会议组织方法与沟通技巧

一、做好会议的各项准备工作

没有人愿意在一个无聊的会议上浪费自己的时间和精力，每个人都希望会议具有价值。但是，在实践中人们几乎都曾有过这样的经历，在繁忙的工作中抽出宝贵时间却参加了一个毫无意义的会议。在会议召开之前，进行充分而必要的准备，不仅关系到会议的成效，而且关系到与会者时间的合理利用。一般说来，会议的准备工作主要包括下述内容。

（一）明确会议的必要性

任何会议在召开之前都必须先回答一个十分简单的问题，即：“开这次会真的有必要吗？”事实上，有些会议效果不好的原因并不在于组织得不好、持续的时间过长或是没有获得实质性的结果，而在于它从一开始就没有召开的必要。开会是为了解决问题，如果所要解决的问题通过开会不可能解决，或可以通过其他途径解决，这样就不必开会。对于那些有必要召开的会议，也要能合并的合并，能压缩的压缩。总之，要做到能不开的会坚决不开，可开可不开的会尽量不开，必须召开的会尽量少开。

（二）明确会议的目的

明确会议的目的和目标是保障会议顺利进行的基本条件。如果会议没有一个明确的目的和目标，召开的会议就有很大的盲目性和风险性，最直接的表现就是浪费与会者的时间和组织的各种资源。会议的目的各不相同，有的会议是为了传递信息，有的会议是为了分配任务，也有的会议是为了进行决策或动员等。不管会议的具体目的如何，都要求在会议召开之前将目的明确下来，并且越具体越好，这样才能使会议更具有针对性。会议目的决定了与会者的规模、性质和资格等。

（三）确定会议议题

会议议题是指根据会议的目的而定的要讨论的话题或决策的对象。议题的确定可使会议重点突出，不容易出现跑题现象。企业中常见的议题有两大类：一是讨论工作中已经出现的各种问题，分析问题原因，提出改进措施与避免措施；二是分析未来工作中可能会发生的问题，建立预警机制，防患于未然。一般来说，议题的确立要遵循以下原则：第一，议题必须紧扣会议目标。凡是与会议目的无关的议题都不能列入会议议程，以免分散会议主题，影响会议目标的实现。第二，议题数量要适中，既不能太多，也不能太少。议题太多，会使议题难以深入；议题太少则会浪费时间，增加会议成本。第三，各项议题之间保持有机联系，并按逻辑顺序排列，这样会议就可以在问题一个接一个均得到解决的前提下顺利进行。第四，应清楚地指出各项议题所需的讨论时间，这样可以使与会人员做到心中有数。

（四）确定与会人员

确定与会人员，实质上也就是要确定与会人员的结构和规模。在人员结构上，哪些人应参加会议取决于会议的性质和目的，因此应本着会议需要的原则确定人员。与会人员一般包括以下几类：对会议主题有深入研究或对情况较为熟悉的人；对会议目标及成果起关键性作用的人；对达到会议目标有帮助的人；善于做客观判断、勇于表达自己的见解或有高度沟通意愿的人；有权作出决策的人。在确定与会人员的规模时，要本着精简高效的原则。另外，对那些与达到会议目标有冲突的人要谨慎邀请，在请他们参加会议之前可以事先进行沟通和说服，以免其在会议上公开宣布对立或搞干扰活动。

贴士

会议参加人员

会议组织者应当细心挑选具体由哪些人来参加会议，最起码的要求是对会议内容比较了解的人才可以参加会议。例如举行一个财务会议，讨论下年的财务预算，请来一位技术人员可能毫无意义，这个人只会在会议上干瞪眼，不知所措。有些领导干部逢会必到，其实没有必要。

如果参与会议的人数太多，可以让同一部门或有相同意见的人推选出一个代表参加会议。如果精简人数后参加会议的人数仍然较多，那么可以在议程上调整一下，让一部分人在讨论完一个问题后离场。一般来说：

