办公室工作实务指南：有效沟通的重要要素和特征

（一）沟通的含义

沟通是我们每天都在做的事情，但是对其下定义，却是一件不容易的事。《大英百科全书》对于沟通的定义是“沟通就是用任何方式，彼此交换信息。即指一个人与另一个人之间用视觉、符号、电话、电报、收音机、电视机或其他工具为媒介，从事交换信息的方法”。《韦氏大字典》的定义为“文字、文句或消息之交换，思想或意见之交换”。

可以看出，沟通就是信息的交流。可以把它综合定义为：沟通是为了一个设定的目标，把信息、思想和情感在个人或群体间传递的过程。从这个定义可以看出，沟通有两个重要的要素：一是沟通有明确的目标，例如发生在办公室内的谈话并不全都是沟通，只有具有明确的目的才称为沟通，否则称之为闲聊；二是沟通的内容不仅是信息，还包括思想和情感。

（二）何谓有效沟通

有效沟通是沟通的最高境界，表现为彼此理解对方的真实意图。作为有效沟通的信息发送者应该具有以下几项特征：

1.准确

准确是有效沟通的首要特征。不准确的信息容易让对方产生不信任感，使沟通陷入困境。在办公室的沟通过程中，不准确有以下典型的特征：数据不足、资料解释错误、对事件关键因素的无知、偏见以及夸张的信息内容等。

2.清晰

办公室的有效运作需要准确的和完全的信息、可理解的指令、具有指导性的政策等。沟通中的模棱两可和彼此混淆会浪费时间和资源。要达到沟通过程中的清晰，对沟通主题需要进行总结、理解和组织。具体来说，沟通清晰的基本要求应包括两方面：(www.xing528.com)

（1）逻辑清晰

逻辑清晰非常重要，因为缺乏逻辑的建议和行动计划容易导致听众的思路混乱，大多数糟糕的文章和讲话往往就是糟糕的推理和草率准备的结果。

（2）表达清晰

表达清晰也很重要，要做到这一点，最基本的要求是要做到发音清晰和拼写清晰，尽量减少拼写和句子结构的错误，只有这样才能确保在日常指令、政策和报告等方面信息沟通的清晰和防止被误解。

3.简洁

有效沟通追求简洁，因为每一个人的时间都是极宝贵的，没有人会喜欢不必要的烦琐沟通，如宝洁公司对简洁作了规定，高级经理审阅报告不得超过两页，这样的限制就需要沟通主体用有限的笔墨完整地表达想要表达的意思。当然，简洁并不意味着绝对地采用短句子或省略重要信息，它是指字字有力、简洁明了。

4.活力

活力意味着生动和易记。日常的办公室工作中有许多责任，并且每天要进行许多沟通，因此人们对于某个信息、念头和信念一般只能集中很短的时间。一旦遇到打扰，很容易分神，而生动的风格有助于人们集中精力，并且使信息容易被记住。当然在沟通中要做到充满活力，前提还是准确、清晰和简洁。