1.面谈的开始
无论哪种面谈，在面谈组织过程中，必须仔细策划面谈的开始方式。尽管面谈开始的方式可以多种多样，但要注意以下方面：首先，尽量以“建立和睦的关系”开始；其次，尽量开诚布公；最后，尽量以肯定性语言结束。下面列出了可供选择的面谈开始方式。
（1）概述被面谈者或面谈者面临的问题。这种方式当被面谈者对问题略知一二又不很清楚时特别有效。
（2）开诚布公，就特别问题征求意见或寻求帮助。
（3）说明你是如何发现问题的，建议被面谈者与你讨论问题。
（4）以惊人的或引人注目的事实开始。这种方式往往在紧急情况下或被面谈者相当冷漠时很有效。
（5）提及被面谈者对特别问题提出过的看法。这种方式在被面谈者就某一问题已有了众所周知的立场，要求你提出建议，或很可能强烈反对你的想法时最有效。
（6）不谈问题本身而谈问题的背景、原因和起因等。这种方式在被面谈者可能对你的观点抱有敌意且熟悉问题时较有效。
（7）说出派你与被面谈者面谈的人的名字开始。当被面谈者不认识你时，这种方式相当于“介绍信”。
（8）说出你代表的组织、公司或团体。
（9）请求占用对方10分钟或半小时时间，这种方式对那些忙碌、急躁或不耐烦的被面谈者比较有效。在确定面谈开始方式的时候还要考虑面谈的氛围，建立和维持一种支持交流的氛围。
面谈的氛围是指面谈的语气和面谈中总的气氛。像其他任何一种人际沟通活动一样，面谈应当是一种建设性的相互影响，参与者能自由地、准确地交流。作为访谈者，要创造面谈的气氛，与被访者建立良好的关系，创造和寻求舒适的、开放的气氛，而且在整个面谈过程中，要不断分析面谈的氛围。
面谈的氛围也不是只靠语言行为来维持的，有分析的倾听对维持面谈的气氛也是重要的。面谈时需要表明正在倾听被访者的话并有所反应，才能与被访者继续谈话。总的说来，倾听的目的是为了理解面谈的内容、与被访者产生共鸣以及对信息和感受进行评价，这将有助于在面谈时建立一种有效的沟通氛围。面谈时通过与被访者建立积极的关系来深入主题，努力传递一种尽可能好的印象，问候之后，鼓励被访者乐意参与面谈。通常的方法是请求被访者的帮助，或者告诉被访者为什么会选择与其面谈或将其作为信息的来源。
面谈开始时还应当包含对整个面谈的定位。应当告诉被访者：
（1）面谈的目的。
（2）被访者将怎样有助于达到面谈目的。
（3）将怎样利用面谈中获得的信息。
同时，使用过渡性陈述进入面谈的主体部分，比如“现在，让我们从……开始吧”或“既然你知道在接下去的几分钟内将会发生什么，那我们就转到问题上去吧”，以告诉被访者真正的面谈即将开始。
2.面谈主体内容的组织
面谈的主体部分用来提出和回答问题、寻求问题的答案、努力说服被面谈者接受你的观点或产品。面谈主体部分的时间安排，不同的面谈目的、类型和时间限制，是各不一样的。在一个非结构化的面谈中，容许被面谈者成为面谈的主导者；而在结构化的会谈中，面谈者必须支配和控制进程。下面根据面谈结构化程度的高低，从非结构化、一般结构化、高度结构化的角度讨论如何进行面谈。
在非结构化面谈中，面谈者只要简单考虑面谈的目的，对可能涉及的几个问题或领域作一些思想准备。这种面谈比较适合于交流性、劝告性的面谈。在一般结构化的面谈中，要准备好计划和要回答的主要问题的框架，若需要进一步了解问题的话，则要准备一些进一步的问题。在高度结构化的面谈中，所有的问题都是事先安排和准备好的。这些问题以完全相同的方式提给每一位被面谈者。有些问题可能是不受限制的，但这类面谈一般主要采用限定性的问题。
在面谈过程中，由于面谈是以自由对话的方式进行的，面谈者提出的问题和确定话题的范围将直接影响面谈的气氛、被面谈者的情感和由此而产生的面谈结果。因此，在面谈过程中要掌握和运用提问的艺术。
组织面谈主体内容时可以运用的提问类型及其特点如下。
（1）直接提问或限定性提问。比如“你已经在本公司工作多久？”“事故发生时你在哪儿？”都属于直接提问或限定性提问。该提问方式适用于对确定的主题寻求明确答案时；在寻找客观事实或个人经历资料，以及为了与其他被面谈者比较而要求明确答案时。该提问方式的缺点在于限制了被面谈者的思路，给人冷淡感、沉闷感和被面谈者的“受审”感。(www.xing528.com)
（2）是非式问题。如“事故发生时你确实在那儿吗？”“2月1日你上班了吗？”都属于是非式问题，它与直接提问相似，带有明确的目的，可很快获得需要的信息。但问题受到极大限制，限制了被面谈者的思路。
（3）引导性或表明了标准答案的问题。如“你不认为今天天气糟透了吗？”“你不认为这个主意不错吗？”等问题，它能引导回答者接受提问者的想法或产品，特别适用于营销工作中的顾客说服。被面谈者由于有表明了的标准答案而感到压力和受到攻击，因为面谈者给出他们自己的观点，促使对方做出“是”的回答。
（4）另有用意的提问。如“你认为我们应该接受这个疯狂的想法吗？”之类的问题，适用于想了解对方抗拒引导的能力和强烈坚持自己观点时；或者想了解被面谈者在压力下的反应时。这类提问限制性大，有强迫性，被面谈者的回答可能不是他们的真实答案。
