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聪明人的时间管理法-不拒绝打扰,挥霍时间

时间:2023-08-01 理论教育 版权反馈
【摘要】:平均每次被打扰的时间大约是5分钟,每天被打扰的时间加起来有4小时左右,相当于工作时间的一半。其中,有3小时的打扰是没有意义和价值的,而在被打扰后重拾原来的思路,至少需要3分钟,每天就需要2.5小时。多可怕的数据,多恼人的打扰!在应对打扰这一问题上,不要指望他人主动作出什么样的改变,而是要回到自我管理上。

聪明人的时间管理法-不拒绝打扰,挥霍时间

日本学者对时间浪费进行过一次调查,结果显示——

人们通常每8分钟会受到一次打扰,每小时大约7次,每天50到60次。平均每次被打扰的时间大约是5分钟,每天被打扰的时间加起来有4小时左右,相当于工作时间的一半。其中,有3小时的打扰是没有意义和价值的,而在被打扰后重拾原来的思路,至少需要3分钟,每天就需要2.5小时。这一统计数据明确显示:每天因打扰而产生的时间损失大约是5.5小时,按照8小时工作制算,占据了工作时间的68.7%!

多可怕的数据,多恼人的打扰!面对这样的现实,许多人会心生抱怨,把矛头指向外界,认为都是那些“不速之客”的错。可冷静下来想想:我们有可能生活在一个完全不干扰的环境中吗?我们能够去限制所有人的言行举止吗?这是不切实际的。

有句话说得好——我是一切的根源。

在应对打扰这一问题上,不要指望他人主动作出什么样的改变,而是要回到自我管理上。简单来说就是,让别人知道你是什么样的人,你有什么样的目标和计划,你有什么原则;哪些事情你可以提供帮助,哪些事情你一定会拒绝。

这是不战而胜的法则,比直接拒绝要高明得多,也有效得多。

那么,具体该怎么做呢?接下来,我们从打扰的来源、应对打扰的方法和策略两个方面进行简单的说明。

·找到打扰的来源:5P

所谓的5P,就是打扰我们的最常见因素。

1.People——人。同事、朋友、上司,都可能成为工作时间中的打扰来源。请注意,不要把客户列入其中,因为客户的“打扰”往往隐藏着机会。

2.Phone——电话。突如其来的电话会让我们从工作状态中抽出,从而降低工作效率。

3.Paper——公文。信件、无价值的e-mail、文件、无用的名片等。

4.Peripheral vision——视力及所处环境干扰。眼花缭乱的办公室、办公桌周围的杂物。

5.Personal——自我打扰。开小差、与人聊天、打私人电话。

·应对打扰的方法和策略

以下四种方法,可以为我们提供应对打扰的大致方法。

1.提前阻止——规定自己不受打扰的时间和情况,让他人了解你的工作和生活方式,知道你的原则和界限。

2.委婉拒绝——不要有求必应,要学会善意、婉转地拒绝,不会拒绝就意味着你不了解的目标,不知道什么事情对自己来说是最重要的。(www.xing528.com)

3.适当推迟——让他人清晰地知晓你的计划,分清主次,把不太重要的问题适当推迟。

4.尽量减少——为对方限制时间,清晰说明你能够给出的时间。

但以上方法只是概括的方法,针对不同的打扰因素,还需要具体的应对策略。

1.应对“people”打扰的策略

思考清楚,谁是经常打扰你的人?确认之后,与他们沟通,说明自己的工作方法。牵涉到工作方面的事宜,说明遇到哪些情况要找哪些人,明确分工和职责;用开会的方式集中解决问题;养成员工独立思考和工作的习惯,不要事事都请示汇报。

2.应对“phone”打扰的策略

(1)设置留言电话的时间段,既能兼顾业务,也便于自己集中时间做事。

(2)不要一有电话就接,你要相信,在一定时间不接电话或少接电话,天不会塌下来。这段时间,你要集中精力做事,保证高效。

(3)留出一段时间专门回复电话。

(4)回答的语言尽量简洁,少说无关的话题。

(5)根据工作节奏调整手机静音时间。

3.应对“personal”打扰的策略

(1)清楚自己的价值观

(2)清晰自己的目标,坚持并专注于此。

(3)管好自己的精力与情绪。

(4)了解自己的生物钟

(5)不断记录、评估和修正。

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