办公室人员配备及划分——办公室工作实务指南

（一）配备原则

由于办公室是为领导开展工作而设置的辅助性机构，因此，在选择和配备办公室人员时，必须突出精兵简政、优化组合、健全制度、优质服务等原则。

1.精兵简政原则

“兵在精，而不在广”。办公室作为一个单位运转的核心部门，如果效率不高，将会影响整个单位的工作效率。因此，办公室的工作人员，必须精干，才能使上情下达和下情上达，并使前后左右的联系渠道畅通无阻。通常一个较小的单位，办公室人员应当限制在五人以内，稍大一点的单位也不宜超过十人。否则，就要在办公室内设若干处、科，加以分解。

2.优化组合原则

现代化的生产、管理和服务的基本特点就是分工协作。这就要求办公室人员配备要科学合理，从年龄、知识、技能、性格、特长甚至性别等多方面综合考虑。优化组合原则表现在工作安排中，就是要根据各人的长处和优势，进行合理分工，要求相互配合，强调从全局着眼实现通力合作。

3.健全制度原则

办公室工作承办各种行政事务，涉及面非常广泛，包括许多有关组织和个人的利益和荣誉的具体问题，因此，只有建立健全严格、细致、明确的规章和制度，使办公室人员工作起来有章可循，才能降低各种人情关系的影响，真正把管理落到实处。

4.优质服务原则

办公室作为领导工作的辅助机构，主要目标是服务，即为领导、为单位提供服务。怎样提供优质服务应当成为办公室人员明确的指导思想和信念。优质服务应主要把握以下四点：

（1）平等

要求办公室人员对领导和基层员工一视同仁，确立对上负责和对下负责实质上是一致的观念。

（2）及时

办公室承办的行政事务大多具有时效性、临时性等特点，要求办公室人员具有时效意识，努力提高工作效率，使办公室工作正常运转并取得成效。

（3）严格

办公室工作头绪很多，事务庞杂，容易导致“跟着感觉走”的倾向，应当严格按照规章办事，防止发生不讲原则、亲疏有别的现象。遇到问题应多请示汇报，主动向其他部门请教和协调。

（4）高效

办公室是人们了解一个单位的窗口，在同办公室人员的交往中，就能感知到一个单位的行事风格和工作作风。加之办公室工作的特殊性，唯有高效，才能为领导做好服务工作，为单位做好督促落实工作。

（二）基本要求(www.xing528.com)

办公室的特殊地位，决定了对办公室人员的素质要求，主要是忠诚可靠、谦虚好学、工作勤奋、洁身自好。

1.忠诚可靠

办公室人员为领导工作提供辅助，是领导的助手和参谋，岗位的重要性不言而喻。在工作中，办公室人员难免会接触到单位的核心机密，这就要求必须具有忠诚的品格，必须具有良好的保密意识，时刻保持忠诚的品格。与此同时，办公室人员还必须做到做人可靠、做事可靠，让领导觉得可以托付，让同事觉得值得信任。办公室工作人员，必须坚决服从领导，严格遵守纪律，不能脱离领导的意图自以为是，更不能自行其是，这是办公室人员应有的责任感。

2.谦虚好学

办公室是单位的窗口和门面，其人员被视为领导的代表或代言人，直接关系领导的形象和威信。这就要办公室人员充分认识自己所处的特殊位置，尤其注重谦虚谨慎、平等待人、尊重他人，不能上恭下倨、傲气凌人、以势压人。同样，办公室工作内容庞杂，既涉及专业知识，还涉及专业技能，既要同人打交道，还要同文字材料打交道，方方面面的工作也提出了方方面面的要求，因此，唯有不断学习，不断提升自身的素质，才能适应办公室工作的需要，才能适应不断变化的形势的需要。

3.工作勤奋

办公室工作点多面广，许多工作只能埋头苦干。好出风头、信口开河是大忌。不论组织会议、安排会场，还是接待来宾、管理文件，人们能看到的只是隆重的会场，印制精美的文件和资料，舒适的食宿和顺畅的交通等，而很少了解办公室人员为此所进行的紧张繁忙的工作，甚至加班加点、通宵达旦的努力。许多细小甚至琐碎的具体事务要办公室人员承担，所以办公室人员应当发扬兢兢业业、默默无闻、埋头苦干、不计名利的优良传统。

4.洁身自好

一个组织对内对外的行政事务大都要由办事机构及其人员承担，办公室人员首当其冲。因此，许多人都将办公室作为“打通人脉”“疏通关系”的第一站，诱惑无处不在；加之办公室人员的工作特点，经常是上面靠近领导，对下管理许多的人、财、物，如果不懂得洁身自好，很容易走进“损公肥私”的怪圈，甚至成为“糖衣炮弹”的牺牲品。因此，办公室工作人员，必须严格要求自己，做到洁身自好，两袖清风。

（三）人员类别

办公室人员配备涉及部门的划分，也涉及管理层、员工层人员的确定。按照工作的性质来讲，无论是什么性质的单位，都应配备三种类型的办公室人员：

1.文字型

文字型的办公室工作人员主要从事文字处理工作，如文件、发言稿的撰写等。具体而言，涉及各类公文的写作、信息资料的收集整理、文书档案管理、公共关系文稿的写作编辑和调查研究等工作。

2.办事型

办事型的办公室工作人员主要负责日常行政事务工作，如值班工作、信件收发和处理、前台接待、车辆调度等。

3.技术型

技术型的办公室工作人员主要负责现代办公设备的管理维护工作，如打印机、复印机、计算机等设备的管理、保养和维修。