控制工作的目的、作用及重要性介绍

在现代管理系统中，人、财、物等要素的组合关系是多种多样的，时间变化和环境影响很大，内部运行和结构有时变化也很大，加上组织关系错综复杂，因此随机因素很多。处在这样一个十分复杂的系统中，要想实现既定的目标，执行为此而拟定的计划，求得组织在竞争中的生存和发展，不进行控制工作的后果是无法想象的。

1.控制工作的目的和作用

在早期的管理活动中，往往是通过财务审计来进行控制工作的。那时组织规模不大，涉及的范围较小，业务活动种类也比较简单，所以进行财务审计的目的是防止有限的资金在使用过程中出现浪费或流失，并保障组织能获得最大的收益。随着社会和科学技术的进步，组织的活动规模越来越大，活动内容也日益复杂，因而控制工作的内容也越来越多，仅靠财务审计已经不足以应付得了了。尽管如此，财务审计仍不失为一种重要的控制法。

在现代的管理活动中，无论采用哪种方法来进行控制工作，都要达到第1个目的（即控制工作的基本目的），就是要“维持现状”，即在变化着的外部环境中，通过控制工作，随时将计划的执行结果与标准进行比较，若发现有超过计划容许范围的偏差时，则及时采取必要的纠正措施，使系统的活动趋于相对稳定，实现组织的既定目标。

控制工作要达到的第2个目的是要“打破现状”。在某些情况下，变化的内外部环境会对组织提出新的要求。若要改革创新，开拓新局面就势必要打破现状，修改已定的计划，确定新的现实目标和管理控制标准，使之更先进、更合理。

在一个组织中，往往存在两类问题：

（1）经常产生的可迅速地、直接地影响组织日常经营活动的“急性问题（acute problem）”；

（2）长期存在的会影响组织素质的“慢性问题（chronic problem）”。

解决急性问题，多是为了维持现状，若想打破现状则须解决慢性问题。在各级组织中，大量存在的是慢性问题，但人们往往只注意解决急性问题而忽视慢性问题的解决。这是因为慢性问题是在长期的活动中逐渐形成的，其产生的原因复杂多样。人们对于其存在已经“习以为常”，以致适应了它的存在，不容易发现或者即使发现了也不愿意承认和解决慢性问题所带来的对组织素质的影响。而急性问题是在短期内产生的，并且经常产生，对多数人的工作和利益会产生显而易见的影响，故容易被人们发现、承认和解决。

因此，要使控制工作真正起作用，就要像医生诊治疾病那样，重点解决慢性问题，打破现状，求得螺旋形上升。(www.xing528.com)

要打破现状，解决慢性问题，是需要一定时间的。这段时间就叫作“管理突破过程”。例如，在企业管理中，要分析企业的产品质量，可以将产品的优等品率作为考核评价的指标之一。若一个企业要把产品的优等品率从原来的80%提高到95%，就需要一个过程。

尽管在日常活动中，控制工作的目的主要是上述前两个，但进行控制工作的最佳目的是防止问题的发生。这就要求管理人员的思想应当向前看，把管理控制系统建立在前馈而不是简单的信息反馈的基础上，在不应发生的偏离计划的情况出现以前就能预测到并及时采取措施来加以防止。

2.控制工作的重要性

为了实现上述的目的，控制工作在管理活动中的重要性是显而易见的，我们可以从以下两方面来理解。

（1）控制工作的重要性体现在任何组织、任何活动都需要进行控制上。

这是因为即便是在制定计划时进行了全面的、细致的预测，考虑到了现有目标的各种有利条件和影响因素，但由于环境条件是变化的，主管人员受其本身的素质、知识、经验、技巧的限制，不可能完全预测准确，其制订出的计划在执行的过程中还可能会出现偏差，还会有未曾预料到的情况发生。这时控制工作就起了保障计划执行和完成，以及在管理控制中产生新计划、新目标和新控制标准的作用。通过控制工作，能够为主管人员提供有用的信息，使之了解计划的执行进度和执行中出现的偏差及偏差的大小，并据此分析产生偏差的原因。对于那些可以控制的偏差，应通过组织机构，追究责任，予以纠正；而对于那些不可控制的偏差，则应立即修正计划，使其符合实际。

（2）控制工作的重要性还表现在它在管理的5个职能（即计划、组织、指挥、协调和控制）中所处的地位以及它与其他职能之间的相互关系上。

控制工作通过纠正偏差的行动与其他4个职能紧密地结合一起，使管理过程形成了一个相对封闭的系统。在这个系统中，计划职能是确定和实现组织的目标、战略、政策和方案的程序，然后，通过组织工作、人员配备、指导与领导工作等职能去实现这些计划。为了保证计划目标能够实现，就必须在计划实施的不同阶段，根据由计划产生的控制标准，去检查计划的执行情况。这就是说，虽然计划工作必须先于控制活动，但其目标是不会自动实现的。一旦计划付诸实施，控制工作就必须在其间穿插着进行。它对于衡量计划的执行进度，揭示计划执行中的偏差，以及指明纠正措施等都是非常必要的，同时，要进行有效的控制，还必须制订计划，必须有组织保证，必须要配备合适的人员，必须给予正确的指导和领导。所以说，控制工作存在于管理活动的全过程中，它不仅可以维持其他职能的正常活动，在必要时，还可以通过采取纠正偏差的行动来改变其他管理职能的活动。虽然有时这种改变可能是很简单的，如在指导中稍做些变动即可，但在许多情况下，正确的控制工作可能会导致新目标的确立和新计划的提出，从而改变组织机构，改变人员配备，并在指导和领导方法上做出重大的改革。