不同会议的人数构成如下：

信息研讨：30人；正式报告：不限；

研讨培训：15人；问题识别：10人；

关键问题解决和决策制定：5人。

如果今天要开一个新产品发布会，参加会议的人有哪些？决策者可能是总经理，可能是比总经理更高职务的董事。新产品开发的发布会，开发部的人是不是要参加？开发部的主管要参加吗？销售部要不要参加？采购部相关原料的采购是不是属于相关人员要不要参加？同时开会时提供特定咨询的人，是不是也要参加？

一个会议确定合适的人选很重要，跟这个会有关的或者参与决策的，或者是有协调部门的，有特定咨询的人，你都要去考虑。会议的效果和与会者人选是否合适是非常相关的。如果刚才一个产品发布会采购部的人不在，这个原料在制造的过程中，可能会影响到价格，或者说这个原料可能要进口或者现在可能是不好得到，因此产品定价就会稍微高一点。如果采购部的人不在，他怎么知道这个价格呢？市场部怎么来定价呢？所以会议的效果与参会者紧密相关。

人数方面呢？如果人数多的话，就要考虑是否所有人都需要从头到尾参加，有的会议是列席，也可在某个阶段参加，提供意见以后就可以离开，或者只参加相关的议题。

（五）安排会议议程

任何会议，不论大会小会、正式的或非正式的会议，都始终要有一个明确的议程。所谓会议议程，就是会议的基本程序，它表明会议先做什么，后做什么，再做什么。会议议程通常包括以下内容：会议时间、地点；与会者的姓名与联系方式；议程中每个项目的暂定目标；每个议程项目的负责人等。在安排会议议程时需要注意的是：主要的议题往前排；相对次要的议题往后排；时间紧迫、要立即作出结论的往前排，时间余地大的往后排；需要与会者高度集中讨论的问题往前排，大家有极大兴趣、相关知识已了解较多的问题可往后排。

（六）安排会议时间

时间安排得恰当是会议成功的关键所在。安排会议时间包括何时开会、开多长时间、何时结束，以及如何按时开始。时间安排不当，会使会议在很多方面出现差错。比如：会议太短，一半议题要留在以后讨论；会议太长，人们在多出来的时间里无所事事；时间分配不平衡，在某些议题上花太长时间，却匆匆跳过其他一些议题等。确定会议时间还应该考虑尽量让所有与会者都能参加会议。如果是外部会议，要避开节假日或有重大社会活动的日子。如果早上开会时间太早，会导致与会人员的迟到或忙中出错。如果希望就某一问题迅速达成协议，那么最好把会议时间安排在下班前一个小时。一般来说，下午人们的注意力没有早上集中，特别是在夏天的下午，倘若主持人又做不到生动有趣，常常会使会议变得乏味沉闷，与会者昏昏欲睡。会议的时间安排必须按照实际情况来定，力求会议准时开始、准时结束。

（七）选择会议地点与布置会议场所

会议在何处召开，会场怎样布置，这些都是影响会议成效的重要因素。一般来说，选择会场要考虑以下因素：会议的规模大小与人数多少，到达会议地点的交通是否方便，是否有足够的停车场地，是否不受外界干扰，会议设备是否完好，会议租用费用是否合理，会场环境与与会者的身份、地位是否相称，等等。在选择会场时还要充分考虑是否有必要的会议设备，如桌椅、主席台或讲台，照明设施，投影及幻灯设备，黑板、挂图、粉笔或粗笔，姓名牌，记录本及其他必要设备等。会场布置要根据会议的性质、规模和会场的大小来决定，通常会场布置包括座位布置和与会者座序安排两个方面。在座位布置上，经常采取的有剧场式、教室式、花瓣式、圆形会场、正方形或长方形会场、U 型会场等多种形式，应根据会议地点的条件、会议的实际需要而选用相应的布置形式。在与会者的座序安排上，通常根据与会者的身份、所在单位及是否发言等安排顺序（如图11-1、图11-2、图11-3）。

