首页 理论教育 领导者:科学运筹时间,发展个人效能

领导者:科学运筹时间,发展个人效能

时间:2023-07-29 理论教育 版权反馈
【摘要】:凡是有成就、有作为的领导者,都有强烈的时间观念和运筹时间的本领。要想科学地运用时间,首先必须善于检查自己的时间使用状况。所以,从现在做起,从今天做起,当日事当日毕,应该成为一切领导者的行动准则。如果一个领导者在上班伊始就拖拖拉拉,不在乎什么上午下午、今天明天,那就绝不会作出什么令人瞩目的成就。这些反复性的工作占用了领导者的大部分时间。领导者要提高时间利用率,必须缩小时间计算单位。

领导者:科学运筹时间,发展个人效能

时间,是领导者最宝贵的财富。凡是有成就、有作为的领导者,都有强烈的时间观念和运筹时间的本领。每个人一天都只有24小时。但有些人能够在有限的时间里多做一些事情,就是由于在时间的使用上十分讲求效益。下面介绍科学使用时间的12个技巧,供领导者参考:

1.强迫自己每天都要有所成就。有一位名人给自己立了这样一条座右铭:“不教一日空过。”有了这样一个强制性命令,就会自觉地珍惜每一小时,每一分钟,使每天都在紧张的追求中度过,使第二天在前一天成果的基础上和新的追求中开始。齐白石在85岁那年的一天上午,连续画了四幅画,并在上面题道:“昨日大风,心情不安,不曾作画,今朝特此补充之”。原来他在用第二天的加倍工作来弥补前一天的损失。有了这种精神,何愁时间不为我所用?

2.做好时间消耗记录。要想科学地运用时间,首先必须善于检查自己的时间使用状况。办法是在做完每一件事的“当时”,立即记下所耗的时间,每天一小结,连续记两周或一个月,然后进行一次总结分析,看看自己的时间究竟用到了什么地方,从中找出浪费时间的原因。据专家研究证明,凡是这样做的人,对于节省时间、提高效率收效甚大。如果能抓住大量容易溜掉的时间,就能按时完成更多的工作。

3.当日事当日毕。检查时间消耗的目的是为了更好地利用时间。昨天已经过去,明天只是带有一定概率的可能,只有今天,才是我们可以采取行动的惟一时间。世界上所有的成就都是“今天”所创造的。所以,从现在做起,从今天做起,当日事当日毕,应该成为一切领导者的行动准则。今天的事不要等到明天,上午的事不要拖到下午,白天的事不要延至晚上。某项工作一旦开始,就要一鼓作气地完成它,完成一项,然后再做下一项,这样会使你加快速度,并不断享受到完成任务的喜悦。事实表明,精力在成功之中更新,而在拖延之中衰竭。如果一个领导者在上班伊始就拖拖拉拉,不在乎什么上午下午、今天明天,那就绝不会作出什么令人瞩目的成就。

4.善于从工作的反复中节约时间。对领导者来说,有许多工作是周期性地反复出现的,如阅文、开会、会客等。这些反复性的工作占用了领导者的大部分时间。如果是有心人,在每一次循环中都能节约点滴时间,那么就会通过多次反复比别人多赢得大量时间。比如,一周开三次会,每次都准时开始,而不是每次都迟开15分钟,那么一年就可以节省39个小时!反之,在每次反复中都不自觉地浪费一些时间,加起来就是一个很大的数字。

5.敏捷地捕捉时机。无数事实表明,善于抓住时机,是最大的节约,最高的效率。农民只有不违农时,才有丰收的希望;军队只有抓住战机,才有胜利的可能。办任何事情,都有一个最佳时机问题。抓住了这个时机,办得及时,就省时省力,事半功倍;错过时机,费力费时,事倍功半。

