会计档案管理规定及销毁程序

（一）会计档案的归档和保管

对于每年形成的会计档案，财会部门都必须按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财会部门保管一年。期满后，便将清册移交档案管理部门保管。

保存的会计档案应为本单位积极提供利用，原则上不得向外单位借出。如有特殊需要，须经上级主管单位批准，但不得拆散原卷，并应期限归还。

当调阅会计档案时，应有一定的手续。对调阅的档案，应设置“会计档案调阅登记簿”，详细登记调阅日期、调阅人、调阅理由、归还日期等。未经批准，调阅人员不得将会计档案携带外出，不得擅自摘录有关文字。遇特殊情况需要影印复制会计档案的，必须经过本单位领导批准，并在“会计档案调阅登记簿”内详细记录会计档案影印复制的情况。

会计档案应分类保管，并建立相应的分类目录或卡片，随时进行登记。会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期两类。年度会计报表及某些涉外的会计凭证、会计账簿属于永久保管，其他属于定期保管。保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五种，具体保管期限如表11-1所示。

表11-1　企业和其他组织会计档案保管期限表(www.xing528.com)

注：依据1998年8月21财政部、国家档案局财会字〔1998〕32号发布的《会计档案管理办法》的规定。

（二）会计档案的移交和销毁

撤销、合并单位和建设单位完工后的会计档案，应随同单位的全部档案一并移交给指定的单位，并按规定办理交接手续。

会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案部门提出意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，上报审批。对于其中未了结的债权债务原始凭证，应单独抽出，另行立卷，保管到结清债权债务时为止。建设单位在建设期间的会计凭证，不得销毁。

销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门共同派员监销。各级主管部门销毁会计档案时，还应由同级财政部门、审计部门派员参加监销。各级财政部门销毁会计档案时，由同级审计机关派员参加监销。销毁后监销人员在销毁清册上签名盖章，并将情况报本单位领导。