文献采访政策：指导和规范文献采访，确保馆藏连续稳定

图书馆的文献采访是有目的的活动，目的是建立图书馆的馆藏。要搞好文献采访工作，建立一个符合图书馆生存、发展环境和充分发挥图书馆作用的文献馆藏，就必须制定合乎图书馆实际的文献采访政策，作为采访工作的行为准则。

所谓文献采访政策，指图书馆在文献采访工作中为实现采访目的而实行的方针和策略。不同的图书馆其文献采访政策是不相同的。这首先是因为在当今社会中，一个图书馆不可能也无必要收全所有的文献。面对海量的层出不穷的文献，任何一个图书馆都要有所选择；其次，每一个图书馆的文献需求环境是不同的，这种不同，表现在各馆的性质与任务的差异、读者群体的区别、服务功能的深广等方面，图书馆必然要选样与其自身文献需求环境相适应的文献。制定文献采访政策的目的是对本馆的文献采访工作进行指导和规范。结合本馆实际的文献采访政策，对于提高文献采访工作的效率、保证馆藏文献的质量、满足读者的信息需求极为重要。

（一）文献采访政策的意义和作用

1.增强文献采访的目的性

目的性原则是文献采访工作的首要原则。通过文献采访政策的制定，明确本馆文献采访工作的目的，再通过文献采访工作的实践，实现文献采访的目的，是图书馆对文献采访工作的根本要求。在文献采访工作中，必须不折不扣地执行文献采访政策。强化文献采访的目的性，减少或避免采访中的盲目行为，提高文献采访的质量。

2.保障文献采访的连续性

文献采访是图书馆中长期的日常性工作。要想建立一个系统的完善的体现本馆特色的文献馆藏，就必须要有一个稳定的文献采访政策来保障本馆文献采访的连续性。在一个图书馆中，人员的变动、领导层的更换是常有的事。通过文献采访政策的制定和执行，使文献采访工作不受这种变化的影响，确保馆藏文献建设的连续性和稳定性。

3.提高文献采访的科学管理水平

近些年来，图书馆管理在引进和消化先进的管理理念，在运用现代电子、计算机、通讯技术方面取得了不少进展。但经验式的成分仍占较大比例。文献采访工作作为图书馆的重要组成部分，也不例外。制定文献采访政策，明确文献采访工作的目的性，提高文献采访工作的计划性，强化文献采访工作的预见性和可控性，是提高文献采访工作科学管理水平所不可缺少的。

4.文献采访工作评价的依据

提高文献采访工作能力和水平的一个重要方法是文献采访工作评价。文献采访政策既是文献采访工作的行动指南，也是文献采访工作的评价依据。通过将文献采访工作的实际与文献采访政策加以对照，一方面找出文献采访工作中的差距加以重视；另一方面审视和分析文献采访政策的科学性，使其更符合文献采访工作的实际，更具指导意义。

5.增强与读者的联系

图书馆是向读者提供文献服务的机构。由于图书馆收藏文献的专业性和读者需求文献的多样性，一个图书馆难以满足所有读者的文献需求，同样也难以满足读者所有的文献情报信息需求。制定文献采访政策并向读者广泛宣传，使广大读者对本馆的文献收藏范围有所了解，可以帮助读者充分利用馆藏文献，又可以对图书馆不能满足读者的原因加以解释，还可以倾听读者对文献采访政策的意见，拉近图书馆与读者间的距离，增进读者与图书馆之间的联系，提高读者对图书馆服务的满意度。

6.促进馆际交流与合作

图书馆之间的交流与合作是提高图书馆服务整体功能，满足社会广泛的文献信息需求，加强图书馆行业的社会竞争力的必由之路。文献信息资源的共建与共享是馆际交流与合作的重要内容。制定本馆的文献采访政策并与兄弟馆进行交流，可以促进馆际了解，进而达成文献资源建设方面的分工与协作，优化社会文献信息资源的配置，提高社会文献信息资源的保障能力。

（二）文献采访政策制定的依据

文献采访政策作为文献采访工作的行动指南，强调的是实用性，而非观赏性。因此，文献采访政策的制定要依据本馆的实际情况，统筹考虑，不能照搬照抄，更不能凭空想象。文献采访政策的制定，要依据以下几个方面：

1.本馆的目的与任务

图书馆里的一切工作为的是完成图书馆日常工作中各项指定的任务。任何图书馆不论性质如何、规模大小，建馆目的和工作任务都是具体的。文献采访政策的制定要依据本馆的目的和任务，要体现本馆的建馆方针。

2.图书馆的读者需求

图书馆收集、储存文献的目的是供读者使用。读者对文献的需求是图书馆存在与发展的动力。每一个图书馆都有自己特定的读者群。文献采访政策的制定就要依据本馆读者的需求，从制度上来保障本馆读者对文献信息的需要。

3.图书馆的服务功能

图书馆类型各样、规模不一，其服务功能(服务项目、服务内容)也是有差别的。当前，电子文献、网络文献服务，二、三次文献服务，参考咨询服务等在一些大中型和专业性图书馆，已经普及和深化。文献采访政策的制定要依据本馆的服务项目和内容，制定的政策要能确保和满足本馆各项服务工作的顺利开展。

4.馆藏文献的现有状况

图书馆馆藏文献的积累是通过长期不断的文献采访，经过一定的历史时期形成的。文献采访政策的制定要重视和依据现有馆藏文献的状况，对于已经形成本馆特色的馆藏要倍加珍惜，继续完善；对于缺藏的文献要制定补缺方案；对于效用不大的文献要调整文献采访的方向和政策。

