档案鉴定工作制度研究

为了保证档案鉴定工作的质量和防止有意破坏档案，使档案的鉴定和销毁工作有组织、有监督地进行，必须建立和健全档案鉴定工作制度。通常而言，档案鉴定工作制度应包括以下几方面的内容。

（一）制定档案鉴定工作的标准

档案鉴定工作必须以一定的标准为依据。通常而言，档案鉴定工作要由国家及其档案行政管理机关制定统一的鉴定标准，各地区、各系统、各机关据以制定具体的鉴定标准。

例如，国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）所规定的文书档案保管期限划分标准就属于统一的标准，各机关应根据该《规定》，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。有垂直领导关系的中央、国家机关应依据该《规定》，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。各个机关或系统在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关（本系统）文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。各个机关、团体、企业事业单位都必须根据规定的标准进行鉴定。

（二）建立档案鉴定工作的组织

在明确了档案鉴定工作的标准之后，就需要进一步有组织、有领导、有计划地开展档案鉴定工作。档案室和档案馆的档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行。按照《机关档案工作条例》和《档案馆工作通则》等文件规定，机关的档案鉴定工作必须在机关办公厅（室）主任的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行，鉴定工作结束后，应提出工作报告。档案馆对无须继续保存的档案进行鉴定和处理须征求有关部门的意见，并经领导机关批准。

（三）制定销毁档案的批准制度和监销制度

《机关档案工作条例》和《档案馆工作通则》等文件规定，机关应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作结束以后，应提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经机关领导人批准后销毁。档案馆经过鉴定需要销毁的档案，必须报请主管领导机关的批准。

在制定销毁档案的批准制度和监销制度时，还需要制定完整的档案销毁制度，具体包括以下几方面的内容。

1.编制档案销毁清册(www.xing528.com)

档案销毁清册是登记经鉴定需要销毁档案的内容、成分、数量的表册；其作用是提供给有关领导人或有关领导机关对需要销毁的档案进行审查和批准，以及日后作为查考档案销毁情况的依据。

档案销毁清册封面的项目有全宗号、全宗名称、编制档案销毁清册单位名称、编制时间等。档案销毁清册主表的项目有序号、年度、档号、案卷或文件题名、文件数量、原保管期限、销毁原因、鉴定时间、备注等。

2.编制立档单位和全宗简要说明

为了便于本单位领导人或主管领导机关了解待销毁档案的情况，做出正确的决定，档案馆（室）还需要编制立档单位和全宗简要说明。立档单位和全宗简要说明的内容包括立档单位和全宗历史概况、档案所属年代及其保管期限、销毁档案的数量及其内容、档案鉴定的概况和销毁档案的主要理由等。销毁档案的数量及其内容部分可以粗略地分类进行介绍。档案馆（室）应将立档单位和全宗简要说明与档案销毁清册一并向本单位领导人或主管领导机关送审。

3.明确销毁档案的方法

准备销毁的档案在未获批准之前应单独保管，以便审批时对其进行检查，或不批准销毁时恢复保存。准备予以销毁的档案经批准后，一般可将其送往造纸工厂做纸张原料。若档案室（馆）远离造纸厂或待销毁档案特别机密，则可采取自行焚毁的方式。

为保守国家的机密，严禁将需要销毁的档案做其他用途，更不允许作为废旧纸张、书刊出卖。

销毁档案无论采取何种方式，均需指派两人以上执行监销任务。档案监销人员在销毁现场监督，直到确认档案已经销毁完毕，然后在销毁清册上注明销毁方式、“已销毁”字样和销毁日期，并签字，以示负责。

对于已经获批准确定销毁的档案，为慎重起见，不必立即执行销毁，可以“暂缓执行”，搁置一段时间，经审查没有发现问题后再实施销毁。