的基础上，应该力求表达清晰。清晰的文章能引起读者的兴趣更能使读者正确领会内容的含义。要做到清晰，除了上面提到的选用合适的文章样式之外，还应该主义文章的整体布局，包括标题、大小写、字体、页边距等，尤其要注意留下适当的空白，若是文字间距过窄，会影响阅读效如果是手写，则文字不能太潦草。文字书写是否清晰，不仅影响到文章的正确性，还会影响读者对文章内涵的把握。文章“行文与格氏”中对此还有专门讲述。(www.xing528.com)
3.完整（complete）
“完整”是书面沟通的一个重要原则。书面沟通的一大优势就是使我们有充分的时间思考问题，完整地描述事实，完整地表达思想、观点。在电话或者当面交谈时，常常会遗漏很多想要交流的事项，这是由这些沟通方式的特点决定的。在书面沟通时，为了完整地表述，应该反复检查思考，不断增不重要事项。
4.简洁（concise）
“简洁”似乎与“完整”是矛盾的，这其实在于“度”的把握。“完整”是沟通表达的重要方面，但并不意味着把所有的事实、观点罗列纸上。管理者可以通过排序的方法，把不太重要的事项删除，也可以对每一个文字进行评估，把琐碎的、没有太大价值的文字精简掉，使文章言简意赅。
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