E-1企业软件资产管理规范：实现高效资产管理

第一章 总则

第一条 为提高企业的信息和金融安全，消除软件浪费和冗余，提升本公司对已购买软件产品的综合管理效能，降低法律风险，节约资金，提高使用效率，特制定本规范。

第二条 软件资产管理工作遵循统一政策，统一管理，合理配置，物尽其用，责任到人，财务管理与实物管理相结合的原则。

第三条 本规范所称软件资产，是指价值在规定标准以上（一般市场价值100元以上，含企业信息化成果），授权使用期限在一年以上，通过企业日常预算购买、专项经费购置、接受赠予等方式获得，并以软件载体、许可证、信息化成果的拷贝（含文档材料）等形式存在的资产，包括获得合法授权并已安装的软件。

软件资产的载体包括光盘母拷贝、软磁盘母拷贝、硬盘母拷贝、移动存储母拷贝、互联网下载文件的源文件等；许可证包括企业与软件著作权人签订的授权协议、产品外包装上的授权序列号、载体盘面上的序列号、OEM产品的内置信息，以及电子文档格式的授权密钥等。

第四条 企业软件资产分为四大类：企业购买通用软件、企业购买业务软件、企业信息化产品和文档材料以及其他类。

第二章 管理机构及职责

第五条 软件资产经理是软件资产的管理者，主要职责是：

（一）会同有关部门研究制定软件资产配置限额标准；每财年负责与职能部门、行政部门汇总编报软件资产采购计划。

（二）负责软件资产的账卡管理、清查盘存、出入库登记等日常工作，做到账账相符，账卡相符，账实相符，防止软件资产浪费和流失；协助技术部门进行软件资产的采购、验收、维护、保管等工作。

（三）负责软件资产的配置、处置、调拨、出借等事项的流转手续，并具体组织实施。

（四）负责组织软件资产评估、清查、盘存、编写统计报告，并于每财年向总经理办公会上报软件资产盘存情况和软件采购建议等。

第六条 总经理办公会是软件资产管理的监督机构。其主要职责是：

（一）对软件资产管理工作进行监督。

（二）负责软件资产采购预算的审核工作。

（三）负责软件资产配置、处置、调拨、出借等事项的审核工作。

（四）对软件资产管理相关制度拥有解释权。

第三章 软件资产采购、配置

第七条 企业技术部门负责软件资产的采购、安装和日常维护工作，其他部门或个人未经批准不得自行购置。

第八条 软件资产配置严格执行相关法律法规和企业有关制度规定，遵循合法授权、从严控制、合理配置、避免浪费的原则。

企业各部门以及下辖机构对通用软件和业务软件的使用和购置申请，从实际需要出发，合理配置，能通过调配解决的，原则上不重新购置。

第九条 常规配置软件资产，按照以下程序进行：

（一）每年12月31日（可依会计年度计算）前，各工作部门提出下一财年的软件增加配置申请，报软件资产经理及技术部门；软件资产经理会同技术部门审核各工作部门使用软件的状况，结合配备标准和授权期限以及现有同类软件存量，提出企业年度采购计划（包括各类采购形式的不同优惠措施）。

（二）软件资产经理及技术部门制定的下一年度采购预算，经总经理办公会审核，报财务和总经理审批后，列入企业年度预算。

（三）软件资产经理及技术部门根据采购计划及预算，结合实际分批购置计划内软件资产并验收登记至《软件资产管理记录表》，会同财务部门进行账务处理。

第十条 临时采购软件资产，按照以下程序进行：

（一）员工提出的软件配置需求未列入财年统一采购规划，且需求合理、无库存的，由软件资产经理及技术部门提出购买申请。

（二）该采购申请经总经理办公会和财务部门审核，行政和财务主管领导审批后，购置相关软件并验收登记至《软件资产管理记录表》，会同技术部门进行账务处理。

第十一条 软件资产经理及技术部门的具体采购行为严格按照《软件资产采购与资金审批管理细则》的规定执行。

第十二条 各下辖机构纳入统一采购范围的软件资产，实施整体采购。

软件资产采购采用常规采购和临时采购，集中采购和分散采购，普通采购和专项采购相结合的方式。

第四章 软件资产领用、使用、退还

第十三条 软件资产实行领用、使用、退还管理制度。

软件资产属于企业的重要资产，由企业统一管理，领用工作部门或个人有使用权，无转移安装、转借、处置权利。软件资产使用须履行领用手续，做到“领用、签字、使用”统一。软件载体、许可证、安装说明等用毕，即交还软件资产经理处，并签字确认。

软件资产停用、升级、删除、报废由软件资产经理负责，使用者不得私自处置。

第十四条 员工是软件资产的领用、使用者。主要职责包括爱护和正确使用软件资产，避免软件载体和许可证等丢失、毁损，保证软件资产完整；及时向软件资产经理及技术部门申报需使用和增加配置的软件资产。

员工领用使用软件遵循如下程序：

（一）填写《软件资产使用申请单》报软件资产经理处。

（二）软件资产经理会同技术部门进行审核。

（三）审核通过，按照有关程序申请配置，并由技术部门协助安装。(www.xing528.com)