5.馆藏发展规划

馆藏发展规划指图书馆制定的一段时间内馆藏文献建设的目标。它与文献采访政策既有联系又有区别。前者重视宏观，是对馆藏建设的总体把握；后者重在微观，是在文献采访方面对前者的落实。可以说，文献采访政策是图书馆馆藏发展规划的具体措施，馆藏发展规划是文献采访政策的重要依据。

6.本馆人员设置

任何政策都要人去制定和执行。文献采访政策同样需要图书馆内的相关人员去实现。为此，制定文献采访政策时要考虑本馆的人员设置。图书馆由于专业、规模的不同，其内部部门设置和人员安排也不尽相同。例如，就采访人员的设置来说，有的专职，有的兼职；就采访工作而言，有的全部由一个部门负责，有的按文献类型由多个部门负责。只有充分考虑本馆人员的实际情况，才能使制定的政策有条不紊地得到执行。(www.xing528.com)

7.本馆在图书馆网络中的作用

图书馆网络化是当前图书馆事业发展的一个趋势。图书馆网络化的形成要靠两种力量推动：一是相关法规的建立，二是馆际合作。文献采访政策作为图书馆的自主行为，要考虑本馆在图书馆网络中的地位和作用，在文献采访方面加强与兄弟馆的联系，积极主动地进行地区间或系统间的分工与协作。

（三）文献采访政策的主要内容

文献采访政策作为一个图书馆文献采访工作的基本政策和行为准则，其名称可能不同，如采访规则、采访条例、采访指南等。其内容涵盖本馆文献采访工作的方方面面，一个比较完整的文献采访政策，其内容应该包括：

1.文献采访总则

总则主要对本馆的性质与任务、馆藏文献的品种与结构、文献收藏的层次与重点、文献选择的基本原则、文献采访经费的来源、经费使用分配原则等进行说明和规定。

2.采访文献的类型与级别

这一部分是对本馆采访文献的类型和级别加以规定。如确定哪些类型的文献是本馆的采访重点，哪些品种要全面采访、重点采访、适当采访和不宜采访，各品种文献采访复本量等。

3.文献采访方式

这一部分是对本馆文献的主要获取方式进行说明和规定。如呈缴、征集、受赠、购买、交换等。对于有一定规模的图书馆来说，其文献的获取渠道和采访方式一般都较稳定，不会轻易改变。

4.文献采访工作程序

文献采访是一个过程，涉及文献的选择、获取、验收、财务、移交等多个环节。不同的文献其采访程序可能不同，不同图书馆的文献采访操作过程也不尽相同。所以要对本馆采访工作的程序加以规定。

5.采访部门的责任与要求

这一部分内容是对本馆有关文献采访工作的组织、部门、个人的工作责任和工作要求加以规定。该规定可以使本馆文献采访的各个方面、各个层次有序决策和协调发展。

（四）文献采访政策的制定

文献采访政策是图书馆的一项基本政策。一个好的文献采访政策必然有利于本馆事业的发展，有利于提高读者的满意程度，有利于调动图书馆员的积极性；反之，一个不好的文献采访政策必然带来反作用。为此，制定文献采访政策时领导要加以重视，精心操作。

1.组织工作班子

一个图书馆的文献采访工作不是仅局限于采访部门之内，它与其它各个部门都有着联系。文献采访政策的制定要馆领导挂帅，组织工作班子，班子成员包括馆领导、采访部门领导、采访馆员、相关部门人员。班子成员合理分工，扎扎实实地开展工作。

2.深入调查研究

文献采访政策的制定是建立在深入调查研究的基础之上的。这种调研主要涉及文献出版发行方面的调研，馆藏文献的调研，读者文献需求的调研，图书馆的社会地位和作用等。上述调研工作要深入、全面，为图书馆采访政策的制定提供充分的依据。

3.广泛征求意见

文献采访政策的制定要广泛征求各方面的意见，避免领导说了算，少数人决策的现象。在征求意见方面，要重视征求专家学者的意见，因为图书馆不仅是行政性的服务机构，而且是学术性的研究机构；要重视征求流通、阅览、参考咨询部门的意见，他们对本馆文献的使用状况最为了解和熟悉；要重视征求读者的意见，因为图书馆的一切工作都是为了满足读者的文献信息需求。

4.主动内外协调

文献采访政策的实施涉及图书馆内外多个方面。为此，文献采访政策的制定要搞好内外协调。图书馆内部的协调，涉及各个部门之间有关文献采访工作的安排和衔接；图书馆外部的协调，涉及与主管部门的协调和与兄弟馆之间的协调等。与主管部门的协调是因为文献采访政策的执行必须要有一定的人力、财力和物力的保证，与主管部门的协调，取得上级主管部门的支持是文献采访政策得以执行的重要条件。与兄弟馆的协调，是要主动将本馆纳入图书馆网络之中，使本馆的文献采访政策发挥更大的作用。

（五）文献采访政策的调整与修订

文献采访政策的制定和出台是时代的产物。随着社会发展的变化，随着图书馆文献需求环境的变化，文献采访政策也需要与时俱进，进行相应的调整和修订。

文献采访政策的调整与修订一要适时，二要慎重。要适时进行，是因为社会文献供求变化随社会的进步在加速发展，图书馆必须适时对自己的文献采访政策进行审视，使其跟上社会文献的供求变化，充分发挥图书馆的社会作用。要慎重进行，是因为文献采访政策要保持连续性和稳定性。在调整和修订文献采访政策时，要像制定文献采访政策时一样，避免随意和草率。只有这样，文献采访政策才能真正成为文献采访工作的行动指南，真正发挥其应有的作用。