（1）当备忘录或其他消息就可以达到目的时却举行一次会议。
（2）脑子里没有明确目标就举行会议。甚至在开始准备会议前，就要确保它是必要的。
要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备工作。很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导致低质量的讨论过程。一般，会前需要做好以下准备工作：
1.明确会议的必要性
开会是比较耗时的，所以要分析是否有还会的必要，如果不经多方讨论协调不足以解决问题，就有开会的必要，否则就尽量不要开会。比如：若存在以下情况就不需要开会：
（1）已经按惯例开过的会议。
（2）没有要特别讨论的事项。
（3）还有比开会更好的方法。
（4）决策者已经决定的事情。
2.确定会议的目标
虽然许多会议结合了多个目的，但大多数属于以下两种之一：涉及到信息分享以及行动协调的信息发布会议，涉及到说服、分析和解决问题的决策会议。它们通常包括了头脑风暴和对选项的辩论。更重要的是，决策会议要求每个参与者认识到问题的本质和解决方案的标准。不管目的是什么，一定要确保它是明确的并且要让每个与会者都清楚地知道。
3.拟定会议议程
决定会议议程，可根据要讨论的问题的重要性和类别来排序，并限定各项内容商议的时间。一般会议议程的内容包括：日期、时间、地点、议题及参加人员等。一次会议讨论的问题不宜太多，讨论的时间也不宜太长。制定会议议程的原则如下：
（1）由重要到不重要。会议开始时即讨论重要议题，以免延误时影响到后面重要议题。
（2）由尖锐到不尖锐。将尖锐议题挪后，让与会人员建立默契和信任感，再接触尖锐议题时，气氛不尴尬。
（3）由容易到困难。让大家渐渐融入会议进行的节奏，不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。
例如：某公司的一次会议议程。
4.准备会议文件
会前应收集和整理与会议内容相关的信息，如果内容太多，可以要点摘录的形式准备。
5.分发预阅文件
会前将准备好的会议文件分发给相关的与会人员，好让其对要讨论的问题做好准备。(www.xing528.com)
6.确定会议主持人
会议的成败很大程度上取决于会议主持人。能在会议进程中进行有效控制的主持人，能很大程度上保证会议的顺利进行和会议目标的实现，相反，则可能导致会议中断，议题未能完成等不理想的结果。一般情况下，主持人常由群体中职位高的管理者担任，高层管理者作为主持人，常能显示出老板的气度，但有时不利于活跃会议气氛。因此，可以尝试选择群体中具有相当知识和经验的人来担任主持人，或者采用现在比较流行的做法——让公司秘书担任会议主持人，或者由与会者轮流担任主持人。
7.确定与会人员
心目中有明确的目的，就更容易确定合适的与会者。如果会议仅仅是说明性的，而且将主要由一个人来说大多数的话，就可以邀请很大一群人。网络传播是一种越来越流行的、可以到达众多听众或地理分布较广的会议方法。而对于解决问题或者制定决策的会议，只要邀请那些对帮助会议达到目的有直接关系的人。与会者越多，就有可能得到众多甚至繁杂的意见，还使得会议时间太长。然而，确保邀请了所有主要的决策者，否则会议就达不到目的了。
会议的性质有强制性会议和非强制性会议，强制性会议由特殊的法律身份鉴定，如有限责任公司董事会会议，只有符合规定的人才能够参加并有权利表决，凡符合这些身份规定的成员，其权利与义务相同。非强制性会议，则需要考虑参与会议的必要性，并根据实际情况控制与会人数，据此确定与会人员。通常，与会人员由具有以下特征的人组成：
（1）相关问题的主要决策人。
（2）能够提供相关意见的人员。
（3）为完成工作需要了解相关信息的人员。
（4）对问题负有义务，或存在利害关系，或起作用的人员。
（5）将要负责执行会议做出的决定的人员。
8.预订会议场所
影响场所选择会议场所的因素有很多，应当视会议的性质而定。如果是已仪式性的会议，可以在自己单位的会议室，或者在宾馆的大会议厅举行；如果是决策性会议，可以安排在一个能够促进真正沟通意见的环境中进行，并且要充分考虑到交通、成本、停车等问题，要保证每一位与会人员都能找到会议地点。另外，会议场所事先确定好之后，在会前要进行一系列检查，保证场所的一切准备就绪，一般要检查以下内容：
（1）会议室是否有足够的位置。
（3）休息时段的供应如茶水、果盘等是否准备好了。
（4）记录本、笔、纸张、席卡等是否准备好了。
对于工作会议来说，晨会通常比午后会议更有成效。同样，考虑一下座位安排：一排排的椅子是否合适，或者是否需要一张会议桌或别的什么东西？另外，对象室内温度、灯光、通风、音效和点心饮料这样的小细节也要注意，这些看起来无关紧要的细节能成就一个会议也能毁掉一个会议。
9.补充最新信息
开会之际，查看是否有相关的最新消息，如果有，可以在会前向大家通报一下。
在会议开始之前，要认真核对所有的准备工作是否已经完成，会议准备工作核对清单如下表：
表8.1 会议准备工作核对清单
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