档案检索工作的内涵--《现代档案管理与实践应用研究》研究成果

（一）档案检索工作的内容

1.档案信息存贮阶段的主要内容

档案信息存贮是指将档案原件中具有检索意义特征的信息，如文件作者、题名、时间、主题词等，记录在一定的载体上，进行分类或主题标识，编制成档案检索工具，建立档案检索体系的过程。它包括以下环节。

（1）档案的著录和标引

著录和标引是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录，并赋予规范化的检索标识的过程。著录和标引的结果就是制作出反映档案内容、形式、分类和存址的可以用来检索的条目。

（2）组织档案检索工具

按照一定的规则，对著录和标引所产生的大量条目进行系统排列，使之形成某种类型的检索工具，并根据需要进行检索工具的匹配，组成手工的或计算机检索系统。

2.档案查检阶段的主要内容

档案查检是指利用检索工具和检索系统查找所需档案的过程，包括以下环节。

（1）确定查找内容

确定查找内容就是要对档案利用者的检索要求进行详细科学的分析，由此确定档案利用者所需档案的主体，进而形成清晰的查询概念，然后借助检索语言把这些概念转化成为规范的检索标识。这个过程也可以称之为制定检索策略。

（2）查找

查找就是档案人员或利用者通过各种手段把表示利用需求的检索标识或检索表达式与存储在手工检索工具或计算机数据库中的标识进行相符性比对，将符合利用要求的条目查找出来。在手工检索中，相符性比对由人工进行；在机检过程中，则由计算机担负两者间的匹配工作。

（二）档案检索语言和符号

1.档案检索语言(www.xing528.com)

档案检索语言也称为标引语言，它是根据检索的需要而编制的一种专门语言。与自然语言不同，它是一种人工语言，检索语言具有以下两个特点。

（1）单义性

单义性是检索语言与自然语言的根本区别所在。自然语言是人们在日常生活与工作交往中使用的语言。由于在不同的时代和地域，人们表达事物具有不同的习惯，所以就存在一词多义和一义多词的现象。例如：“分配”一词具有经济学和行政学上不同的含义；“电脑”和“电子计算机”表示的则是同一个事物。档案检索过程中，如果使用自然语言，就会造成著录信息与查寻信息之间的匹配误差，降低检索的查全率和查准率。例如：在检索中如果对“分配”一词不加限定，查找出的文件就可能不符合特定需要，造成误检。这类问题在计算机检索中更为突出。例如：对文件标引时使用“电子计算机”一词，在查找时却使用“电脑”一词，如果不加以人工的或自动的转换，两个词就无法匹配，从而造成漏检。而检索语言正是通过各种方法对自然语言加以严格规范，达到一词一义的效果。

（2）专业性

专业性是指检索语言的词汇和编排方法符合档案信息的特点，专门用于档案的标引和查找。

2.档案检索符号

符号作为一种人工语言，在档案的整理、编目、保管、利用等工作中具有指代档案实体、固定档案排列次序、标示档案存放位置的作用。在档案检索工作中，无论是著录标引，还是组织档案检索工具，都需要利用符号的简洁、易于组合、指代性强等特点，来表达档案信息的逻辑关系和作为标识。

档案检索符号可以分为实体符号、容具符号和标识符号三种。实体符号包括档案馆（室）代码、档案分类号、档号、缩微号等；容具符号包括库房号、装具号等；标识符号包括著录项目标识符与著录内容标识符。这些符号相互结合，构成一个完整的检索符号系统。

（三）档案检索效率

检索效率指的是通过检索满足利用者特定要求的全面性、准确性程度；检索效率可以说是检索系统性能及每一个检索过程质量的最基本的一个指标。我们在计算检索效率时通常采用查全率和查准率两个指标来衡量和表示。

查全率指的是检索结果对利用者要求满足的全面程度，也就是检索出来的相关档案与全部相关档案的百分比。与查全率相对应的叫作漏检率，漏检率指的是没有检索出来的相关档案和全部相关档案的百分比。

查准率指的是对利用者要求的准确程度的满足，也就是检索出来的相关档案与全部相关档案的百分比。与查准率相对应的是误检率，也就是指检索出来的不相关档案与检索出来的全部档案的百分比。

应该注意的是，查全率与查准率之间存在着一种互逆关系，即如果放宽检索范围，以求得较好的查全率，那么，查准率就会下降；反之，如果限制检索范围，以提高查准率，查全率则会下降。因此，我们在设计档案检索系统和进行检索时，应该从利用者的不同需要出发，确定适当的查全率和查准率指标。