第十五条 《软件资产使用申请单》（以下简称《申请单》）是工作人员领用、使用软件资产记录的原始凭证。《申请单》包括领用软件名称、软件换装、升级等内容。

软件资产经理在接收《申请单》后，会同技术部门进行审核，同意配置的应编制《软件资产管理记录表》，记录包括新增、转出、转入、退还、盘亏、盘盈等内容信息。《软件资产管理记录表》还须注明规格版本、流转记录等信息，以备盘点核实。

第十六条 软件资产领用实行“谁使用、谁领用”的管理原则。领用人在《申请单》上签字确认，领取软件，用毕归还。

企业内部普装的通用软件（如全面更换操作系统、安全软件），由技术部门负责人签领；各工作部门统一安装的软件，由部门负责人签领；企业领导领用软件，由秘书代为签领，并标注领导姓名。

第十七条 领用人负有在软件载体和许可证归还前的保管义务，应爱惜使用，避免丢失、毁损。

发生软件资产（软件载体、许可证、信息化成果和文档材料）丢失、毁损情况，领用人应及时报告软件资产经理，并提供所在部门领导签批的说明材料。

软件资产经理查明软件资产丢失、毁损原因后报总经理办公会。其中，软件资产毁损的，在软件资产毁损原因查明后，对该项资产进行报废、报损处置。

由于人为原因导致软件资产丢失、毁损的，且情节严重者要求相关责任人承担相应赔偿责任。

第十八条 软件资产经理会同技术部门负责软件资产的安装、升级、删除、维护工作。领用人须爱惜软件资产，出现使用问题报技术部门，由技术部门进行评估后，提出更换和修复意见。

第十九条 调离人员应办理软件资产交接手续。

（一）软件资产经理应对调离人员履行调离核查程序，确认其在调离前已退还软件载体、许可证、安装说明、信息化成果以及文档等软件资产。

（二）对于已离职人员未退还软件资产的情况，其所在工作部门协助软件资产经理催促其退还。离职员工不按时退还软件资产，须追究相关人员责任，并赔偿资产损失。

第二十条 软件资产未经批准不得出借，以及用于私人计算机安装。特殊需要的，须报软件资产经理及技术部门审核。

员工个人购置的软件产品，不纳入企业软件资产。与企业所购软件相同或类似的，禁止安装；对工作有利的其他软件产品，应向软件资产经理提出使用申请，获批准后方可安装。

第二十一条 员工领用、使用、退还软件资产的具体行为严格按照《企业员工使用软件资产管理办法》《企业软件资产维护与保管细则》的规定执行。

第五章 软件资产处置

第二十二条 软件资产处置包括各类软件载体、许可证、信息化成果和文档材料的调拨、出售、置换、报损、报废、删除等。处置软件资产范围包括：闲置软件；因达不到业务要求确实需要淘汰、报废、删除的软件；版本陈旧已不再使用的，正常淘汰的软件；已超过授权期限，无法使用的软件等。

第二十三条 闲置的软件载体、许可证、信息化成果和文档材料须由软件资产经理统一管理；按照“物尽其用”的原则，进行调配使用，无使用价值的有计划集中处置。

第二十四条 软件资产处置遵循“先申报、后处置”的原则。由软件资产经理、技术部门提出处置意见后，按审批权限依次报送总经理办公会、相关副总经理审批后办理。

第二十五条 未经审批程序，不得擅自以报废、删除等方式处置软件资产。

第六章 软件资产评估、统计报告、清查盘存

第二十六条 属于下列情况的，软件资产经理对相关软件资产进行评估：

（一）没有原始价格凭证的软件资产（含与硬件设备捆绑的）。

（二）接受赠予的软件资产。

（三）依照国家有关规定需要进行评估的信息化成果。

（四）其他可进行评估的软件资产。

第二十七条 没有原始价格凭证的软件和与硬件设备捆绑销售的软件应参照市场通行价格进行评估；信息化成果可参照开发费用和市场前景分析进行预估，条件允许的可委托著作权价值评估机构进行评估。

第二十八条 软件资产管理实行信息化动态管理，建立《软件资产管理记录表》或计算机数据库管理体系，确保账卡相符。

第二十九条 软件资产经理与技术部门会同财务部门实行年度对账制度，确保账账相符。

第三十条 软件资产经理每年对软件资产盘点核查，确保账实相符；盘点数据列入当年企业管理报告报总经理办公会。

第三十一条 软件资产经理可根据需要，与技术部门、财务部门制定软件资产使用核查实施办法，实时对软件进行核查。

第七章 监督检查与法律责任

第三十二条 软件资产经理应认真履行职责，加强软件资产管理和监督，坚持企业内部监督与财务监督相结合，日常监督与专项检查相结合，依照法律和相关规定维护软件资产的安全、完整。

第三十三条 软件资产经理于每年12月31日（可依会计年度）前，编制当年的软件盘查数据，报总经理办公会审查；软件资产经理与技术部门、财务部门共同编制年度软件采购计划并于年终采购结果进行数据比对，用以核查软件资产管理工作成效；此外，软件资产经理于每财年末编制的企业软件资产评估分析报告，也将作为企业年度总资产核算的重要参考数据。

第三十四条 员工违反本规范的规定，有擅自占有、使用、处置软件资产行为的，按照《企业员工使用软件资产管理办法》处理。违反国家规定的其他行为，按照有关法律法规处理。

第八章 附则

第三十五条 本规范自发布之日起实施。

第三十六条 本规范条款解释权归总经理办公会（或相关部门）。