专业展会现场服务外包解决方案

提前配置展会现场服务资源，是运营业务在展前的主要工作之一。

（一）外包服务事项

一方面，主办方在展会现场提供的服务，并非自身可以全部包揽，如标准展位搭建、展品物流、餐饮供应、场地清洁等。另一方面，以市场化方式外包服务，不但可以提高专业化服务品质，而且可以提高主办方运营管理的工作效率。因此，自2000年以来，国内外包展会现场服务事项的主办方逐渐增多，从“北上广”逐步向全国展览城市扩展，承揽相关服务的专业机构数量逐渐增加、体系趋于完善。

在展会现场的服务中，可以外包的服务事项主要如下。

1.场地布置服务

场地布置服务一般包括展位图划线、标准展位搭建、公共设施搭建、特装展位搭建管理、地毯铺设等事项（见表8-4）。

表8-4　展会场地布置业务事项与工作内容

2.展品物流服务

展品物流服务指展品在展会期间进入和离开展馆的短途运输，分为机械搬运和人力搬运两种形式。

3.观众登记与门禁服务

观众登记与门禁服务指观众进入展馆参观之前的身份核实、信息收集、证件发放和入口验证。售卖门票的展会，则有卖票和入口验票环节。

4.餐饮供应服务

餐饮供应服务指展会期间的午餐（一般是盒饭）以及展会现场特设咖啡区的饮品、点心供应。

5.开幕典礼服务

开幕典礼服务指为展会开幕式提供的场地搭建、音响、礼仪与表演服务。

6.配套会议及活动服务

配套会议及活动服务指展会期间为配套会议及活动提供的会场布置、嘉宾及参与者接待等方面的服务。

7.宣传品印制服务

宣传品印制服务指展会会刊、会报、入场券、《参展手册》《参观手册》的印制服务。

8.无线网络服务

无线网络服务指在展会现场提供大容量的无线网络（Wi-Fi）服务。

9.其他服务

展览现场其他外包服务事项如表8-5所示。

表8-5　展览现场其他外包服务事项

在其他外包服务中，摆渡大巴用于接驳参展商/观众到展览现场。其又分为两种情况：一种是长途接送，如长沙建材展会主办方外请大巴到全省部分县市建材市场接送专业观众；另一种是短途接送，如在上海新国际博览中心举办大型展会，主办方一般会外请大巴在龙阳路地铁站口与展馆之间往来接送参展商/观众（故称为“穿梭巴士”）。新投用展馆如地铁设施未能配套，大型展会主办方一般会外请大巴接送参展商/观众。

（二）外包服务机构

主办方外包展会现场的服务，分为主场服务外包和主办服务外包两种。其中，主场服务一般指场地布置、展馆物流两项；其他服务则为主办服务。如此划分，一方面是行业惯例，约定成俗；另一方面是相较于主场服务，主办服务供应商无需大量使用器材（如标准展位展架及展具）、设备（如吊运重型展品的设备、机具）、物资（如地毯）及加工（如展台制作、广告喷绘），而主要是依靠人力及轻便设备（如电脑、打印机）。主场服务外包供应商的收入主要来源于参展商（部分来源于主办方），也是一个原因。

（三）管理要则

一是，要理清主办方与服务供应商的关系。主办方与服务供应商是委托方和受托方的关系，即供应商须向主办方负责，按委托合同的约定履行承诺。同时，供应商在展会现场的服务中具有“中间商”性质。其代表主办方实施服务工作，其服务质量关乎展会品质。在供应商中，负责展场搭建、展馆物流的主场服务供应商具有“一家托三方”的服务特点，即同时服务主办方、参展商和展览场馆。

二是，要选择有资质、有经验、有口碑的服务供应商。衡量经验和口碑主要看双方的合作是否顺畅，供应商的服务是否专业，其服务的品质是否优良。主场服务、观众登记的供应商与主办方一般是长期合作关系。