图11-1 会场安排样例（一）

图11-2 会场安排样例（二）

图11-3 会场安排样例（三）

（八）准备会议资料

为了帮助与会者更好地理解会议议题和内容，最好在会前准备一些相关资料，并将这些资料提前发到与会者手中，以保证与会者有充足的时间来研究。准备会议资料时应做到内容准确、简朴、易懂，页码齐全，字迹清晰。对分发的资料还要规定用后的处理办法，尤其是一些保密的资料，要特别注明“用完交回”等字样。

（九）发放会议通知

在一切准备就绪后，就可以发放会议通知了。不管是以何种形式发放会议通知，都应做到简明扼要、清楚明了、准确无误，以确保会议如期开始。在会议通知中，一般应注明会议时间、地点、名称、参与人员、主要议题、主办单位、个人需支付的费用、与会者答复是否参加的最后期限及回复的地址和电话等。可能很多人对这种约定最后期限的方式比较反感。而不愿意回复允诺，所以组织者应在最后期限前打电话向各位受邀人确认信息，以确定他们是否参加会议。对于能收集到的回函要进行登记，并给那些可能参与会议者安排座次、餐宿等。对于那些特别重要的会议，可事先寄发会议通知，对方答复后再寄发精美的请柬，这样可以表示出对他们的尊重。

会议通知例文

关于召开2012年年中工作会议通知

各部门、各单位：

为了及时总结上半年工作，安排部署好下半年工作，确保集团公司全年各项工作目标的顺利实现，经公司研究决定，定于7月23日召开集团公司2012年年中工作会议，现将有关事项通知如下：

一、时间：2012年7月23日下午2:45（星期一）

二、地点：星源会议中心三楼大会议室

三、人员：

集团公司副总师以上领导，部门正副职，各单位正副职、副总师。

四、会议内容：

1.党委书记张忠惠传达中国能建电建企业2012年半年工作会暨安全生产管理会精神

2.副总经理郎国成作公司2012年上半年安全生产管理报告

3.总经理朱章伟作年中工作报告

4.监理公司、星源公司、物业公司作表态发言

5.党委书记张忠惠作会议总结讲话

五、要求：

1.各部门、单位务必于7月18日（星期三）上午12:00前将参加会议人员名单（见附件）书面上报总经理工作部。联系人：谢孙平；联系电话：2215。

2.参会人员原则上不得请假，确有特殊原因不能参加会议的，要向公司主管领导请假，并报知总经理工作部（见表11-1）。

表11-1 2012年年中工作会报名回执

联系人：

3.请相关单位高度重视，做好大会表态发言材料准备工作，发言时间不超过10分钟。

4.参会人员一律着公司夏季短袖工装（深色裤子、浅色短袖），提前15分钟进入会场，按座次就座。

西北电力建设集团公司

二〇一二年七月十六日

二、对会议过程进行合理控制

会议能否顺利进行，不仅取决于主持人对会议节奏和方向的有效把握，还取决于对会议过程的合理控制和协调。一般来说，会议的控制和协调主要包括下述方面。

（一）有效控制会议议题和议程

为了保证会议能够按规定的议程完成规定的议题，在开会过程中必须加强对议题和议程的控制。一般来说，控制会议议题和议程大致可按以下步骤进行：

1.明确会议议题所要达到的目标。在开始讨论任何议题时，会议主持人都应该先明确该议题所要达到的目的，并确保所有成员理解所讨论的问题以及为什么讨论这个问题。所讨论的问题可能是大家熟悉的，也可能是大家并不熟悉的。对于大家不熟悉的议题，主持人要向大家做一个简单介绍，包括该议题列入议程的原因、议题的来源背景及目前的状态、调查研究的路线、需要的行动方针、争论的焦点等。