（5）无限制的提问。比如，“请谈谈你自己”、“你怎么看这个问题？”一类的问题。无限制的提问能揭示出大量关于个人态度、信念和动机以及对方在集中思想、组织语言和在无引导及提示情况下表达自己的信息。但往往会偏离面谈者希望得到的沟通主题；对信息整理比较困难；很多时间会浪费在寻求几个一般化问题的答案上。
（6）重复性提问。如“按你的说法，你是支持这种观点了？”就属于重复性的提问，它是保证真正交流的最有效方式之一，使对方了解自己的观点是否被很好地表达；了解自己被解的程度；增强融洽气氛和信任。但是有被面谈者“人云亦云”的可能，即使是那些被面谈者并不真正赞同的观点，他们也会表示同意。
（7）深入调查的提问。如“对你所说的拙劣的工作质量，你能举个例子吗？”这样的提问可以引出更多的细节，把面谈从一般引向具体，当面谈偏离主题时还可以引回主题，能鼓励对方深入表达。但过分地、深入不断地提问这类问题会使对方感到在受审。
（8）假设的提问。如“假设你的下属经常酗酒并影响了工作，你会怎么办？”假设的提问能考察对方处理工作中可能出现问题的能力，能发现被面谈者的偏见、陈规陋习、态度、信念和价值观。但如果假设不着边际，就会无法获得对方的价值观，而更像是面谈者在自话自说。
在面谈实施阶段除了考虑提问技巧，面谈主体的组织还要服从面谈指南。面谈指南分为三种：结构化的、半结构化的和非结构化的。如果面谈指南是结构化的，只需要读一下指南上的问题并记录被访者的回答就可以。半结构化的指南是在每个话题下列举几个推荐的问题，到时访谈者针对特定的候选者选择最合适的问题。
如果面谈指南是非结构化的，就只能把指南仅仅当作进程使用。例如，一个非结构化的面指南，可能简单列举了几个一般性问题来讨论，如“关于工作和公司，他或她喜欢什么、不喜欢什么？”“他或她为什么要走？”“有什么改进的建议吗？”特别是在非结构化面谈中，需要鼓励被访者尽可能完整地回答问题。为了鼓励完整的回答，需要根据被访者最初的反应来使用深究性问题。
深究是否适当直接取决于面谈者仔细倾听的能力，对被访者提供的内容及相关信息进行分析的能力。深究性问题很少提前准备，因为往往无法预料被访者对问题的反应如何。不管什么原因，当得到的回答不够充分时就会想深究下去。
深究的性质将取决于被访者给予的回答和所寻求的信息类型。如果因信息不够而造成肤浅的或不够充分的答复，就应当使用详细的深究。例如：
·关于那个话题，再告诉我一点东西。你为什么假定它那样发生？
·当时还发生了别的事情吗？如果你需要澄清被访者所说的内容，使用澄清式深究，如；
·工作满意对你来说意味着什么？
·你说你对这项政策感到不悦，你能告诉我具体是什么方面使你感觉这样吗？
·早先你曾说过你喜欢和人们一道工作，你能举个具体的例子吗？如果想要详细了解和澄清某个问题时，也可以使用反射式深究。它是一种迂回式策略，一般采用反馈或重复被访者刚才回答中的某些方面的方式，比如：
·那么，你认为这项政策会起作用？
·你说主管没有给予你所要的那种监督？
·你愿意迁到别的地方，这样的假设对吗？
如果被访者没有回答所提的问题，就需要使用重复式深究，把问题简单解释一下或逐字地重复一遍。如果想让被访者一直自由地谈论，可以运用沉默来鼓励对方，从被访者那里得到更多的信息。
3.结束面谈
面谈的第三阶段是做出结论。当你结束面谈时，你应当达到四个目的。首先，你一定要明确表示面谈即将结束。说一些如“好吧，我的问题就这些”或“你帮了很大的忙”之类的话，这使得被访者知道如果他或她有什么问题，应该现在就问。其次，试着总结一下你得到的信息，用来检查一下刚刚得到的信息的准确性，如果有误，被访者能纠正你的印象。第三，让被访者知道下一次将干什么，如你们需要再次会面吗？你要写一个报告吗？最后，对他（她）拿出时间并仔细回答表示谢意，确保你和他（或她）继续建立良好的关系。结束面谈后，要及时检查自己是否记录了所有重要的信息。尽管你可能很好地计划了这次面谈，提出了所有正确的问题和深究性问题，然而，如果你不能准确地记住得到的信息，这次面谈不能说是成功的。毕竟，你准备和实施这次面谈是为了获取信息，而不是简单地因为你想同某人进行一次谈话。要记住获取信息单凭记忆是不起作用的。如果仅仅依靠记忆，有可能会导致信息遗忘或为达到自己的需要对其重新调整。即使你在面谈一结束就进行总结，你还会冒没有按被访者本来的意思对信息进行重新解释的风险，因此，你一定要在面谈结束后立即写出总结，你还可以使用面谈指南作为总结的基础，回顾面谈的问题并写出被访者的回答。
记住信息的一个更好的办法是在面谈中做些笔记。一定要告知被访者你要做记录。做记录要尽可能不引人注目，不要让被访者感到不安。要学会怎样在做笔录时仍然保持目光与被访者接触。这是一个很难掌握的技巧，但你如果能熟练地运用这一技巧，将极大地帮助你取得成功。
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