三是，要考虑外包服务的“性价比”。偏高的服务收费往往会引发参展商的不满，从而损及主办方声誉。主办方应选择“性价比”合理的服务供应商，还要监管供应商对客户的收费标准，尤其是展场搭建、展馆物流、餐饮供应的收费标准。

四是，要在严格合同管理的同时，加强展会现场调度。主办方须与供应商签订外包服务合同，要详细约定双方责任、义务和违约处罚条款。在展会期间，主办方运营部门要与服务供应商建立协调工作机制，在监管落实合同的过程中，及时沟通，排解矛盾，迅速应对突发状况，以保障现场服务的有条不紊和质量到位。展场搭建、展馆物流的服务供应商应在展会现场的显著位置设置办公室，接待客户咨询。服务供应商在现场的工作人员应穿着工作服，以便客户辨认。

五是，如标准展位搭建、展品物流、餐饮供应由展馆经营方提供服务，主办方应与馆方按服务事项分别订立合同（不宜列入租馆合同），通过明确双方责任、义务和违约处罚条款，以防止因缺乏约定而导致服务品质不佳以及无法追责的情况发生。

案例8-2　　展会主场服务的合同

展会主场服务协议

甲方：___展览有限公司

乙方：___会展服务有限公司

依照《中华人民共和国合同法》及其他有关法律、法规，遵循平等、自愿、公平和诚实信用的原则，甲方同意委托乙方承担______展览会的主场服务，并达成合作协议如下：

一、展会项目基本情况

（一）项目名称为___________；

（二）举办地点为______________；

（三）举办时间为___年__月___日；

（四）展览面积（甲方租赁展馆面积）为__万平方米。

二、本协议所指由乙方提供的展会主场服务事项如下：

（一）参与编写展会《参展商服务手册》，将主场服务事项写入其中，提交甲方审核无误后，用于发放参展客商及搭建商知晓；

（二）接受参展客商及搭建商进入展馆的资格申报手续即“报馆”手续；

（三）审查参展客商及其委托搭建商的展台搭建设计图纸及相关资格文件；

（四）在布展之前，按甲方提供的展位布置平面图在展览场地上划线；

（五）在布展期间，监督并管理参展客商及其委托搭建商搭建工程施工情况，监督施工安全和展台搭建设施安全；

（六）收集参展商在参展期间（包括布展期间）的电力、机力、物品租赁、网络连接、展品与参展器材物流运输等方面的需求，协调相关方面提供服务；

（七）协调地毯铺设、参展商布展或撤展加班、标准展位楣板字样修改事项；

（八）根据本协议向参展客商及搭建商收取相关费用；

（九）协助甲方处理展会现场的突发事件。(www.xing528.com)