2.就会议议程顺序征求与会者意见。如果没有意见，则按原顺序进行。如果有异议，则及时调整并争取与会者同意。

3.给每个人表达自己意见的机会。如果与会者对议题有误解或概念上有混淆，又或使用了错误的概念，这时主持人应及时纠正并予以说明。

4.控制讨论进程。当与会者的发言与议题毫不相干，离题太远，或者争论激烈又毫无意义时，主持人要及时将之引回议题上来。对那些喋喋不休者，可适当打断他的发言；对那些不善言谈、经常保持沉默的人，要引导发言，征求意见，避免冷场；对于那些对会议有敌意的人，要采取适当的方法引导他们理性地表达自己的见解和意见。

案例分析

会议中的争执

某公司正在召开会议，会议议题是讨论加强各部门协作，共同开发A 市场。但在讨论中销售部李经理和人事部王经理因为招聘业务员人数发生了争执，李经理一定要招聘8个人，而王经理说3个人就够了。

会议主持人：我得强调一下，我们此次会议的目的是“加强各部门协作（用着重的语气），共同开发A 市场”，我希望公司能够真正做到各部门协同作业。至于招聘几个人的问题，我们会后可以再讨论，现在讨论下一个议题⋯⋯

案例点评

在会议中与会者出现意见相左是非常正常的事情。当出现争论时，会议主持人不能一味当老好人，和稀泥，这样对争论是不利的。如果不能很好地解决争论，给与会者一个确定性的答复，那么会议就不能正常进行。

出现这种情况，会议主持人首先应对会议目标及双方意见有一个清楚的了解，弄清楚争论产生的原因。不管是哪一种原因，会议主持人都要提醒大家明确会议的目标，谁的意见更符合会议精神，就支持谁的意见。不论支持还是反对，都要注意对事不对人，大家只是所持意见不同，不能把意见冲突变成人身攻击。

5.当会议上出现见解不一致而引起争论时，主持人要做过渡性的总结，即用几秒钟的发言对议题做一小结，要既能表明不同意见，又能帮助与会者理清思路、把握要点。

6.控制会议时间，不要拖时，按时结束。一旦会议达成某一共识时，就要及时结束会议，否则，再拖延就是浪费时间。在下列情形下，也应及时采取措施结束会议：进一步的讨论需要补充事实和根据；本次会议没有足够的时间来审核下一议题；该议题的结论需要进一步处理；意见过于分歧；与会者情绪波动；情况发生变化，需要进一步解释决策的理由。

7.每个议题讨论结束后，主持人应就已经达成一致的内容给出一个简短、清晰的概括。这样不仅有助于进行会议记录，也有助于人们理解已经在会议上取得的有价值的成果。如果在概括中包含了某一会议成员的行动，则应要求他确认自己在行动中所要承担的责任。

（二）合理控制会议成员的行为

要使会议有效进行，就必须采取有效的方法对会议成员的某些不良行为进行控制，以便使会议做到严肃而不沉闷、活跃而不混乱。

1.严肃对待迟到行为。准时开会能使迟到者吸取教训，使他们意识到，即使没有他们，会议仍能照常进行。另外，可将迟到者和早退者列入会议记录，这种做法不仅表明在制定某项决策或讨论某个问题时他缺席了，而且在提醒他缺席的信息可能会公布于众，而人们通常不希望关于自己的这种信息被公开，因此这种做法能很好地强化未来会议的准时性。

2.控制喋喋不休者。在会议上，有些人可能滔滔不绝，喋喋不休；也有些人可能夸夸其谈，高谈阔论。对于这些人，控制他们的最好办法是中断他的发言，或者提醒他最好将自己的发言进行概括，如：“在我们深入讨论之前，能否将你刚才在第一阶段说的看法概括一下？”或者将发言的机会交给别人，如：“其他人对这种观念有什么看法？”也可以具体问某个人：“李明，你对这个问题有什么想法？”

