这一点可能同样被列入书面工作中，但“文档停放”（document parking）系统是一个非常有用的工具，所以值得在这里讨论。也许最好的解释应该从它能够解决的问题开始。你在同一时间可能有许多事情要处理，实际上它们可能由一张纸或一批信件组成。这其中有许多不需要采取行动，或者是并不能立即采取行动。这就构成了永远存在的过量的待定文件盘。最终的结果是，你花了大量的时间打乱文件、查找东西、检查内容，看看是否能及时做点什么。一些材料或工作的特性使这一问题变得更糟。假如一个项目只能在月底发布业绩数据之后进行处理，那么一直关注它既耗时又无用，因为无论如何也不能提前采取任何行动。此外，持续的审查只能在提前知晓数据的情况下才能实现。
如果你遇到这种情况，那么你需要一个安全的地方来放置这些文件，不过要保证在适当的时刻迅速采取行动。这时你需要的是提示文件（prompt file）有时也称为bring-forward文件，或另一个不太优雅的叫法是bring-up文件）。这意味着你必须清楚某个任务什么时候可以开始，可能是在特定时间如每月数据到达时开始；或不可能在某个时刻之前开始，比如在六个星期之后，甚至更长时间（如下一个财年）之后开始。然后，你只需标记需要查看的日期，将其与其他类似的文件放在一起并以日期排序。然后忘记它都可以，不用浪费更多的时间来考虑它。你不需要定期检查该文件，只需在标记的日期当天进行检查和行动。如果在偶然的情况下行动可以提前，那么你就要标记新的日期并将文件的排序提前。(www.xing528.com)
几条附加条件：第一，你可能希望限制项目的总数（或按字母顺序列出），因为偶发情况会意味着你需要采取的操作比预想的更早，并且你需要把日期修改到最初设置的时间之前；第二，你可能需要把这些文件链接到你的日志中（特别是在你没有秘书的情况下）。这是一个简单的常识——各司其职。如果你尚未使用这样的系统，只需很短的时间就可以完成它的设置。为什么不试试呢？
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
