行政经费预算管理指南

1.行政经费预算编制

“凡事预则立，不预则废。”行政经费管理的一个重要内容就是预算管理。单位的性质及大小不同，行政经费预算管理的流程也不尽相同。对于人员较少的单位，行政经费全部划归办公室主管使用；而对于人数较多、部门设置较为复杂的机构来说，每个部门应有独立的行政经费和经费管理人员。一般而言，行政经费的预算管理，涉及如下主要流程：

图7-6-1　行政经费预算管理流程

（1）下发预算编制通知

办公室在同财务部门综合沟通的基础上，确定下一年度行政经费预算编制的主要内容、基本原则、主要政策，报单位领导审批后，下发行政经费预算编制通知。

（2）各部门预算编制上报

各部门应本着合理、节约、高效的原则，编制本部门的行政经费预算，同时应明确预算所能产生的经济效益或社会效益。

（3）汇总审核预算

各部门行政经费预算，由办公室汇总，填写行政经费年度预算计划表（表7-6-1），并提交财务部门进行初步审查，并提出综合平衡的建议。在审查、平衡过程中，财务部门应当进行充分协调，对发现的问题提出初步调整的意见，并反馈给有关预算执行单位予以修正。

表7-6-1　行政经费年度预算计划表

（续表）

（4）预算审批

财务部门在有关预算执行单位修正调整的基础上，编制出单位年度预算方案，报单位领导（或单位办公会议）讨论。对于不符合单位发展战略或者目标的事项，应当责成有关预算执行单位进一步修订、调整。在讨论调整的基础上，财务部正式编制年度预算草案，提交单位领导（或单位办公会议）审议批准。

（5）下达执行

财务计划部门根据预算管理委员会审议批准的年度预算，分解下达到各预算单位，各预算单位分解、落实并实施。

（6）监督执行

办公室负责单位内部各部门之间行政经费执行情况的监督和检查，对于行政经费使用不合理、不合规，挪用或超预算使用行政经费的事项进行记录，并报送财务部门及单位领导。

（7）调整反馈(www.xing528.com)

指经过批准的各级预算，在执行中因特殊情况需要增加支出或者减少收入，应当由部门提交行政经费预算调整申请，经审核批准后，方可执行。

2.行政经费的领取使用

（1）行政经费的申领

工作人员需要领用行政经费时，首先要填写“行政经费领用申请表”（表7-6-2）向行政专员申请。申请时，需要阐明使用的具体项目内容，使用目的、使用时间、申请人等。

表7-6-2　行政经费领用申请表

行政专员根据行政经费使用计划来考察这个项目是否在计划之内，如果在计划之外，要先提交行政部门集体商议，经主管领导批准才能进行审批。行政专员在汇总不同部门或人员提交的行政经费申请需求后，根据项目情况，对行政经费进行初步的分配，然后报行政主管审批。

行政经费审批完成后，申请人可以到行政专员处领取行政经费，并填写“行政经费领取表”（表7-6-3）。行政专员在经费使用期间要负责监督，对于不合理、不合规使用行政经费的事项，加以记录。

表7-6-3　行政经费领取表

（2）行政经费的使用

①管理和保管

领取到行政经费后，可以用设立“项目存款”和“其他存款”的方式来管理经费，其中“项目存款”是办理预算经费结账的账目，“其他存款”是办理预算外经费结账的账目。

每月从财务部门领取行政经费时，通常有支票和现金两种形式。支票是用于大宗支出的，现金则用于购买办公用品、设备维修、邮政付费等。支票要存放在部门的保险箱内，一般不超过三天的日常开支的少量现金可以放在办公室带锁的抽屉内。

进出的行政经费都要记在账簿上，每天将具体的开支结余计算出来，下班前查点好账目，并将现金全部存放进保险箱。

行政专员在保管现金时要严格遵守职业道德，严禁将行政经费挪作他用，行政部门主管要定期（一般为一个星期一次）检查行政经费使用情况。

②使用行政经费

行政经费的使用项目包括办公用品费、设备维修费、差旅费、电话费、能源费、邮政费、会议费等。行政经费的使用总体来说项目琐碎，伸缩性较强，这就要求各个业务项目的负责人具体把握使用额度，也要求行政部门的主管严格把关审核。

行政经费使用的主要原则之一就是节约，如何节省行政经费需要在实际工作中具体实施。对于各项专项开支，要量入为出、精打细算、严格控制，预支报销都要遵循单位的制度。节省行政经费最好要从节省平时看起来不起眼的小笔经费做起，注意节省办公室的日常行政管理费用。

低碳环保的观念已经深入人心，有条件的单位，可以在购买办公用品时考虑环保因素，平时应在单位内进行适当的低碳环保宣传，促使大家树立节约环保意识，这是节省行政经费最行之有效的方法。