3.对沉默给予积极引导。在大多数会议上，多数人在多数时间里是保持沉默的。沉默可以表示同意，或者没有什么建议，或者是期待得到更多信息，对这些沉默不必担心。但如果是缺乏自信的沉默或者对抗的沉默，则需要领导者来加以引导。有人想提出建议和意见，但是担心所提出的意见是否有价值、是否会遭到反对，因而保持沉默。引导这样的人表述自己的意见时，领导者应表现出兴趣和喜悦来鼓励其发言，尽管你可能并不同意这些意见。对抗或敌意的沉默，尤其是对主席的敌意或是对会议本身和决策过程的敌意，常常蕴藏着某种轻蔑的情绪，预示着某些事情的爆发。事实上，有些事情爆发要比不爆发更有利于问题的解决，因此领导者要适当引导人们理性地表达自己的意见和感受。

4.保护下级。参加会议的下级人员可能招致上级的反对，这是很自然的事情，但是如果这种反对发展到下级成员没有权利来发表自己意见的地步，会议的作用和功能就被削弱了。所以，会议领导者必须尽力维护下级的权利，就其所谈内容的价值来肯定他们的观点，或者对他们的观点进行书面记录，来强化和鼓励他们的行为。

5.鼓励思想碰撞。好的会议不是与会者间的一系列的对话，而是伴随着领导者的引导、思考、激励、概括，与会者以讨论、争辩的方式进行交流，最终产生有价值结果的一种过程。然而，会议必须是观点的争论，而不是人的冲突。当两个人开始变得激动时，会议领导者应该向持中立态度的成员征询意见，扩大讨论，要求他们提出纯粹的、现实的答案。

6.提防对建议的压制。与会者提出的建议往往比阐述的事实和观点更容易受到嘲笑，如果会议中有排挤现象，就更容易形成对某人的建议加以压制的现象。如果人们感到提出的建议会遭致嘲笑、会被压制，他们将会不去提出任何建议。尽管所提出的建议不一定都会有结果，但是应该给所有的人以提建议的机会。当有人提出建议时，会议领导者要特别关注并表现出足够的热情，尽可能避免其他人压制该建议的做法。比如，你可以从建议中挑出最好的部分，让其他成员加以补充和讨论；或者要求嘲笑者或压制者就该问题提供更好的建议等。

案例分析

一言堂

李曼如，作为京德制造有限公司的总裁，十分清楚不断让员工了解公司发展状况的重要性。最近，由于竞争激烈，公司产品价格持续下跌，她意识到公司正步入一个严峻的时期。为了保持住市场份额，她很清楚公司必须采取降价策略。(www.xing528.com)

她相信自己每月一封寄给每个员工的“来自总裁办公室的信”是一条很好的充分传递信息的途径。然而，现在重大危机爆发了，她召集了所有部门经理在公司装饰简朴却不失威仪的董事会议室开会。选择董事会议室本身就向部门经理发出了一个信息——他们是管理层的一员，他们正参与重大决策。关于参加此类会议大家都达成了默契，所有与会者必须在预定的时间前就座，当总裁步入会议室时，全体起立，直到总裁让他们坐下。这一次，李曼如进入会议室时，她点头示意起立的各位坐下。

“我之所以召集各位出席这次会议，是想说明一下我们目前所面临的严峻的经济形势。我们正与那些眼睛发绿窥视着我们市场的‘狼群’狭路相逢，他们迫使我们不断降价，不断缩短发货时间，这已经让我们感到喘不过气来。如果我们伟大的公司——一座自由企业的堡垒——想继续生存下去，我们必须团结打拼。”

讲完开场白之后，李曼如注视着每一位正襟危坐的与会者，知道他们不敢随便发言。的确，没有人讲话，每一个人都知道在这种场合下，开口发言就意味着与李曼如唱对台戏。

“让我进一步解释我的意思。首先，我们需要发挥想象力。我们需要积极思维，每个人都必须同仇敌忾。我们必须优化生产，绞尽脑汁，不放过任何一个环节，削减成本。为了实施这一项削减成本的紧急计划，我已经在外面物色了一位高级生产经理来协助完成。”

