参展合同签订：销售人员如何使用法律知识和主办方规定

展览项目的销售合同即客商参展合同。销售人员应熟悉参展合同的格式、内容以及签订合同的法律知识和主办方的制度规定。

（一）销售合同样式

展览项目与客商签订的参展合同，基本由展会主办方提供，分为格式条款合同和非格式条款合同两种。

1.格式条款合同

在参展合同中，主办方普遍使用格式条款合同。格式条款合同，即当事人为了重复使用而预先拟订，但合同中的条款在订立合同时未与对方协商。展会主办方作为参展合同的当事人，为了在销售中对参展商重复使用而预先拟订的合同。这种合同中的格式条款，在其订立合同时未与参展客商协商。

在国内，参展合同中的格式条款合同多为表格形式（见案例7-1合同1）。表格形式的格式条款合同，条款简明扼要，篇幅往往不超过两张A4的纸。展会主办方与客商只需在表格上预订的栏目中填写双方约定的事项即可。这种合同条款简明、易于填写，老客户也非常熟悉。

除表格形式的格式条款合同外，也有增加文本形式的格式条款合同（见案例7-1合同2）。在文本形式的格式条款合同中，条款内容全面，事项表述详细，合同文字篇幅往往在数千字以上。在这种合同中，展会主办方与客商对于双方各自权利主张、违约处罚要求的表述占据合同的主要篇幅。

展会主办方在使用格式条款合同时，常会遇到客商要求增加条款的情况。客商要求增加的条款，基本是为了保障自己的权益，并对主办方予以制约。在这种情况下，大多数客商不会要求改格式条款合同的样式，而是在格式条款合同内增加条款。

案例7-1　　展会参展合同

合同1　第18届CS市广告技术与设备展览会参展合同（2017年4月9—11日在CS国际会展中心举办）

合同2　2016年中国（上海）国际乐器展览会参展合同

本公司申请上海新国际博览中心：

____号展馆　□标准展位　□光地____平方米　展位号：____

我司应付展位费人民币____元。

本公司向主办单位申请以下展会现场服务内容（可单选或全选）：

□展台演出申请□展会广告申请

对于申请以上内容的展商，主办单位将另外传真合同附件进行确认。凡有展台演出的展商须

进行展台演出申请，未申请者将禁止进行展台表演。

我已阅读并同意参展合同、参展合同有关规定的约定，本参展合同及附件自上海国际展览中心

有限公司确认之日起生效。

授权签署：______

签署日期：______

加盖公章：______

参展确认

以下由主办单位填写

兹确认贵单位申请位于上海新国际博览中心___号展馆　□标准展位

□光地__平方米　展位号：___

授权签署：______

签署日期：______

加盖公章：______

注：

（1）参展商若私自转让展位、展示的产品与合同上不符或与乐器不相关，主办单位有权取消其展位。

（2）展会禁止拼展，对于拼展展商，主办单位将采取禁止参展等措施。

（3）在关于本展览会其他任何资料中，若由参展商提供的包括单位名称在内的各项信息与本合同不符或未能按时提交《展商手册》中相关表格时（会刊登记、展品分类、公司楣板等），主办单位将以本合同中信息为准。

（4）中国（上海）国际乐器展览会参展合同的有关规定《展商手册》等都作为本合同附件，具有与合同同等法律效力。

中国（上海）国际乐器展览会参展合同的有关规定

一、关于展位申请

（1）各参展商需将企业营业执照副本传真至主办单位，以便主办单位审核参展商参展资格。

（2）请各参展商在确认的展位图上签字并回传至主办单位，作为合同附件。

（3）二胡厂家或营销企业需传真“定点生产企业证明文件及二胡收藏证”作为合同附件。(www.xing528.com)

二、关于展位价格、付款及发票

（1）展位价格计算方法以招展书以及展会官网的公布为准。

（2）参展公司自签订参展合同之日起15日内支付占合同金额50%的第一笔款项，在收到主办单位确认通知后，方可有效。所有余款需在2016年7月30日前付清，否则主办单位将有权变更参展公司的申请内容，或将视其放弃展位。

（3）2016年3月30日前签订参展合同，并在合同规定期内支付了50%展位费者所享受的优惠金额将在支付的余款中扣除。所有的费用必须在规定日期内缴付。不能按期缴付者将按较高费率支付，这适用于那些签订参展合同较早，却不能按期支付的参展商，其签订参展合同时的优惠展位费将自动地恢复到没有折扣的费率。