三、甲方职责

（一）负责与展馆签订展会租赁场地的协议；

（二）负责确定乙方承接的展会主场服务事项，并同意乙方参与《展会服务手册》的编辑工作，将主场服务事项写入其中；

（三）负责授权乙方作为展会主场服务商，并出具证明文件；同时，通知展览场馆经营方、参展商，以及其他相关服务供应商；

（四）向乙方提供参展商名单、展位预订情况及联系方式；

（五）在布展之前，向乙方提供展位布置平面图；

（六）对乙方承接的展会主场服务事项进行协调，提供必要的支持；

（七）负责监督乙方的服务质量和工作效率；

（八）根据本协议，向乙方支付乙方应该收取的服务费。

四、乙方职责

（一）根据甲方明确的展会主场服务事项，负责按本协议附件规定的业务标准提供服务；

（二）参与《展会服务手册》的编辑工作；

（三）负责就展会主场服务事项的进展情况及时与甲方沟通，处理重大问题或矛盾之前征求甲方意见；

（四）接受甲方对于本方服务质量和工作效率的监督与指导；

（五）在展会期间（包括布展、撤展），派员入驻甲方在展会现场设立的服务中心（或参展商接待处），提供主场服务方面的咨询服务；

（六）根据本协议，收取甲方支付的服务费；

（七）根据本协议，向参展商或享受展会主场服务的机构收取服务费；

（八）本协议履行完毕后，负责向甲方提供主场服务工作总结报告。

五、服务价格及结算方式

（一）甲方同意乙方向搭建商收取以下费用：

1.特装展位施工管理费

由甲方指定的展会搭建商的收费标准为__元/平方米，非甲方指定的展会搭建商搭建的收费标准为__元/平方米。

2.参展客商及搭建商进入展馆资格延迟申报手续的加急处理费

凡未按规定时间完成“报馆”手续的参展客商及搭建商，逾期者在其应交特装展位施工管理费总额基础上加收30%的加急费；在布展当日“报馆”者，在其应交特装展位施工管理费总额基础上加收50%的加急费（此规定须在甲方《展商服务手册》中特别注明）。

（二）除向参展客商及其搭建商所收取的特装展位施工管理费之外的其他服务收费，按展馆公布的收费标准收取，或按甲方与展馆或相关服务供应商达成的收费标准收取。

（三）甲方同意支付乙方主场服务费为人民币___元。

（四）结算方式

1.乙方自行收取的特装展位施工管理费，由乙方向交付费用的企业开具发票。

2.乙方收取甲方的主场服务费，由乙方向甲方开具发票。

六、违约责任

（一）甲方违约

1.本协议履行期间，甲方未经乙方同意，另行委托第三方提供本协议约定的主场服务事项中的任何一项服务的，属于违约行为。甲方应向乙方支付该第三方所获取

的全部服务费收入作为赔偿。

2.甲方未向乙方提供展位布置平面图、参展商信息或提供的信息有误，致使乙方服务不能按时进行或造成延误，由此导致的负面影响和损失由甲方承担。

（二）乙方违约

1.乙方因服务质量或工作效率未到达本协议附件所规定的业务标准，对甲方主场服务工作带来不良影响，包括对于其他服务供应商工作带来不良影响，经甲方提出整改要求后仍未达到业务标准的，甲方有权要求乙方给予经济赔偿，并不再与乙方保持合作关系。

2.甲方向乙方提供的参展商信息系甲方商业秘密，乙方不得用于本协议约定的主场服务之外的其他商业活动，也不得将此信息泄露第三方。如有违反，甲方一经查实，有权要求乙方赔偿因此而产生的经济损失。

七、其他

（一）甲方项目负责人___，乙方项目负责人___。

（二）甲方在展会现场临时要求增加服务项目，凡涉及收取费用的，以双方在本协议中指定的项目负责人签字确认为准。

（三）本协议附件《主场服务业务标准》，系本协议组成内容，与本协议具有同等效力。

（四）在协议履行过程中，双方若有矛盾，应通过友好协商解决。如双方矛盾无法协商解决，双方均可提出法律诉讼。诉讼地点为展会举办地。

（五）双方承诺，不公开发表不利于双方合作的言论；不得向第三方透露本协议内容。

（六）因不可抗力导致本协议部分或全部不能履行，双方应共同应对，以求降低风险，减少经济损失。如因不可抗力导致解除本协议，双方均不承担违约责任。

（七）本协议未尽事宜，双方可另行协商，必要时可订立补充协议。

（八）本协议一式两份，双方各执一份，双方授权代表签名并加盖公章有效。

甲方：____展览有限公司（盖章）

授权代表：（签名）

签署日期：___年__月__日

乙方：____会展服务有限公司（盖章）

授权代表：（签箬）

签署日期：___年__月__日

说明与评点

（1）这是展会主办方与主场服务提供方设立的协议（合同）。甲方是展会主办方，乙方是展会主场服务提供方。甲方是委托方，乙方是接受委托方。

（2）该协议约定了乙方提供的展会主场服务事项，明确了乙方收入来源及其获取途径。