“其次，我们要提高质量。在本公司，质量意味着一切。每一台机器、设备都要由生产主管负责定期检修。当机器轰隆隆作响开始生产，就表示主管已经对该机器的质量、性能作出认可。在质量上，没有一点东西可以被视为是芝麻点大小的事，微不足道，可以轻视。”

“第三点我认为值得一提的是，要加强我们的销售队伍。客户是我们的生命线，尽管他们不一定总是对的，但是我们仍然要像安抚绵羊一样温和地对待他们。我们的销售代表都要学会‘推销自己’，要使每一次拜访都有建树。我们对销售代表的补偿是非常公平的，即使如此，我们仍将努力做到‘锦上添花’——对那些困难重重、进展缓慢的项目提高销售代表的佣金。我们将在董事会上讨论具体事宜，当然，我们不会超出成本。”

“最后一件事是团队精神，这是我们首当其冲要加强的。除非我们抱成团，否则别想成功。领导风范就是团队精神，团队精神就是为实现共同的目标拧成一股绳。你们是管理层的代表，非常清楚我们的目标。现在就让我们上下同心，齐心协力，去度过这一场危机。记住，我们是快乐的大家庭。”

当李曼如结束其掷地有声的总结时，每一位部门经理马上起立，恭敬地站在椅子旁，注视着总裁收拾文件，离开会议室通过小门走到她的办公室。

案例点评

1.你如何评价该会议的有效性？

客观讲，这次会议对于李总裁自身是充分传达了她的期许和要求，但从会议是作为一种交互式的交流方式角度而言，并没有实现这个功能。相信在座的所有部门经理都会各怀己意，需要在会下去揣摩和观测下一步公司的发展动向。

2.分析是什么原因阻碍了沟通的有效进行？

主要原因还是在于沟通是单向的。以强势和主导的姿态灌输并没有完全错，但就算是当成任务布置会，也缺乏执行的手段、责任人、奖惩措施等细节内容。

3.如果让你安排这次会议并作为主席主持会议，你将如何安排、主持？

首先需要提前进行会前通知，告知会议主题、收集反馈意见和建议，比如针对降成本举措、质量管控举措、一线市场信息和数据分析等等，整理之后争取在会上形成决议并落实执行；会上给予每个部门经理发言机会，控制发言时间和发言范围；专人进行会议记录并会后下发，总裁总结发言可以鼓舞振奋为论调，因为越是严峻的情势，越是需要激发大家团队合作的精神，作为公司文化和精神领袖的承载者，CEO需要扮演好这个角色。

（三）加强对会议的组织协调

由于会议时间短、内容多、头绪繁琐、人员集中，因此，要想高质量、高效率地完成会议的主要议程，对会议的组织协调工作就显得尤其必要。概括而言，对会议进行组织协调应遵循以下原则：

1.目的性原则。对会议进行组织协调的目的是单纯而专一的，就是一切为会议服务。具体说就是贯彻会议的指导思想。完成会议的各项事务，实现会议的目标，发挥会议的重要作用，使与会人员集中精力于会议，保证会议的正常进行。凡是有利于会议的工作，要想方设法去完成；凡是不利于会议的事情，就坚决不做。

2.应变性原则。会议在进行过程中可能随时会遇到突发事件，如会议地点临时改变，或开会期间遇到突然停电等，这些都可能导致会议中断或改变原定的计划安排。这就要求会议组织者必须具有随机应变的能力，要根据可能出现的变化制定出相应的应对方案，否则将会给会议带来混乱，使与会者无所适从，给会议带来不良的影响。

3.果断性原则。会议的组织者必须有果断的决策力。在会议的会务、生活管理、保卫工作中出现职责不明、相互推诿等影响会议正常进行的情况时，要果断决策，迅速处理，协调各部门的工作，必要时可对会议进行造成不良影响的人予以惩处。