（4）展商如在4月30日之后退出参展，第一笔付款不退回；如在7月30日之后退出参展，全额展费不退回。

（5）由主办单位所开具的展位费发票抬头以参展单位在银行汇款的单位名称或汇款人名称为准。

（6）参展商所付展位费以及其他付给主办单位的相关费用，主办单位将开具增值税普通发票。参展商若需开具增值税专用发票，请提前向主办单位申请并提供税务登记证及开票资料。参展商收到增值税专用发票后，请即仔细核对，若有疑义，请速联系主办单位，发票隔月无法修改重开。以个人名义付款展商无法开具增值税专用发票。

三、其他相关规定

（1）条款中的词语含义如下：“展览会”指于2016年10月8日至11日在上海新国际博览中心展出的中国（上海）国际乐器展览会。“主办单位”指上海国际展览中心有限公司。“参展商”指任何已根据合同获得展位的人员或单位。“展品”指参展单位展位上的参展物品。“展位”指分配给参展单位的场地和在上面搭建的展台。“展馆”指展厅以及与展览有关的场地或房间。“指定服务商”指在展览期间，被主办单位或展馆经营者雇用，对展位进行搭建、装配或其他工作的个人或公司。

（2）展览会布展时间为：10月6—7日。展览会开馆时间为：10月8—11日。在此期间，每个展位必须有展品展出，并且必须有参展单位人员在场。

（3）参展商如果想要取消其预订展位，必须以书面形式通知主办单位，同时须按参展合同中列出的缴款日期，缴纳取消日之前的全部费用。参展商在签约后要求缩小其展位的，仍需支付原来预订时的全部金额。未经主办单位同意，参展商不得将其展位转租或分租给第三方。主办单位有权因展览会整体需要调整参展商的展位位置或面积，如调整后的面积小于原来申请的，主办单位将按面积缩小的比例退款给参展商。参展商不能按照本参展合同规定撤去不符合本合同规定的任何展品，包括器材、器械及其他东西，主办单位有权将之从展位或者展馆中拖走，其风险和费用由参展商承担。

（4）主办单位将向参展商提供包括展览会各项安排的详细的《展商手册》。参展商应遵守《展商手册》中的各项规定。

（5）主办单位将向各参展商提供展览会比例平面图和标准展位的详细资料。参展商不得在主办单位认为遮挡光线，或者有碍观瞻的公共场所，或者在出入口通路，或者其他影响到别的参展商的地方陈列展品。光地参展商必须在开展前6周，向主办单位提交其特装展位搭建的图纸（尤其是结构图）以及可能聘用的搭建服务商，以便主办单位批准施工。

（6）所有搭建、装饰或遮挡展位的材料必须是不可燃的。参展商须遵守主办单位、展馆或者有关部门的规定。

（7）展馆提供一般的照明。主办单位指定正式搭建承包商，将电气线路连接到各展位以备展品陈列之需。展厅内不允许其他电气承包商工作，所有设施均由授权单位进行检查。参展商不能安装使用也不允许其安装或使用任何附加的发电、供电装置，或者其他人造光源、发电方法，或者任何主办单位认为破坏展馆规定的装置。

（8）危险材料不得展出，也不能带入展厅。只可展出申请展位时提出的展品。没有征得主办单位的事先同意，不得在展厅内的任何部位树立或张贴任何标志、印刷品或者宣传品。参展商不得展出和宣传主办单位或展馆认为属于诲淫的，或者有异议的展品、宣传材料或其他东西。

（9）参展商应在闭馆期间撤走其展品、展位及搭建商的材料，在闭馆期间若将展品弃置在展馆或者展览大楼内，将材料或者展品随意丢弃，清除或处理这些东西的费用将由参展商承担。

（10）展览会布展、撤展期间，展会开展期间的前两日，12岁以下儿童不得进入展馆。

（11）展位上允许的最大音量为70分贝，若展商有展台表演须在签订参展合同的同时提出申请。

（12）所有的展品、零配件和所有其他由参展商及其代理人、搭建商、其他由参展商邀请者带进展览会的物品，均由参展商独家承担风险。主办单位不负责这些展品、零配件或物品的任何损失或损坏。主办单位不负责非主办单位的疏忽而造成的参展商或代理承建商或参展商邀请的其他人员的生命及人身伤害。参展商有责任承担并赔偿因安装和拆除展位不当而造成主办单位的利益蒙受损失或损害，以及直接或间接由参展商或任何承包商、分承包商或参展商邀请者，或由于任何展品或机器等，对展位所造成的损失和损害。

