电子邮件礼仪的掌握：任务四

电子邮件自诞生以来，发展可谓突飞猛进，日新月异。当前，电子邮件得到了越来越广泛的使用，几乎是大家必不可少的沟通工具之一。

电子邮件（Email）又称电子函件或电子信函。它是利用电子计算机所组成的互联网络，向交往对象所发出的一种电子信件。使用电子邮件进行对外联络，不仅安全保密，节省时间，不受篇幅的限制，清晰度极高，而且还可以大大地降低通信费用。

电子邮件礼仪代表着一个人基本的职业素质和为人处世态度，涉及电子邮件方方面面的内容。其中，最核心的指导思想就是尊重他人、节省时间，只将有价值的信息提供给需要的人。

所以，大家在使用Email进行对外联络时，一定要精心构思，认真撰写。在撰写Email时，应当遵守的礼仪规范主要包括以下几个方面。

（一）关于标题

标题——Email的灵魂所在。

毋庸置疑，当你收到一封Email时，标题是最先映入眼帘的。如何能吸引收件人的注意力，在众多邮件中首先关注你的邮件，而不是当作垃圾邮件直接忽略掉，需要特别注意以下几点：

（1）标题简单明了、突出重点，让人一目了然。避免使用容易产生歧义或含糊不清的标题。

（2）每封邮件只针对一个主题，对同类的主题最好使用相同的标题命名格式，这样便于日后整理存档邮件。

（3）可适当使用大写字母或特殊字符来突出标题，引起收件人的注意。

（4）回复对方邮件时，如果谈论的内容已经和之前的内容发生了变化，可以根据回复内容的需要更改标题，使收件方更加清楚明了该邮件的主要内容。

（5）空白标题是不专业、不尊重对方的表现。总之，不能让收件人一眼看明白邮件主旨的标题不是好标题。

（二）关于称呼与问候

称呼与问候——细节中体现尊重。

邮件的开头需要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；如何恰当地称呼和问候收件人，拿捏好尺度是个技术活。合适的称呼最能反映对收件人的礼貌和尊重。因此需要注意以下几点：

1.Email开头需要恰当的称呼

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“×经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“×先生”“×小姐/女士”称呼，但应先明确性别。若不知道对方是男是女，使用“女士/先生”是最保险的。

如果邮件同时发送给多人，不可能一一说出对方的姓名，那么称呼大家、ALL是最好的选择。

不熟悉的人不宜直接称呼其名，对级别高于自己的人也不宜称呼其名。称呼全名也是不礼貌的，更不要遇到谁都用“Dear×××”，显得很熟络。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

2.Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写；结尾写个“祝您顺利”之类的就可以了，若对方是尊长，应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。总之，适当的称呼与问候可以拉近双方距离，给人留下美好的第一印象。

（三）关于正文

正文——关乎成败的主干部分。

一封Email，正文是最重要的部分。它关系着整封邮件的成败，因此需要特别注意。

（1）Email正文要简明扼要，行文通顺。若对方不认识你，则首先应当说明自己的身份、姓名或你所代表的企业名，以示对对方的尊重。点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是使收件人顺利地理解邮件来意。切不可没头没脑就讲正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，联系方式之类的与正文无关的信息应在签名档中表明。

Email正文应简明扼要地说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只做简要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰地表达，不要出现晦涩难懂的语句。

（2）注意Email正文的论述语气。根据收件人与自己的熟悉程度、等级关系以及邮件性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方的不适。用语措辞要妥当，多使用敬语，多表示感谢。邮件是可以被转发的，不要因措辞不当引发不必要的误会。

（3）Email正文注意逻辑性和人性化，多用1234之类的列表，以使表述清晰明确。Email礼仪的核心思想就是“只将有价值的信息提供给需要的人”。因此，邮件行文要注意逻辑性，提炼出有价值的信息。如果要说明的事情比较复杂，或要阐述几件事情或几个观点，可以用1，2，3，4进行罗列或分段阐述。最好在每段开头加个小标题，让对方能一下子抓住重点。如果所阐述的事情单纯用文字难以让人理解，可以配以图表加以说明。这样人性化的Email一定会让收件人赞赏你的专业与体贴。(https://www.xing528.com)

（4）最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

（5）尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。

（6）合理提示重要信息。对于需要对方格外关注的重要信息，可使用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段进行提示。但需要合理运用，如果通篇都是花花绿绿、大小不一的字符，只会让人抓不到重点，影响阅读速度。

（7）选择合适的语言和字体。如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明地发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要用中文回复。尊重对方的习惯是一种美德。

选择便于阅读的字体和字号也是非常重要的。字体过小让人读起来很费劲，字体太大又让对方不停地拉动下拉杆，也不是人性化的体现。这里建议中文用宋体或新宋体，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别是商务邮件。

（四）结尾签名——彰显你的职业化

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚地知道发件人信息。一封没有签名的邮件是不完整的，也显得发件人不够职业化。一个好的签名能够让你的邮件锦上添花。但使用签名须注意以下几点：

（1）签名信息不宜过多。签名可以包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜过多，一般不超过4行。你只须将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。另外，引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭或公司的宣传口号。但要分清收件对象与场合，切记一定要得体。

（2）不要只用一个签名。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名应该进行简化。过于正式的签名会与对方产生距离感，显得疏远。可以在邮件系统中设置多个签名档，根据情况灵活使用。

（3）签名文字应选择与正文文字匹配，字号一般应比正文字体小一些。

（五）Email带有附件时的事项

（1）如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。

（2）附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人管理。

（3）正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。

（4）附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

（5）如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。

（6）如果附件过大（不宜超过2GB），应分割成几个小文件分别发送。

（六）回复邮件的技巧

（1）及时回复Email。收到他人的重要Email后，即刻回复对方一下，往往是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时以内，特别是对一些紧急、重要的邮件。对于一些优先级低的邮件，可以集中在一个特定的时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，无法及时确切回复，那至少应该及时回复“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复”等。不要让对方苦苦等待，切记及时做出响应，哪怕只是确认收到了。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

（2）进行针对性回复。当回答对方提出的问题时，最好把相关的问题粘贴到邮件中，然后逐条有针对性地回答。为了便于区分问题和答案，可将答案的字体标注成与问题不同的颜色。

（3）回复不得少于10个字。对方给你发来一大段邮件，你却只回复“是的”“对”、谢谢”“已知道”等，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

（4）不要就同一问题多次回复讨论。如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。Email有时并不是最好的交流方式。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复、发表看法，把邮件越回复越多，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应立即对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

（5）要区分单独回复和回复全体。如果只需要一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了，如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该回复全体，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。如果你对发件人提出的问题不清楚或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停地回来回去，与发件人讨论。应私底下讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁地发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”前，要三思而行！

（七）发送邮件注意安全性

在发送邮件之前，首先要确认所有收件人需要此消息并且可以知道此信息。否则，对敏感或者机密的信息要小心谨慎地处理，不要把内部消息发送给外部人员或者未经授权的接收人。为了防止信息外泄，可以在发送时标注“confiden-tial”标记，或在发送时设置禁止转发和打印，以确保机密信息的万无一失。