现代档案管理:档案鉴定内涵研究

（一）档案鉴定工作的含义与意义

档案鉴定工作包括档案的价值鉴定和档案的真伪鉴定两个方面的内容。目前，档案界所称的档案鉴定主要是指档案的价值鉴定，即各个档案机构按照一定的原则、标准和方法来鉴别和判定档案的价值，确定档案的保管期限，并据此销毁失去保存价值的档案的工作。

在档案管理中，开展档案鉴定工作有着十分重要的意义，具体表现在以下几个方面。

（1）便于明确档案是否需要进行保管以及保管的年限

一方面，对档案进行鉴定有比较大的难度，要持续地对文件的保存价值进行甄别，并对文件的保管期限以及所属案卷进行划定，实际上是对某一特定文件在未来是否具有重要的作用进行预测。这种预测要想做到完全准确是极为困难的，但档案鉴定工作又要求这种预测尽可能准确。档案鉴定工作者必须具备较为完善的有关档案鉴定的专门知识、较高的档案鉴定能力。这样一来，他们就能够借助于档案利用反馈信息，对各种文件今后可能发挥的作用做出尽可能准确的估计，从而确定存毁和保管的年限。因此，档案鉴定工作是决定文件存在和销毁的工作，这是它与其他管理环节不同的一个重要方面。另一方面，由于档案是不同的组织和人物在特定的历史活动中形成的原始记录，所以档案馆（室）所保存的档案，大多数是不重复的，这是档案部门与图书、情报、资料单位的区别之一。如果对文件的价值判定不准确，错误地销毁了有用的档案，将会造成难以弥补的损失。在整个档案工作中，档案鉴定工作以其难度较大和严肃性强而显得十分突出，因此开展这项工作必须十分慎重和认真。

（2）便于应对突发事件

突发事件主要是指水灾、火灾、地震、战争等天灾人祸。如果不开展鉴定工作，致使有保存价值的和无保存价值的，以及保存价值大的和保存价值小的档案混杂在一起，一旦发生突发事件，不易及时抢救重要的珍贵档案，甚至“玉石俱毁”。通过鉴别档案的价值，则可分清“玉”“石”，区别主次，有利于在必要时有重点地保护和抢救档案，力求它们的完整和安全，并尽可能地减少档案的损失。

（3）便于查找利用有价值的档案

对档案进行保存，一个重要的目的就是便于对档案进行利用。若是不论档案是否具有价值都存放在一起，则查找需要的档案（有价值的档案）会变得十分困难。因此，很有必要开展档案鉴定工作，对有价值的档案进行保存，这样人们在查找档案时便会较为容易。

（二）档案鉴定工作的内容

通常而言，档案鉴定工作要包括以下几方面的内容。

第一，制定鉴定档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表。

第二，具体分析档案的价值，划分和确定不同保存价值的档案的保管期限。

第三，挑出无保存价值的文件或档案予以销毁或做相应的处理。

（三）档案鉴定工作的原则

在展开档案鉴定工作时，需要遵循一定的原则，具体来说有以下几条。

1.利益性原则

档案作为一种历史文化财富，是属于整个国家和人民的，而且档案的存在与作用发挥会关系到国家各方面的利益。因此，在开展档案鉴定工作时，必须遵循利益性原则，即要站在国家和人民的整体利益的角度对档案的价值进行衡量，绝不能以个人的好恶和小团体的利益为准则来衡量档案的价值。

2.全面性原则

档案鉴定工作的全面性原则，具体表现在以下几方面。

（1）要综合档案的各个方面对档案的价值进行判定

实际工作中形成的文件，其构成要素是不尽相同的，大量文件是因其内容重要而具有较高价值的，而在分析档案价值时通常应结合文件的来源、形成时间等因素才能获得比较正确的认识。同时，有的文件或因时间久远、或因载体特殊、或因有名人手迹等因素而价值增高，因此在分析档案价值时，只有全面兼顾文件的内外特征，才能准确判定档案的价值。

（2）要全面把握被鉴定档案与其他档案之间的关系

各个单位、各项工作中形成的文件之间具有密切的联系，因此在鉴定档案时，不要孤立地判断单份文件的价值，而应将有关的文件材料联系起来分析，然后再做出判断。只有这样，才能准确理解档案的内容和用途，从而对其价值做出正确的判断。

