如何编制有效的工作计划表：方法与注意事项

展览项目的工作计划一般采用表格形式呈现，也有采用“甘特图”辅助说明工作计划的进度和流程的。

编制工作计划表格应注意以下问题。

（一）合理设置标签

工作计划表格所设置的标签，一般包括工作任务、完成时间、质量要求、责任人、备注等。在表格标签的设置中，要注意标签相互之间的逻辑关系，如列有工作任务，但无完成时间和质量要求，这种任务在执行中就难以落地，也难以考核。

不同的主办方可以根据自身特点和需要，有针对性地在工作计划表中设置标签。

展览项目工作计划的表格一般采用Excel格式。

（二）对应经营目标与财务预算指标

经营目标与财务预算是编制展览项目工作计划的基础数据。在工作计划表中列明的工作任务、完成时间、质量要求等内容，须严格对应此项目的经营目标和财务预算指标。如展位销售，应按经营目标确定的收入指标分解到月到人（销售人员）。再如广告宣传，应按财务预算确定的成本并分解到计划投入的媒体。不能忽略对应经营目标与财务预算的工作计划，否则对于展览项目的目标管理就失去了作用。

（三）分解细化工作任务

分解细化展览项目的工作任务，旨在提供业务工作指引，以要求团队成员共同遵循；同时，便于项目经理督导执行。分解工作任务，指将项目的经营目标和操作措施按项目团队内部的业务环节或组织单元加以分配，以避免“胡子头发一把抓”，工作责任悬空。细化工作任务，指将项目的经营目标和操作措施进一步细化，成为一项一项的具体任务，并一一明确完成时间、质量要求和责任人，以做到项目团队“人人肩上有责任，个个心中有指标”。

（四）提出阶段性工作进展目标

展览项目工作计划表中所列明的工作任务，须提出阶段性的进展要求。阶段性进展，指项目在实施过程中某项工作任务在某一时间节点须达到的阶段性目标。例如，展位销售任务须在展览项目进展过程之时完成收入指标过半；又如，专业观众数据库的信息须在展会开幕之前3个月完成核实工作。

（五）体现改进管理和业务创新的举措

展览项目工作计划按届编制，属于长期性管理工作。每次编制工作计划都不应简单地重复上届的内容，而应针对上届存在的不足提出改进措施，同时结合业务创新的需要增加新的工作任务。(www.xing528.com)

（六）衔接业绩考核

列入表格的工作任务及其经营管理指标，应与主办方业绩考核的内容相吻合。例如，对于展览项目自媒体新闻生产的考核指标，可以明确规定：每月更新四次，每次发表新闻不少于3篇。在每次发表的新闻中，原创新闻不少于2篇，转载新闻（含改写新闻）不超过1篇。甚至应明确发稿的具体时间（每周的哪一天）。

（七）总表与分表分别编制

与重要工作任务相关的计划，如展会配套活动的组织方案，不要列入展览项目总体工作计划的表格之中，应单独列表，以免总表内容过于庞杂，要领不彰。

（八）简明表述计划内容

列入表格的事项，其文字和指标数值的表述须简明扼要，切忌论述。例如，召开新闻发布会是计划中某月的工作任务，只需写明“在上海召开新闻发布会”即可，而无须写成“为打开上海市场、拓展与上海媒体关系，切实办好上海新闻发布会”。又如，展位销售收入50万元是计划中某月的工作任务，只需写明“展位销售收入50万元”即可，而无须写成“维护老客户，发展新客户，克服困难确保实现展位销售收入50万元”。

案例3-5　　展览项目的工作计划

说明与评点

（1）此为展览项目年度工作计划表的模板。其按年分为12个月详列每个月的主要业务工作事项。在计划表中，以展会举办的月份（涂黄色的月份）为界，分为展前和展后两个阶段。在展后阶段，除总结上届展会经营管理工作之外，主要是展开新一届展会的经营管理工作。

（2）此表分为项目总体工作、销售工作、营销工作和客服工作四个方面。每个方面的工作还应细分，如销售工作计划须按月提出销售收入进度指标，营销工作计划须按月明确自媒体内容生产的指标。展会的重要配套活动也要单列计划。表中所列客服工作，实为营销工作的一部分。

（3）表中之所以未列运营业务事项，是因为此案例中公司的运营工作集中于公司运营部。运营计划由公司运营部提出。

（4）此表所列展览项目计划管理的业务事项，来自本书编者的管理经验。因展览项目不同，或因主办方的管理要求不同，列入表中的业务事项可以根据需要而调整。