（一）档案著录的定义
档案著录是指在编制检索工具时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
通过著录工作，档案文件的主题内容、利用价值、存储位置、相互关系等信息就会集中显现出来，从而为编制检索工具奠定基础。
对一份档案进行著录，涉及三个方面，即著录项目、著录用标识符和著录条目格式。著录项目是揭示档案内容和形式特征的记录事项，是用文字对档案特征的表述；著录用标识符是为了使著录项目更便于识别而添加的辅助符号；著录条目格式是著录项目与著录用标识符在书面空间上的分布排列方式。
对一份档案进行著录，著录项目和著录用标识符按照一定的格式编写出来，形成的结果称为“条目”（又称“款目”），它是反映文件、案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
（二）著录项目细则
著录项目可以对档案内容和形式的一系列特征进行揭示，包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。其中，只要著录项目包括正题名、责任者、时间、分类号、档案馆代号、档号、缩微号、主题词或关键词，其余的则为选择项目。
1.题名与责任说明项
题名，也称标题、题目。题名是表达档案主要内容和形式特征的一种概括名称。
正题名：档案的主要题名，一般是指单份文件文首的题目和案卷封面上的标题。
并列题名：以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，必要的时候应该和正题名一并著录。
副题名及说明题名文字：副题名是解释或从属于正题名的另一题名。说明题名文字指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。
文件编号：包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。
责任者：也称作者，是对档案的内容进行创造并且负有责任的人，既可以是个人也可以是团体。
附件：指文件正文之后的附加材料，只需著录附件题名。如果附件具有单独的检索意义，可以另外著录条目，但是要加以说明。
2.稿本与文种(www.xing528.com)
稿本：包括草稿、定稿、手稿，草图、原图、底图、蓝图，正本、副本、修订本、试行本、影印本、各种文字本等。
文种：指文件种类的名称，如通知、决定、请示、报告、计划、总结等。
3.时间项
时间项分为文件形成的时间和卷宗的起止时间。一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间；条约、合同、协议为签署时间；技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间；获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间。文件形成的时间一律使用8位阿拉伯数字表示，第1～4位数表示年度，第5、6位数表示的是月份，第7、8位表示日期。
4.附注与提要项
附注项著录档案中需要解释和补充的事项，有则录，无则免。附注项的内容依各项目的顺序著录，项目以外需要单独解释和补充的列在其后。
提要项是对文件和案卷内容的简介，应反映其主要内容、重要数据（包括技术参数等）。该项一般不超过200字。
5.排检与编号项
排检与编号项是目录排检和档案馆（室）业务注记项，主要包括以下内容。
分类号是根据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定确定的分类号。
档案馆代号是根据《编制全国档案馆名称代码的实施细则》对档案馆所赋予的代码。
档号是档案馆（室）在整理和管理档案过程中以字符形式赋予档案的一种代码。
电子文档号是档案馆（室）管理的电子文件的一组符号代码，著录与条目的第二行的中间位置。
缩微号是档案馆（室）赋予档案缩微制品的编号，著录与条目的右上角的第二行。
主题词是在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化的词或词组。主题词按照《档案主题标引规则》《中国档案主题词表》及本专业、本单位的规范化词表进行标引。
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