（3）要对档案的社会需要进行全面预测

档案能够对社会的多种需要进行满足，而且社会对档案的需要也是多角度、多方面的。也就是说，某一档案对某一单位来说有利用价值，但对其他单位来说则没有利用价值；对某一方面意义不大的档案，可能对其他方面具有重要的查考利用价值等。这就决定了档案鉴定工作要综合考虑社会多方面的需要，切忌只根据某个方面的需求来判定其价值。

3.历史性原则

档案是人类从事实践活动的产物，其形成总是依托于一定的历史环境。也就是说，档案的内容、形式与其形成的历史条件有着密切的联系。因此，在对档案的价值进行鉴定时，要将档案放到它所形成的历史环境中进行分析，并结合当前和将来的利用需要来考虑其保存价值。

4.发展性原则

社会对档案的利用需求是动态变化的，而且档案的价值本身具有一定的时效性。因此，在对档案的价值进行鉴定时，要有发展的眼光，既要看到其现实作用，又要看到其长远作用，继而对档案的价值进行科学预测。

5.效益性原则

效益性原则是指在对档案的价值进行鉴定时，要考虑到收益与付出之比。只有当档案发挥的作用超过因保存档案所付出的代价时，才能判定其具有保存价值。

6.规范性原则(www.xing528.com)

规范性原则要求机构、组织开展档案价值鉴定工作，应自觉循从国家法律、法规、行政规章、地方规章及地方法规的有关规定。机构、组织及各级各类档案管理部门开展档案价值鉴定工作，应依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，各专业主管部门制定的相关实施细则、部门规章，地方人大和人民政府制定的行政规章、行政法规等规范性文件中的有关规定，并注意遵循“法无规定即禁止”的原则要求。

（四）档案鉴定工作的标准

档案的价值具有客观性，而人们在对档案的价值进行鉴定时，却有着很强的主观性。因此，为保证档案鉴定工作的科学性、客观性和准确性，必须制定档案鉴定工作的标准。具体而言，档案鉴定工作的标准应包括以下几个方面。

1.档案的来源标准

档案的来源是指档案的形成者，档案形成者在社会上以及机关的地位、作用和职能可以影响甚至决定档案的价值。根据来源标准对档案的价值进行鉴定时，以下几方面应特别予以注意。

第一，要注意区分不同的作者。一般情况下，应该注意主要保存本单位制成的文件。对于外来文件，则应具体分析来文单位与本单位的关系，以及来文内容与本单位职能活动的关系。通常情况下，有隶属关系机关的来文比非隶属机关的来文值得引起重视；本机关主管业务的、需要贯彻执行的文件比非本机关主管业务、参与性文件价值要高。

第二，要分析本单位制成的文件的作者的职能。在本单位制成的文件中，单位领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构制发的文件能够比较直接地反映本单位的主要职能活动和基本情况，因而具有长久保存价值文件的比例比较高；而一般行政事务性机构、后勤机构及某些辅助性机构所制发的文件中具有长久保存价值的文件比例则比较低。

第三，要分析档案馆接收对象的地位和作用。档案形成者的地位、作用和职能情况是各级各类档案馆确定档案收集范围的基本根据。一般来说，一个地区政府机关的档案，在本地区影响较大的、具有典型性和代表性的单位的档案，以及著名人物的档案等价值较高，长久保存的比例较大；而基层单位形成的档案，普通人士形成的档案，其价值则较低，长久保存的比例较小。

2.档案的职能标准

在对档案的价值进行鉴定时，依据其职能标准就是依据立档单位在整个政府系统中所具有的地位及其重要性。也就是说，最高级别的机关所形成的档案相比一般机关所形成的档案来说，会具有更大的价值。同时，立档单位的级别与地位不同，其所形成的档案的保管期限也会有一定的差异，通常是级别越高所保存的永久档案越多。此外，机关档案部门在保存档案时，要尽可能确保其能够对本机关的存在、发展以及历史作用进行证明，能够对本机关的职能起到凭证或评价的作用。也就是说，机关档案部门所保存的档案要能够充分反映本机关的发展演变及其职能演进。

3.档案的内容标准

档案的内容指的是档案所记载的事实、现象、数据、思想、经验、结论等，其最能体现档案的价值。在依据内容对档案的价值进行判定时，除了要分析档案内容的真实性、完备性外，还要注意分析以下几方面内容。

