如何遵守办公传真礼仪：注意事项与建议

传真，又叫传真电报。它是利用光电效应，通过安装在普通电话网络上的传真机，对外发送或是接收外来的文件、书信、资料、图表、照片真迹的一种现代化的通信联络方式。现在，传真机早已普及成为不可或缺的办公设备之一。

利用传真通信的主要优点是，操作简便，传送速度非常快，而且可以将包括一切复杂图案在内的真迹传送出去。它的缺点主要是发送的自动性能较差，需要专人在旁边进行操作。有些时候，它的清晰度难以确保。

在利用传真进行对外通信联络时，不可缺少必要的问候语与致谢语。还必须注意下述几个方面的礼仪问题。

（一）传真的完整性

在发送传真时，应检查是否注明了本公司的名称、发送人姓名、发送时间以及自己的联系电话。同样地，应为对方写明收传真人的姓名、所在公司、部门等信息。所有的注释均应写在传真内容的上方。

（二）传真的清晰度

发送传真时应尽量使用清晰的原件，避免发送后出现内容看不清楚，需重新工作的情况。(www.xing528.com)

（三）传真内容的限制

传真一般不适用于页数较多的文件，否则成本较高，且占用传真机时间过长，也会影响其他工作人员的使用。

（四）传真的使用时间

如果没有得到对方的允许，不要将发送时间设定在下班后，这是非常不礼貌的行为。

（五）关于回复问题

如果传真机设定为自动接受的状态，发送方应尽快通过其他方式与收件人取得联系，确认其是否收到传真。收到传真的一方也应给予及时回复，避免因任何疏漏造成传真丢失。