6.善于处理轻重与缓急的关系。也就是重要性与紧迫性的关系。事实表明,重要的事不一定都紧急,紧急的事也不一定都重要。如果总习惯于先办紧迫的事,就常常使一些重要的事情流产,而且会经常处于紧急应付的状态之中。所以领导者在一般情况下,应先考虑事情的轻重,然后再考虑事情的缓急。首先是先办重要而又紧迫的事;其次是重要的但不紧迫的事;再次是紧迫但不重要的事;最后是既不重要又不紧迫的事。这也符合“重要的少数与次要的多数”的原理。日常生活中常常可以体会到,80%的看报时间往往花在20%的版面上;80%的看电视时间集中在20%的节目上;80%的教师辅导时间用在20%的学生上;领导者工作效果的80%,往往集中在20%的重要事情上。这就是领导时间的“二八律”。如果有十件事,完成了头两件最重要的,即可收到80%的效果。所以,领导者要学会把有效时间的80%,集中在那些重要工作上,兼顾其他。这样做,效益较高。(www.xing528.com)

7.凡事应做好准备。有无准备,做起事来效率大不一样。有准备,就会使工作一开始就进入“重负荷运转”,减少“空运转”时间。所以对每个时期的工作应有预见性,走上步,看下步,免得“现上轿现裹脚”,消极被动,贻误时间。每天的工作也是这样。如果头一天做好计划,当天又能提前一会儿上班,不仅能为下级和群众树立良好榜样,还可以对当天的安排进行思考,使一天的工作处于主动状态。再如,领导者要在办公室里尽可能多准备一些必需的手册、参考资料和各种工具书,以便在需要时随手拈来,减少时间上的浪费。

8.设法保持时间利用的连续性。根据心理学家的研究,当人专心做一项工作或思考某一问题时,最好能够一气呵成,不要间断,因为被中断的注意力通常需要很长时间才能恢复。有人曾在上班时间对25位经理作过调查,发现大多数经理几乎无法持续工作一小时以上而不受干扰。所以,当需要集中精力、专心致志地思考重要问题或处理关键工作时,事先要估计到可能出现的干扰,预先安排出一段相对集中的、不受干扰的时间,以保证其相对连续性。

9.养成快速准时的习惯。领导者要提高时间利用率,必须缩小时间计算单位。用“分”计算时间的人,比用“时”计算时间的人,效率要高得多。做每项工作都要给自己定出一个时间限度,何时起,何时止,能用半小时办完的,绝不拖到一小时。开会和约见要准时,要养成开短会、说短诗、写短文的良好习惯。同一位健谈的人商量工作时,最好能站着谈,迫使他开门见山,免得口若悬河,没完没了。

10.养成随时记录的习惯。当有好的创意、设想和观点时,应立即记录下来,以便需要时随时利用。开会、听汇报、谈话、讨论中的要点也要注意记录。有些事件、人名、数字以及下面的要求、意见等,最好随时记在本子上。有个“备忘录”在手,处理问题就快多了,时间也就大大地节约了。

11.学会“暂停”休息。在做一件复杂的工作时,如果一头扎进去,毫不间断地一直干下去,效率不一定高。如果能在“百忙”中暂停一下,拿出点时间冷静思索,暂时中断原来的思路,探索一下新的途径,常常会收到意想不到的效果。从生理上讲也是这样,拼命干,连轴转,效率往往很低。只有适当进行调节,用片刻休息(抽支烟、喝杯茶甚至伸个懒腰)把工作间隔起来,高度紧张的状态就会得到缓和,新的精力就会从这片刻休息中焕发出来。这是在有限的时间里提高工作效率的一个重要方法。

12.摸清自己一天中的最佳工作时间。人在一天中的精力就像大海的潮水一样,有高潮也有低潮。只是因每个人生理素质不同,高低潮的时间有很大差异。有的人早晨精力最充沛,有的人晚上能动性最高。领导者要留心摸清自己的精力涨落规律,把一天中最重要的事情放在最佳工作时间里办,而把一些较简单的事情放在其他时间处理。

免责声明:以上内容源自网络,版权归原作者所有,如有侵犯您的原创版权请告知,我们将尽快删除相关内容。

我要反馈