办公室工作实务指南-提升办公室人员知识素养

办公室工作头绪繁多，涉及面广，要求工作人员有尽可能广博的知识，做一个“通才”和“杂家”。但是现代社会知识更新速度加快，一个人终其毕生，所学也极为有限。因此，怎样的知识结构，或者说怎样的知识层次和内容的构成，才能适应办公室实际工作的需要，就成为重要的问题。

概括来讲，办公室工作人员应当具备三类知识：

（一）基础知识

这是办公室人员知识结构中最基本的，内容也是最广泛的。具体可以分为三大部分。

1.科学文化基础知识

具体包括语文、数学、物理、化学、历史、地理、生物及外语等各方面的常识。办公室工作自身的工作特点要求工作人员具有很宽的知识面，涉猎多方面的知识，而只有具备良好的知识基础，才谈得上学习和掌握其他的知识，同时在学习专业知识的过程当中，上述基础知识有助于提高办公室工作人员的理解能力和接受能力。

2.基本政治理论知识

主要有马克思主义哲学和政治学、政治经济学、中共党史、党的建设理论、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想以及有关的国际国内时事政治方面的知识。这部分知识，要求办公室人员不仅是通常的学习和了解，而且必须系统地把握和理解，力求精通，从而树立正确的世界观和方法论，才能在工作中表现出坚定正确的政治方向和较高的理论水平。

3.政策法规基础知识

主要指国家的宪法和法律，各种行政法规和部门的规章制度等。作为辅助机构，办公室有义务为领导及决策人员提供建议，而对政策法规的精通则成为办公室工作人员发挥参谋作用的前提。只有熟练掌握这些知识，办公室工作人员才能在工作中有章可循，而不至于在庞杂的事务堆中迷失方向，提出的建议才更具有合理性和可操作性。

（二）专业知识

这是办公室人员知识结构的核心内容，也是有别于其他人才知识结构的主要方面。其中又具体分为两个部分：

1.秘书专业知识

办公室管理与秘书工作是分不开的，因此在办公室人员素质当中，秘书专业知识占有重要地位。其内容包括秘书学、文书学、逻辑学、应用写作、档案管理、行政管理学、领导学、信息学、信访学、调研学、速记学等，只有掌握了这些知识，才能胜任办公室为领导服务、承办行政事务的工作。(www.xing528.com)

2.办公专门知识

主要是指除秘书工作外的针对不同的行业和部门的其他事务管理知识和技能。以政府工作部门为例，有计划学、运筹学、统计学、财务管理、物业管理、办公物品管理等，还要求掌握计算机知识、演讲与口才方面的一些技能，以适应无纸化办公和公关活动的需要。此外，针对不同的行业和部门，又有些具体的知识要求，例如在企业中，办公室人员应当掌握一些生产、经营方面的经济知识；在军事部门工作，就应当具有军事科学方面的知识；在学校和文化团体工作，则要注重教育学、文化艺术等方面的知识学习。

（三）相关知识

这是指与专业知识密切相关而又有区别的知识，学习这些知识对于提高办公室人员的工作效率和水平，具有重要的意义。

1.方法论知识

包括系统论、信息论、控制论、科学哲学等。这些方法论知识有助于办公室管理者从崭新的视角来分析和解决问题，从而达到更好的管理效果。

2.心理学知识

在管理学发展过程中，很多理论都涉及心理学的范畴。在办公室管理当中，人是管理的主体，人力资源也是管理的对象，如何管好人是办公室管理面对的重要课题。因此，掌握相应的心理学知识无疑是十分必要的，包括普通心理学、领导心理学、管理心理学、社会心理学、秘书心理学等。

3.社交知识

如人际关系学、公共关系学、礼仪学等。人是具有社会属性的，生活在一定的群体当中，如何使自己的言谈举止恰当、得体，同周围的人建立和谐的关系，这直接影响着人们工作和生活的质量，办公室工作更是如此。为领导服务、协调不同的组织部门、接待外籍嘉宾等，办公室工作人员需要接触形形色色的人，掌握足够的社交知识对办公室工作而言意义重大。

4.其他科学知识

如行为学、咨询学、伦理学、新闻学、编辑学、传播学、人才学、文学艺术及书法等。只有具备了丰富的知识，才能使办公室人员头脑充实，视野开阔，工作有效。伴随着社会的发展，不同单位对办公室人员的学历要求也在逐步提高，更要求办公室人员自觉地在实际工作中努力学习，更新知识。