管理沟通：会见的含义和特点

一、会见的含义

简单地说，会见就是“人与人面对面的相会”。它是一个极普通的经历，会因不同的原因而出现在多种多样的环境之中。例如，我们向商店服务员询问商品价格、向上级汇报工作、和朋友们聚会聊天、与恋人约会等，这些都是会见。会见是生活中发生频率最高的活动。通过会见，我们获取各方面的信息，处理和解决遇到的问题。

（一）会见的定义

会见是日常管理工作中最普通、发生频率最高的活动，是管理沟通中最常用的工具。但管理意义上的会见不同于日常生活中人们之间的偶遇、闲聊，它具有明确的目的性和计划性，是一种事先安排好的、有目的的正式见面，所以“人与人面对面的相会”这一定义就不能准确地描述管理意义上的会见了。会见被普遍接受的定义是：会见是为了达到预定的目的而有组织、有计划开展的交换信息的活动。在管理过程中，管理者每天的大部分时间都在与各种各样的人接触，而接触的目的多半是为了与有关的人员会见、交谈。

（二）会见的目的

会见是一项目的性很强的沟通活动。如果要成为一名成功的会见者，就必须先明确会见目的，然后再决定实现的途径与方法。会见的目的各种各样，一般来说，与管理相关的会见目的大致有下述一些。

1.提供、获取或交流信息

这是会见最直接的目的。在绝大多数情况下，提供、获取或交流信息都是会见的主要目的之一；在一些情况下，提供、获取或交流信息甚至是会见的唯一目的。例如，市场开发部门召开的讨论会，其目的就是为了了解与交流相关市场信息。

2.了解工作进展情况

通过会见，对工作进展情况进行监控，发现工作中的偏差，以及建立起跟进机制，对工作中的偏差予以及时纠正。例如，研发团队召开的各项目小组定期讨论会，其目的就是了解工作的进展情况，及时发现和纠正工作中的偏差。

3.选择适当的人员完成特定的工作

需要为某项工作甄选人手时，通常会组织有关领导与候选者进行会见（一般不止一次）。这类会见一方面有利于领导了解候选人的基本情况，另一方面也有利于候选人充分了解该工作，在此基础上进行“双向选择”。

4.共同商讨解决问题

这是会见最普遍的目的。在管理过程中，经常会遇到各种各样的矛盾和问题，如产品设计问题、人际关系问题、规章制度问题、市场营销问题等。通过会见，人们相互交流信息和观点，能够找出比较理想的解决问题的方案，从而为企业的各项决策提供依据。

二、会见的特点

从本质上讲，会见是一个交流信息的过程. 有两个或者两个以上的个体参加，这是所有会见都具有的共同特征。但是，仅仅认识到这一点是远远不够的。在管理中，会见这个互动的过程还呈现出一些明显的特点。

（一）计划性

会见是为了达到预定的目的而有组织、有计划开展的交换信息的活动。因此，会见的准备、实施与总结，都必须经过严密组织和周密计划。只有这样，才能有效地降低会见成本，提高会见的效率，使其真正发挥作用。(www.xing528.com)

（二）角色差异性

在会见过程中，双方担当的角色不同，地位也不同。一般情况下，会见通常由参加会见的某一个人组织、控制并实施，他在整个过程中处于主动地位，可以称为会见者或主人；会见的另一方处于被动地位，被称为被会见者或客人，被会见者通常拥有更多的信息，会见中会见者须通过适当的方式引导与激发被会见者将信息展示出来。

（三）双向互动性

会见是典型的面对面的双向沟通过程，会见中被会见者（或客人）和会见者（或主人）的语言及行为表现是直接相连的，中间没有任何中介形式。因此，会见中会见者和被会见者之间的信息交流与反馈是相互作用的。双方都可以通过观察和交谈来判断对方的意图、态度、偏好、对自己表现的满意度等，并以此来调节自己在会见中的行为表现。

（四）灵活性

会见的内容应事先拟定，但这并不意味着会见必须按事先拟定好的计划进行而不能有所变化。会见者应根据被会见者回答问题的情况，来决定下一个问题问什么、怎么问。当被会见者在回答问题中引出拟定的内容以外的问题时，会见者如果觉得必要，还可顺势追问，而不必拘泥于预定的计划。

三、会见的原则

作为一项正式的管理活动，成功和有效的会见应遵循下述原则。

（一）尊重和坦诚的原则

顺利交流的前提是会见双方相互尊重、相互坦诚，只有这样，双方才能克服敌对思维，采取客观理性的态度了解对方。不管是共识多于分歧，还是分歧多于共识，只要双方相互尊重、相互坦诚，交流就可以顺利进行下去。

（二）充分准备的原则

做好充分准备是会见成功的关键因素。会见者掌握的信息越多，会见成功的可能性就越大。因此，要想会见成功高效，就必须做好大量的基础准备工作。

（三）遵守并合理利用时间的原则

不论是被会见者还是会见者，遵守时间的人总是会给对方留下一个良好的印象，尤其是会见者，把握时间的分配往往是成功会见的关键。

（四）计划性与灵活性并重的原则

从会见者角度看，会见内容既要事先拟定，以便会见时有的放矢，又要因人因事而异，在会见现场灵活掌握；既要让被会见者充分表达自己的看法，又不能完全任由被会见者海阔天空地自由发挥，最好是控制与开放并重，灵活把握会见内容。