（13）如果主办单位因不可抗力而取消展览会，参展商同意接受统一解决和清算所有对主办单位的索赔，根据主办单位收到的所有参展商交付给展览会总金额，扣除主办单位在联系展览会中已交付的所有费用，根据主办单位的决定包括保留以备将来可能产生的展览会索赔和各项费用后，再按比例分摊。如果主办单位是出于商业原因取消展览会，包括（但不限于）展览会缺少支持时，主办单位将退回所有参展商已付给主办单位的费用，参展商应同意并确认不再对主办单位取消展览会提出进一步的索赔。

（14）所有参展的展品都必须具有自己的知识产权或有效授权证明，所有展品、展品外包装、宣传资料等没有侵犯他人的知识产权，并于展会期间准备好参展的展品的知识产权或有效授权证明。展会现场将会设立知识产权办公室处理相关纠纷，一旦由知识产权办公室认定展品有侵权嫌疑，主办单位有权要求参展商撤下相关展品。

（15）在特殊情况下，主办单位有权对这些条款或其中任何条款进行适当的修改、增加、改进或撤销。但这些修改、增加、改进或撤销并不免除任何本合同中规定的参展单位所需承担的义务。

（16）本合同适用于中华人民共和国的法律管辖。合同双方如在解释或执行本合同条款的过程中产生争议，都同意由上海国际经济贸易仲裁委员会仲裁。

说明与评点

（1）本案例收录的两份参展合同均为格式合同。两份合同都采用了表格形式。合同2在表格后附加了与合同有关的规定。此规定是该合同的组成部分。

（2）在表格中，两份合同均分栏目列明参展客商的单位名称、地址、联系方式、负责人或联系人、约定展位数量、应付参展费用、展品等合同约定内容，以便客户填写。“中国（上海）国际乐器展览会”的参展合同，在表格中“参展类别（请贵公司勾选本公司参展展品，这将影响展位位置安排）”一栏详细列明展品分类，要求客户注明。而“广告技术与设备展览会”参展合同中的“参展产品”一栏，未进行展品分类。

（3）两份合同约定的条款，基本是针对参展客商的。合同2附加的《中国（上海）国际乐器展览会参展合同的有关规定》，除说明主办方提供的服务外，更多的是规范客商的参展行为。之所以附加规定，一方面是主办方认为将如此多的规定放在表格式的合同中占用太大篇幅不太合适；另一方面是主办方认为明确本方提供的服务事项和规范客商参展的行为非常必要。

2.非格式条款合同

参展合同中的非格式条款合同，往往是根据“大牌”或支付大额参展费客商（包括主办方为客商提供组合销售服务产品）的要求而设立的。在国内展会销售中，非格式条款合同应用不多。但凡采用，该合同一般是与重要客商订立的合同。

非格式条款合同采用文本形式，不会采用表格形式。客商重视保障自身权益，必会详细约定主办方的责任与义务，以及违约后对于主办方的处罚，非格式条款合同的篇幅数倍于格式条款合同。参展商是展会主办方的客户，而且要求订立非格式条款合同的参展商多具强势地位，因此，参展客商在非格式条款合同中约定主办方责任、义务以及违约处罚的条款较多。

草拟非格式条款合同的文本，仍以展会主办方为多。但参展客商会在订立合同的过程中提出意见，包括修改主办方提供的合同草案。非格式条款合同的文本草案往往需要在双方当事人之间多次协商方能定案。参展客商的法务专家一般会参与合同草案的协商。

（二）销售合同制定方法

制定合同须符合《中华人民共和国民法典》中关于合同的规定。

展览项目用于展位销售的格式条款合同，由主办方统一制定。主办方的法务部门或聘请的法律顾问要参与展位销售合同范本的制定与审查。

格式条款合同因反复使用，须形成相对固定的范本。表格式格式条款合同的栏目，应以简明扼要、方便填写为设计原则。格式条款合同的内容调整，基本上是按展会的届数而进行，主要是变更展会举办时间、地点、届数等条款。

非格式条款合同的设立或应客商要求，或因合同内容复杂而无法用格式条款合同处理。因合同多由展会主办方提供草案，故主办方应准备范本作为草拟合同的模板。在草拟合同时，须将经由双方（展会主办方与参展客商）达成一致的意见写入合同草案之中。非格式条款合同的文本，或由主办方法务部门提供，或由负责此项销售业务的销售人员依据主办方的统一范本而撰写。

非格式条款合同草案形成后，展览项目经理及销售业务部门负责人须进行审查。主办方的财务、法务（法律顾问）部门也要参与审查。