如何准备编制财务预算计划：详解收入细分、数据拆解与新财务指标设定

编制展览项目财务预算计划是一项技术活，编制者既要熟悉展览项目的财务管理，又要熟悉所编项目的经营情况。

（一）确定计划表格模板

财务预算计划由表格呈现，展览项目的财务预算计划同样如此。

由表格呈现的财务预算计划，其关键是表格的标签设计。展览项目财务预算计划的标签必须包括营业收入、营业支出和营业利润三项。

在项目营业收入中，一般需要设置收入总金额、收入来源及金额、各项收入占总收入比例、本届计划收入与上届实际收入比较、备注等细分标签。其中，收入分类包括展位销售、配套活动销售、门票销售、广告销售、赞助、服务佣金及其他。

在项目营业支出中，一般需要设置支出总金额、支出分类及金额、各项支出占总支出比例、本届计划支出与上届实际支出比较、备注等细分标签。其中，对于展览场馆、销售、营销、运营等较为复杂的支出大类，要在大类之下细分中类或小类。例如，展览场馆支出在项目营业支出中属于大类，其下要分为展览场馆租赁、标准展位搭建、公共设施搭建、展具租赁等中类；而在展览场馆租赁中类之下，还要分为场地租金、电费、保安费等小类。其中，场地租赁应根据实际需要，分为展览、会议、仓储或办公等场地租赁。在项目营业支出的分类中，最为复杂的是营销支出。其细分的中类可达十余种，再细分的小类则更多。

管理规范的主办方所使用的展览项目财务预算计划表，在经过多年管理实践后已经模板化。编制者只需依照模板作业便可形成计划表。根据精细管理和业务创新的需要，这些主办方会在计划表收入和支出的分类标签上及时改进或调整。总的来看，展览项目管理中日益细化的业务分工，是促使财务预算计划表的分类越来越细的动因。

新引入财务预算管理制度的主办方，需要借鉴先进主办方的经验，根据自身实际情况设计展览项目的财务预算计划表，并在管理实践中不断完善，逐步使其模板化。

（二）收集整理历史数据(www.xing528.com)

构成展览项目财务预算计划表的数据主要是财务数据。其中，上一届乃至前三届的财务数据都是编制新一届展览项目财务预算计划的重要参照。收集整理历史数据需要注意以下问题。

一是，完整收集历史数据。既要收集财务数据，包括项目的营业收入、营业支出和营业利润；也要收集经营数据，如租赁展馆面积、展位个数、展览净面积、现场登记的专业观众数量等。

二是，深入整理历史数据。根据财务预算计划表格模板设定的分类，将综合性数据进一步拆细，如将上一届数据营业收入拆分为展位销售和非展位销售。在非展位销售收入中，再拆分为配套活动销售、门票销售、广告/赞助销售、服务佣金、其他等类收入，以作为编制新一届财务预算计划的参比依据。

三是，分析比较同类数据。在收集和整理历史数据的基础上，通过环比近三届同类数据的变化，以反映项目经营趋势。例如，比较项目近三届营业收入与营业支出的增减比例，分析两者之间的变化关系，以作为提出新一届财务预算计划中财务指标的依据。

（三）研究确定新一届财务指标

新一届展览项目的营业收入、营业支出和营业利润三项指标的建议，需要在编制财务预算计划之前定下来。这三项指标的建议一般由主办方提出，再经项目经理通过编制计划做出预算，测算实现指标的可能性。

财务指标建议无论是由上至下还是由下至上提出，均要对比历史数据，按照一定的增长比例测算指标的数值。如展览项目根据发展战略规划（商业计划）需要扩大展览范围（一般指增加新的展览板块，如机械装备展会在展览范围中新增工业机器人的展览板块，食品展会在展览范围中新增烘焙设备的展览板块），指标数值在营业收入和营业支出两方面都会增加，营业利润的数值也会随之变动。

在主办方内部，研定展览项目的财务指标实际是一场博弈的过程。主办方管理层、项目经理、财务管理、行政管理部门等方面均会参与订立指标的讨论，并表达不同意见。因为指标的订立，对主办方（公司）实现整体目标以及项目团队的收益将产生利害关系。项目经理通常会争取有利于自身经营管理的低指标（营业收入、利润指标同比增长幅度偏低），而主办方管理层则通常会追求有利于整体发展的高指标（主要是利润指标）。在博弈中，主办方往往会坚持贯彻发展战略规划，通过设定绩效奖励政策，来激励项目经理及其团队接受指标增长的要求。