企业档案管理现状: 现代档案管理与实践应用研究成果

在当前的环境下，企业的档案管理工作正在面临一个创新和转型并重的重要时期，与此同时，也处于充满机遇与挑战的时期。我国市场经济的形态也同样经历着从计划经济时代向市场经济逐步转型的过程。改革开放以来，我国发生了翻天覆地的变化，人们的生活水平也较从前有了很大幅度的提高，国家的各项社会主义事业同样也得到了长足的可持续发展。

计划经济时代，我国的企业档案管理工作的主要内容是国有企业的档案管理工作，在这些国有企业当中首当其冲的则是生产型国有企业的相关档案管理工作。改革开放之后，我国的社会主义事业得到了蓬勃的发展，企业的档案管理工作也从之前的计划经济时代传统的档案管理制度逐步向新经济条件下的现代化信息技术档案管理模式过渡。在相当一部分的大中型企业中，部分传统的档案管理机构逐渐被取缔或者重新组建，企业的档案管理人员被重新编制，企业对档案管理不再沿着原有的、一成不变的既定模式向前发展，破产和转制的企业开始大量出现。企业形式逐渐变得多种多样，企业组织的形式也逐渐增多，一些民营企业也在逐渐壮大和发展。在这样的大环境中，企业档案管理工作又有了自己的发展前景。

在学术界则将企业定义为一个经济实体，这个经济实体的主要运营目的是为了实现营利。目前，我国主要有国有企业、集体和民营企业、合资和外商独资企业等形式和类别的企业，其中民企和国企的规模较大。所谓的企业档案，实际就是企业在运营管理过程中产生的一些数据信息资料，这些数据信息不仅对企业自身的发展具有积极影响，而且对社会和国家也具有一定的价值。实际上，企业对档案的管理则是一种知识管理，通过集思广益，制订出合理的管理良策，有助于企业创新，也有助于企业提高自己的应变能力和可持续发展能力。通过档案管理，可使企业利用已经得到的信息资源或知识资本，抓住有利时机，拓展新的发展渠道，确保企业能够较好地适应时代需求。因此，从知识管理和档案管理的角度，很多学者对基于知识管理的企业档案管理做出了个人理解。

（一）企业档案的知识资产属性

一个企业的档案是在该企业进行经营活动和生产活动的过程中产生的，是一种最基础的记录。企业档案是企业知识文化的重要组成部分，具有鉴定价值和功能。因而，企业档案也表现出了明显的知识资产属性，具有较高的隐性价值。有人认为，在企业的营运管理活动中，企业档案是一种重要的要素，企业在创新扩大生产方面可以通过利用企业档案获得可观的经济效益。从这个角度来看，企业的档案可以算作企业的一种资产。而从客观角度来看，这种知识资产属性也反映出档案管理就是对价值链的管理。

在档案管理这种活动中，企业的数据信息资源逐渐转化为知识资产，以确保能够有效提升企业生产力和在行业内的影响力以及未来发展的创新能力和面对重大关键时刻的决断能力，使企业在信息化建设中能够更加灵活地应对某些随机事件或变化。同时，企业档案也是对企业文化和企业发展历史的描述，企业档案不单单只记录着企业在发展过程中每个环节涉及的要素，也是对企业发展历程的记录，有利于培养员工忠诚度，有利于加强对企业的宣传，这些也表现出了企业显性知识资产的特征和主要构成。(www.xing528.com)

（二）企业档案的知识管理属性

在计划经济阶段，传统的企业档案管理机制和模式比较片面，过于强调必须以档案实体管理为基础。但是，如今整个社会已经凸显出知识化、时代化、信息化特征，知识管理概念在逐步走向成熟。在这种状况下，传统的档案管理方式必然会遭到巨大的冲击。纵观知识管理层面的理论，企业档案管理经过了数据、信息、知识、智慧等四个发展历程，其中知识管理在发展过程中以信息技术为支撑，可对获知的信息进行分析、筛选和处理，这样的活动也在企业的档案管理工作中起到了明显的推动作用。随着社会的发展，企业档案信息的研发与运用将会成为档案管理的重要工作，档案管理模式会逐渐转变成具有知识层面的、高级的档案管理模式。

（三）企业档案的知识管理价值

在以知识管理为背景的企业档案管理工作中，一方面需要对原有的传统的管理体制和管理机制进行升级和改造；另一方面也需要对新环境下的原来既有的工作内容进行创新，运用新接触到的理念和新的工作方法来应对新的变化。在知识管理大环境下，能够结合创新的思想和思维方式，将企业档案进行分类管理，同时注重对档案分类操作的标准化模式。企业中的档案管理相关工作人员也应该掌握相应的一些人力资源方面的管理技能，这样便能够充分挖掘企业内部工作人员的隐性知识。

企业中的档案管理相关工作人员的主要工作内容和工作重心应该逐渐转变成为重视对企业档案内容知识方面的管理，并且能够强化对档案知识方面的开发和利用，实施档案信息管理的智能化服务，从而最终实现档案知识资源的共享。在企业档案的主要发展方向层面上，企业的档案管理应该以知识资源管理为总体的发展方向，知识资源管理应该以企业档案管理为核心内容，二者相辅相成，相互促进，共同发展。