4.灵活性原则。在会议进行过程中会涉及各方面的关系，任何一个环节出现问题都会使会议或多或少受到影响。这时，会议的组织者要有适当的灵活性，只要不是原则性的问题，可采取灵活的方法予以通融，协调好上下、左右、内外的关系，以保证会议的正常进行。

三、做好会后工作

会议结束后，还应做好会后的各项工作，重点是做好落实工作。有一副对联对没有落实的会议作了入木三分的讽刺，上联是：今日开会，明日开会，天天开会；下联是：你也讲话，我也讲话，人人讲话；横批是：谁来落实。该对联讽刺的这类会议并不少见，这样的会议大多是领导者一讲了之，与会者也是一听了之，会后无人落实。为避免这种现象发生，会议应善始善终，并尽力做好下述几项工作。

（一）整理会议纪要

在会议结束后，要派相关人员在会议记录的基础上把会议的主要内容整理成会议纪要，分发给有关部门、有关人员，以便有案备查和职责清晰地贯彻执行会议的决定。会议纪要中应包括相关部门应承担的工作任务、责任人、完成时间及验收标准等内容。

（二）报道会议消息

如果是对外公开报道的会议，事先应邀请或通知新闻记者到会，进行采访。在征得领导同意和符合新闻单位业务报道要求的情况下，根据会议的不同情况确定发布会议消息，或进行专题报道，或配发评论、社论，以推动会议精神的贯彻、宣传和落实。期间会议秘书要与新闻单位互相配合，撰写、修改稿件，并送相关领导部门审阅。

（三）监督检查执行情况

会议的决定应切实执行，并有进度报告、责任人、监督人以及检查考核的时间、标准、方法等。会议纪要可以作为检查工作的一项依据。一定要明确会议是一种手段而不是目的，会议形成的某种思想必须通过贯彻落实才能真正取得实效。“议而不决”是开会的大忌，同样，“决而不行”只能助长走形式、说空话的习气，白白浪费了会议的时间，因而一个有效的会议一定要做到议而有决、决而有行、行必有果。

纵观会议的整个过程，可将会议概括为“九不”，即：可开可不开的会不开；准备不足的会不开；议题不明确的会不开；拖延时间的会不开；领导意见代替全体决策的会不开；跑题和重复发言的会不开；对建议压制的会不开；议而不决的会不开；决而不执行的会不开。

贴士

会议记录

一、会议记录的含义和作用

在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录。“记”有详记与略记之别。略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论。详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。“录”有笔录、音录和影像录几种，对会议记录而言，音录、影像录通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、影像录，以之作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证。

记录工作由记录人员负责。记录人员在开会前要提前到达会场，并落实好用来作会议记录的位置。安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人、发言人或扩音设备，以便于准确清晰地聆听他们的讲话内容。从某种程度上讲，记录人员比一般与会人员更为重要，安排记录席位要充分考虑其工作的便利性。

会议记录的第一个作用是可以作为落实会议精神，检查、督促办理事情的依据。第二个作用是记载作用，可以作为总结工作的参考。第三个作用是作为重要的档案材料，在编史修志、查证组织沿革、干部考核以及落实政策、核实史实等方面起着不可替代的作用。

二、会议记录的基本要求

1.准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点、会议性质。

2.详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性大会，只要记录参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、所在单位、职务等。

3.忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。

记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。某些特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。

三、记录的重点

会议记录应该突出的重点有：

（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；

（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；

（3）权威人士或代表人物的言论；

（4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；

（5）会议已议决的或议而未决的事项；

（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。

四、注意事项

1.真实、准确

要如实地记录别人的发言。不论是详细记录，还是概要记录，都必须忠实原意，不得添加记录者的观点、主张，不得断章取义，尤其是会议决定之类的东西，更不能有丝毫出入。真实准确的要求具体包括：不添加，不遗漏，依实而记。首先是书写要清楚；其次，记录要有条理，突出重点。

