也许在这个领域要问的第一件事很简单：你的所有文书工作真的有必要吗？如果立刻清除，很多文件马上就可以处理。本书已经建议的一个此类例子是，你的工作/时间计划需要是书面的。但是其他一些文书工作是可以消除的，通常要做的只是在书写之前暂停一秒钟，问问自己正要做的事情是否真的有必要。查看你桌上的文件，看看有多少并非真有必要，想想有多少可以用其他方式实现目的。然而，有人总是把这一切都送到你的办公桌上，据推测，他们这样做是出于好心。也许你的文书工作大部分都与此类似。
那么，你要怎么做呢？书面沟通的主要替代方法是电话，拨打电话通常比写东西要快得多，因为不是任何沟通都需要书面记录，所以电话是减少文书工作的最可靠的方法之一。
此外，值得一提的是现今无处不在的电子邮件。电子邮件给人的紧迫感并不强烈，让人感兴趣的是其风格（虽然不可否认电子邮件的确有用）。电子邮件被开发出来似乎就带着完全非正式的风格，不论是大公司内部沟通还是与外部组织的沟通，这种风格都被普遍接受，因为电子邮件作为一种快速的沟通形式，其简洁性对现代办公来说是至关重要的。简洁能够节省时间，但也必须容易理解。你应适当打印和存档电子邮件，并保持计算机中电子邮件列表易于管理。(www.xing528.com)
另外两点值得一提。第一，为了减缓造纸对森林的消耗和对环境的破坏，只要有时间就应该考虑副本的必要性。给别人写东西是一回事，但是真正增加文书工作的往往是副本的流通。如果你列出的收件人占公司的一半，那么请仔细思考，哪些人真正需要这一副本？
第二，你的文档可以标准化吗？许多能够记录在计算机中的常规通信，如信件、文档或单独的段落，可以放在一起用于编辑合适的文件。技术真的可以节省时间。但在这里有一个非常重要的警告：如果不合适的话，千万不要使用标准材料。例如，在销售区域，许多信件和建议本应该视作个人回复，却使用了标准回答。此外，任何标准材料都应该仔细检查，看看语言是否流畅。否则，一些不好甚至有害的文字会反复发送。节省时间当然重要，但不应该以不可接受的低质量为代价。
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