第一，分析档案内容的重要性。档案是对既有事实的记载，而这些事实本身的重要程度直接影响档案的价值。一般来说，反映方针政策、重大事件、主要业务活动的文件比反映一般性事务活动的文件重要；反映全面情况的文件比反映局部情况的文件重要；反映本单位主要职能活动、中心工作和基本情况的文件比反映非主要职能活动、日常工作和一般情况的文件重要；反映典型性问题的文件比反映一般性问题的文件重要。在工作、生产、科学研究、维护权益以及总结经验方面具有凭证查考作用的档案，多具有较高的价值。

第二，分析档案内容的独特性，即分析档案是否具有独特的、新颖的内容。事实证明，越具有独特且新颖的内容的档案，其对利用者的吸引力就越大，价值自然也越大。此外，档案内容的独特性要求档案馆（室）在保存档案时，要最大限度地减少馆藏档案的重复现象，为此必须控制普发和多发文件的进馆。

第三，分析档案内容的时效性。档案作为处理事务、记录事实、传递信息的手段，在行政上、业务上等都具有时效性。档案的时效性对档案的价值产生直接影响，因此在鉴定档案价值时，应该通过分析文件内容的时效性及其变化情况来判定文件价值。

4.档案的形式标准

档案的价值在某些情况下与其自身形式具有一定的关系，因此档案的形式也是对其价值进行鉴定的一个重要依据。这里所说的档案的形式，主要包括以下几方面的内容。

第一，文件的名称既影响着文件的作用，也对文件的价值具有一定的影响。通常而言，能够对重要的方针政策、重大事件等进行反映，具有较高权威性的文件的价值较大，如命令、决定、纪要、条例等；而用于对一般事务进行处理的文件的价值相对来说比较低，如简报、通知、来往函件等。

第二，文件的形成时间对档案的价值也有一定的影响。年代越久远的档案，其价值就越大。这是因为档案产生的时间越早，保留下来的就越少。此外，在国家或机关重要历史时期形成的文件具有特殊保存价值。

第三，文件的稿本不同，其保存价值也会有一定的差异。文件的稿本，即文件是草稿还是定稿，文件是正本还是复印本等。比如，草稿、修正稿都不是定稿，从法律上来说并不具有效力，因而通常没有保存的必要。但是，在某些情况下，如国家重要领导人直接对草稿、修正稿进行了修改与批示，则这样的草稿、修正稿需要进行保存。

第四，文件的外观类型，即文件制成材料、记录方式、笔迹、图案等，它们的特殊性在一定程度上也影响档案的价值。比如，有些文件因载体材料的独特、古老、珍稀而具有文物价值；有些文件因出自书法家之手或装帧华美而具有艺术价值等。因此，在鉴定档案时，对于外观类型独特的文件要通过具体分析其特殊意义才能判定价值。

（五）档案鉴定工作的程序

在开展档案鉴定工作时，通常而言应遵循下面的程序。

1.文件归档鉴定

这是各单位对于处理完毕的文件所进行的划定归档范围的工作。归档鉴定所依据的原则是国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的内容。各个单位也可以根据国家的规定确定本单位的归档范围。这项工作通常由单位的文书人员或秘书人员承担。

2.划定文件的保管期限

由于各种因素的影响，同属于一个归档范围的文件常具有不同的保管期限，为此，在确定归档范围之后还需要对文件划定具体的保管期限。这项工作也应由单位的文书人员或秘书人员承担。

3.档案价值复审

除了永久保存的档案外，其他定期保存的文件在保管期满之后，需要对其价值进行复审，以确定是继续保存还是予以淘汰。档案价值复审主要采取两种形式：一是到期复审，即对于短期或长期保管的档案，在保管期满后重新审查其是否确实丧失了保存价值，对保管期满档案的复审周期可以逐年进行，也可以若干年度进行一次；二是移交复审，即档案室向档案馆移交档案时，档案室人员和档案馆接收人员共同对所移交的档案的保管期限进行的审查工作。

4.销毁无价值档案

对于经归档鉴定和价值复审确认为没有保存价值的档案，应按照规定的手续和方法予以销毁。这项工作通常由档案部门承担。