2.要点不漏

记录的详细与简略，要根据情况决定。一般地说，决议、建议、问题和发言人的观点、论据材料等要记得具体、详细。一般情况的说明，可抓住要点，略记大概意思。

3.始终如一

始终如一是记录者应有的态度。这是指记录人从会议开始到会议结束都要认真负责地记到底。

4.注意格式

格式并不复杂，一般有会议名称。会议基本情况包括：时间、地点、出席人数、主持人、缺席人、记录人。会议内容，这是会议记录的主要部分，包括发言、报告、传达人、建议、决议等。

凡是发言都要把发言人的名字写在前。一定要将先发言内容记录于前，后发言内容记录于后。记录发言时要掌握发言的质量，重点要详细，重复的可略记，但如果是决议、建议、问题或发言人的新观点要记具体详细（见表11-2）

表11-2 会议记录

贴士

会议纪要

会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议记录是会议的原始记录，而会议纪要是在会议记录的基础上概况、整理形成的。会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。

会议纪要的特点有：

1.纪实性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容，任何不真实的材料都不得写进会议纪要。

2.概括性。会议纪要必须精其髓，概其要，以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。既要反映与会者的一致意见，又可兼顾个别同志有价值的看法。有的会议纪要，还要有一定的分析说理。

3.条理性。会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，使之眉目清晰、条理清楚。

会议纪要一般由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下：

（一）首部。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还包括成文时间等项目内容。

会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。成文时间即会议通过的时间或领导人签发的时间，一般在标题下居中位置用括号注明年、月、日。也有把成文时间写在尾部的署名下面。

（二）正文。会议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。

1.前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文。这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简练。

2.主体。是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。

3.结尾。一般是向受文单位提出希望和要求。有的则没有这部分，主体内容写完，全文即告结束。

（三）尾部。包括署名和成文时间两项内容。

会议纪要例文

关于协调解决沙面大街56号首层房屋使用权问题的会议纪要

2011年2月2日上午，市政府办公厅×××主任主持召开会议，协调解决沙面大街56号首层房屋使用权问题。参加会议的有省政府办公厅交际处、广东胜利宾馆、市商委、市国土房管局、第二商局、市外轮供应公司等有关部门的负责同志。

会议认为，沙面大街56号首层房屋使用权的问题，是在过去计划经济和行政决定下形成的历史遗留问题。早几年曾多次协调，虽有进展，但未有结果。最近，按照省、市领导同志“向前看”、“了却这笔历史旧账”的批示精神，在办公厅的协调下，双方本着尊重历史，面对现实，互谅互让的原则，合情合理地提出解决这宗矛盾的方案。

经过协商、讨论，双方达成了一致的认识。会议决定如下事项：

一、市外轮供应公司应将沙面大街56号房屋的使用权交给胜利宾馆。

二、考虑到市外轮供应公司在56号经营了30多年，已投入了不少资金，退出后，办公地方暂时难以解决，决定给予其商品损耗费、固定资产投资和搬迁费等一次性补偿费用共95万元，其中省政府办公厅和广东胜利宾馆负责80万元。考虑到省政府领导曾多次过问此事和省、市关系，另15万元由广州市政府支持补助。

三、省政府办公厅和胜利宾馆的补偿款于1994年2月7 日前划拨给市外轮供应公司。市政府的补助款于3月5 日左右划拨，市外轮供应公司应于2月15 日开始搬迁，于2月20日前搬迁完毕并移交钥匙。

四、市外轮供应公司原搭建的楼阁按房管部门规定不能拆迁。空调器和电话等于2月20日前搬迁不了的，由胜利宾馆协助做好善后工作。

会议强调，双方在房屋使用权移交中要各自做好本单位干部群众的工作，团结协作，增进友谊，保证移交工作顺利进行。