在交付下属某项工作后，应让他养成以报告形式汇报该任务完成情况的习惯。因为这种报告可以帮助下属总结经验和教训，养成周密计划和及时总结的好作风。
“报告”与业务的管理活动密不可分。在交付下属工作之后，直接等待最后结果固然是好，但是在中途发生困难时，管理者仍然固执地让下属自行处理，则是非常严重的错误。
这种交付工作后便放任不管的态度，常常会引起许多大问题。
一位著名的艺人受物质生活所困，为安定未来生活，开始在首都经营饮食店。由于自己对做菜、会计都不擅长，就聘请了职业厨师、财务和有经验的经理。在经营过程中，这家饮食店除每月支付员工及管理人员薪资50万元外，其余收入被聘用的经理以各种名目巧言哄骗走了，几年来毫无利润。追究原因，原来是经理对每个月只去一两次的总经理隐瞒了实际情况，私吞盈利额。
这位著名艺人自认是外行人，从未要求经理详细报告，也未聘请公司外专家监察饮食店经营情况，完全放任不管。结果每月百万元的收入都跑入经理私囊，待发现为时已晚。结果饮食店破产，连本钱都无法收回。
如果这位总经理要求经理定期提出详细的报告书，就不至于沦入这种悲惨结局。
为了正确开展业务，平常就应该告知下属报告的必要性并制定相应的规章制度。
报告应主动自发提出
除了新进人员之外，所有下属都应该主动自发地提出报告，无须管理者强制执行。
报告如果误了时机，就不可称为报告了。所谓时机是指：
①业务中途告一段落需要仰赖领导判断时。
②业务结束时。
③发生下属无法处理的问题时。
④发生意外事件或不测变故时。
在以上情况下应立即向管理者报告。如果拖拖拉拉延误了时机，管理者无法适时采取应变措施，可能造成无法挽回的后果。
至于报告的内容如下：
①When——问题发生或业务结束的时期。(www.xing528.com)
②Where——地点在何处。
③What——工作进行状况、问题点、事故、业务的结束、结果等。
④How——以文书或口头形式直接向管理者报告。
⑤Why——是请求给予必要协助，或是接纳建议。
⑥Who——下属本人，在不得已的情况下委托他人。
报告只是要陈述真相或事实，指导下属以商业文书的形式，简单明了地提出。一旦放松报告业务，就会造成工作态度马虎、效率降低的情况。不能主动自发报告的下属，要不厌其烦地予以催促，甚至予以严厉谴责，以维护工作纪律。
使下属易于报告
为了能获得正确报告，应当以建立下属易于报告的气氛为前提。因此必须仔细地看，认真地听报告内容。千万不要在报告中途即予以斥责，或是妄下结论。
下属不能主动自发提出报告的原因，多半由于管理者的教育有疏忽之处。但也有下属疏忽职守，或是对说话、书写抱自卑感的原因。
因此管理者首先必须教导下属有关报告的做法；其次是亲切地指导说话、书写的方法，协助下属消除自卑感；第三是不要严厉斥责，绝不要让下属怀有以下情绪：
“只要提出报告，必定会受到责骂……”
“真希望管理者能稍微站在下属的立场上。”
“即使提出报告，答复往往模糊不明，让人泄气不已。”
完全听完下属的报告，同时让下属陈述意见、感想、希望、反省、意愿，之后再予斥责、赞赏、忠告、指示、下结论。此种做法可以化解下属不愿提出报告的忧虑。
另外，在给下属指示时，根据当事人的经验与能力，预测应报告的事项与时间。将此作成记录，一旦下属拖延报告，可以若无其事地进行催促。一边采用此种方法，一边教导下属应报告的事项与方法。
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