价值管理是一套相当成熟而行之有效的现代化管理方法，可以说凡是有资源消耗的地方都可以广泛应用。在档案管理工作中计算机管理软件的开发、档案装具的设计制作、档案工作的环节、库房管理、方案选择、劳动力安排等都可利用。价值管理在档案管理中的运用可归结为两大类（实物性管理、非实物性管理）。
（一）实物性管理过程中的价值分析
研究对象：档案管理设施、专业设备等物质。
功能：产品功能所要求的物质功用。
成本：价格、运费、保管费、维护费、修理费等。
目的：以最低的物质成本，提供产品功能所要求的物质功用。
价值管理的主要运用：
1.物质设备的米购：档案部门在物质设备的米购时应首先分析必要性，去掉不实用部分，其次要考虑如何获取价格低廉、符合质量要求的产品，要综合考虑各项成本支出，货比三家，引进外地货源时还应考虑相应的运输路线、今后的维修服务、故障排除等。
2.物质设备的保管：档案部门应充分考虑到物质设备的特性及资金占用情况，力求达到加快资金周转又符合设备保管要求的目的。
3.物质设备的代用：档案部门应注意吸收和采用新设备新材料，要多比较、多分析、合理选择，在实现某项功能，满足某种需要的情况下，尽可能用廉价产品代替贵重产品，排除不必要的成本费用。
4.物质设备的简化：档案部门应以自身要求的功能出发，对占有重要成本费用而档案部门无此项功能要求的产品予以简化甚至取消，以降低产品造价。(www.xing528.com)
5.物质设备功能的释放：档案部门应分析使用的设备功能有无过剩现象，有无出现“大马拉小车”“杀鸡用牛刀”的浪费问题，如：不少档案部门计算机功能单一，仅等同于打字机使用。这些档案部门应考虑物质设备功能的外放即在条件许可时有些物质设备对社会开放服务，达到物质设备功能使用的最大化，以提高其利用效率。
（二）非实物性管理过程中的价值分析
研究对象：实现档案管理职能的一切管理事务，如管理的方法、手段、机构设置、劳动力安排等。
功能：计划、组织、用人、指挥、监督、控制、协调、激励等管理职能。
成本：从事某项管理活动的直接费用（包括管理人员的工资、会务费、办公费、差旅费等）和间接费用（包括与该项管理活动有关的一切开支）。
目的：以最少的管理活动费用，把一个机构拥有的人财物力调动起来，有效地履行其管理职能，取得最好的社会效果。
价值管理的主要运用：
1.强化工作质量。档案部门应分析档案工作各个岗位的功能是什么，分清主次功能，合理分配馆内资源，对功能过剩，耗时过多的管理工作，可采取简化合并手段，对用时不够，功能不足的管理工作则应充实力量，强化效能。
2.优选工作方案。档案部门应从实施工作方案的功能要求出发，结合本部门具体情况评价，加以多种工作方案的比较，融各方案之精华为我所用，谋求符合功能要求的最优方案，组织实施。
3.合理分配工作流程，档案部门应系统分析档案工作的整个流程，把整个流程分解为过程、工序、动作来分析评价各道工序的合理性，通过增、减、合并，强化整个流程的某些环节，研究出最佳的工作流程，并找出关键工序加以重点改进，重点突破。
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