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有效的组织外部沟通策略6.7.2

时间:2023-07-22 理论教育 版权反馈
【摘要】:唐晶看上去在努力追求真相,实际上她没有理解客户的真实需求。乙方的任何一个项目都不是完美的,用于支持结论的某个数字过时,或是PPT的某个角落存在一个错别字,都可能成为项目中的瑕疵,虽然它们往往无伤大雅。

有效的组织外部沟通策略6.7.2

1.与客户沟通的要求和策略

(1)理解客户需求。这是与客户沟通的第一原则,如果后面的技巧与这条原则存在冲突,请回到这条原则,问自己是否真的在从客户的角度想问题。

在《我的前半生》的第一集,贺涵在客户会议上把一个2%的增长率改成了7%,并且告诉唐晶客户想看到的是一个高于3%的数字,即使它不是最客观真实的。唐晶看上去在努力追求真相,实际上她没有理解客户的真实需求。

在真实的咨询项目中,顾问们总会反复问自己:“如果我是坐在对面的客户,我需要我的乙方为我提供什么?”在沟通中牢记“对面有人”是每一个乙方宝宝的基本素养。

示例:“客户找你买电钻,他想要的是墙上的那个孔。”

(2)前摄思考(proactive thinking)。“主动性”几乎是每个职场新人都会被老板反复告诫的问题,主动的重要表现之一是我们是否有前摄思考的意识,预先判断他们可能提出的问题。

在咨询行业,顾问们每周都会与客户有一次或多次的正式会议,会议中客户会针对顾问们的方案提出各种各样的问题,通常一场让双方感到愉快的会议都包含这样的场景:您的问题,我们都考虑到了。

思想实验(thought experiment)时候培养前摄思考的有效方式,我们可以按照“如果…就…”的句式不断调整方案中的“参数”,比如当预算不够时,这个计划可行吗?当预算比以往多出一倍时,方案又该如何调整?

示例:“考虑到活动当天可能下雨,我们增加了一个将活动转移至室内的应急方案。”

(3)快乐的惊喜(pleasant surprise)。心理学中的纯粹曝光(mere exposure)效应指出人们喜欢熟悉的事物,当听到熟悉的概念时,我们会本能地心生好感。

但显然,乙方向客户提供的方案不能完全是客户已经知道的,因此在沟通中一方面要利用纯粹曝光效应,从客户熟悉的概念出发,另一方面要创造知识缺口(knowledge gap),告诉他们其实关于这个概念还有一些不为人知的奥秘,让客户在熟悉中感到惊喜。

通常创造此类惊喜的方式有四种:这件事其实比你想象的简单,这件事其实比你想象的难,这件事你只知其一不知其二,这件事你知道的并不对。

示例:“海底捞的危机公关做得不错,但我们有一个更好的案例。”

(4)选择题。正如乔布斯一贯的产品哲学那样,顾客永远不知道自己想要什么,直到他们亲眼看到iPhone。

企业间的交易同样如此,客户之所以邀请供应商与之合作,通常是因为他们遇到了某个问题,但是对于能够解决这个问题的产品和服务并没有清晰的概念。

因此乙方需要做的,并不是走到客户面前问:“您要什么样的?我来给您做。”而是将一个或者几个可能的方案呈现在客户面前,供客户选择,或用于与客户的进一步深入沟通。

“你想要什么?”看似是了解客户需求时必须问的问题,但这个方式往往不能得到答案,提供选择的本质正是帮助客户了解他们的真实需求。

示例:“算法1在短期内的准度高,但不容易解释,时间长了可能会不稳定。算法2的准确性一般,但容易解释,在长期内比较稳定。您觉得哪个比较好?”

(5)积极的信息框架。对于同一件事,我们可以使用积极和消极的框架传达它。比如项目中的某件事还没做完,你可以说“我们还没有完成”,也可以说成“我们正在处理”。

但这两种方式对于信息接受者的影响是完全不同的,前者为听众造成的感觉是“损失”(sense of loss),而后者是“没有获得”(sense of non-gain),人与生俱来的损失厌恶天性决定了我们容易接受后者的表达。

示例:“谢谢来信!我们正在准备产品小样(vs.我们的产品小样还未完成),发货后将尽快告知您。”

(6)小惊喜。一项在餐馆进行的研究发现,如果在结账时,服务员送给每位吃饭的顾客一颗糖,顾客离开时留下的小费数量将增加3.3%,如果送给顾客两颗糖,他们留下的小费将增加14.1%,如果服务员在送第二颗糖时补上一句:感谢你这位如此友好的顾客光临,再送你一颗糖吧,小费数量将增加23%。

一颗糖并没有什么成本,但这种突如其来的小惊喜的收益清晰可见。正如快递小哥顺手将家里的垃圾带走那样,为甲方客户提供一些合同之外的举手之劳(比如免费提供一场培训)对于维护客户的良好关系至关重要。

示例:“如果您儿子对做PPT感兴趣的话,我们可以在今天的会议之后教教他。”(www.xing528.com)

(7)闭环意识。前些天流行一个关于靠谱的定义:凡事有交代,件件有着落,事事有回音。

这三点的本质其实是相同的:无论一件事的状态如何,我们需要提供关于任务状态的及时反馈,构建一个从某项任务开始到结束的闭环。

如果项目一帆风顺,构建这样的闭环或许不是难事,但大部分的推进都并不是一帆风顺的,可能因为客户的需求变化,或是双方先前对项目目标的认知存在偏差,导致预期的完成时间向后拖延。

这时作为乙方的第一要务,正是及时让客户知晓这个消息,而不是像童年时考了100分向妈妈报喜,但考了60分时就故意隐藏这一桩事。

示例:“李总您好,由于今天回上海的航班被全部取消,我们无法在明天早晨十点准时抵达贵司的会议室,我们会乘坐明日最早的航班前往上海,预计下午两点可以召开项目跟进会议。”

(8)主动承认不重要的弱点。乙方的任何一个项目都不是完美的,用于支持结论的某个数字过时,或是PPT的某个角落存在一个错别字,都可能成为项目中的瑕疵,虽然它们往往无伤大雅。

研究表明相比在汇报中故意忽视这些小问题,主动提及这些不重要的弱点反而会增加客户对自己核心能力的信任,当律师们被要求主动指出自己呈现的证据中的某个不足之处时,陪审团会认为他的其它证据更值得信赖。

大众甲壳虫汽车曾在广告中直接承认“丑”是这款车最大的缺点,更好地传递了它在性价比上的优势。

需要注意的是,这一策略有效的前提是,你所提及的弱点不是项目核心交付的产品/服务,如果客户想要一辆跑得快的汽车,你当然不可以说这辆车的时速只有40公里。

2.与供应商沟通的要求和技巧

(1)主动沟通,推进各项工作进度。项目中,作为第一负责人,项目经理要主动去和策划、设计小伙伴建立沟通,安排好合理的交稿时间、脑暴时间、会议时间。

在客户提出内容需求和时间需求上项目经理要先进行解读、判断和过滤,梳理成易懂的传达给你的策划、设计、执行小伙伴,并且在过程中要主动去把控他们产出的内容和设计图是否是客户的需求方向。

如:在客户提出一个提交方案时间时,你第一反应首先是判断时间的合理性,如果你认为不合理,要用合理的理由尽量和客户去沟通争取,和你的team成员去沟通好他们可接受的时间范围后再答复,而不是一味地以客户为导向,被客户牵着鼻子走。

这样下来,你的team成员也一定会认为你是个好的team leader,会设身处地地为团队成员着想,自然会更加配合你的工作。

(2)以项目为导向进行需求沟通。这里需要说明的是我们平时和团队小伙伴沟通交流的一些语言技巧,团队中每个人的性格处事风格均不一样,难免会产出一些摩擦,作为项目leader最重要就是要平衡处理好团队成员的关系。

我们沟通的原则是不能带有个人主义意见,一切以项目为导向进行沟通。举个例子,在客户提出了方案中的某个设计效果一直不满意,不能达到要求的效果,而设计小伙伴又是加班了几个通宵去修改难免情绪上很不好,存在委屈或者烦躁的情绪,作为项目经理,沟通解决上不要带有个人主义想法或者干脆说客户要求的,你也没有办法必须去做等等的言辞。

你可以说,首先我们的目的是为了顺利落地这个项目才去接受这个客户的想法,我们可以换位思考,客户会比我们更了解自己的品牌特性,想法上一定有他自己的考虑,作为设计师作品被落地才是一个成功的作品,不然只有过程没有结果是没有意义的。

(3)沟通交流机制落实到文本上。不要认为是和自己人沟通就可以省略文本这一步骤,俗话说“好记性不如烂笔头”,基于清晰明确的文字+图片语言去沟通更利于加深对于需求的理解。

这里建议各位项目经理们在投标期可以分别建立策划工作内容和设计工作内容,用文档或表格将对于客户属性的分析、brief的理解、活动的目的、受众群体,以及设计需要出的效果图数量等详细的落实到笔头。

这种的沟通机制是明确有效的,最后按照要求去定时收作业,何愁会丢三落四呢~在日常修改中,也可以用PPT格式将需要修改的细微部分标记出,这样检查起来非常方便。

件件落实到位,自然无论是在客户圈里还是在同事眼中,你的口碑自然不差。团队成员也会更加信服你,支持你~

“供应商资源”和“内部人才资源”就是支撑企业平稳行走,支撑项目顺利落地的两双无比重要的“跑鞋”。

越来越多的企业从偏落地执行型公司转型为资源整合型公司,就意味着“资源”对于活动公司未来发展越来越重要。

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