（一）缮印
缮，指抄写；印，指打印，打字印刷，印刷有复印、油印、铅印、胶印等形式。缮印是对已经签发的文件定稿进行誊清或印制，使之成为正本的过程。缮印应注意四个问题。
（1）缮印文件要忠于原稿（即签发的定稿），不能随意改动。如确实发现定稿有误，应向上汇报，由拟稿人和审核人重新审核、修改。
（2）严格按照规定格式制版。缮印是文件格式标准化、排印规范化的过程，缮印后的文稿是最终付印稿本的“样板”，必须确保各要素（字号规范、排列均匀、字迹清晰、整体美观、装订整齐、无错页、无漏页、无倒页等现象）完全正确，没有错误。
（3）缮印机密文件要注意保密，防止发生失密、泄密现象。
（4）文件的缮印要建立登记制度。
（二）校对
校对指将文件的誊写稿、打印稿清样与领导人签发的定稿核对校正，是对文件质量的最后一次检查，必须经过严格的校对，确保与定稿完全一致后才能付印。校对是一项耐心细致的工作，校对人员必须有高度的责任感、较高的文字理论水平和谙熟的文书工作知识，还要一丝不苟，维护发文的严肃性。当然也不能把杜绝错误放到校对这一环节，因为校对更强调的是对原稿的忠实。校对的要求有五点。
（1）文件的校对必须以定稿为准。
（2）校对的方法原则上实行双人对制。一般文件应做到一校一读（先两人对照定稿唱校一次，再一人细看一遍）；重要的文件应坚持两校一读；特别重要的文件，还应坚持两校两读。重要的或较长的文稿校对次数要多一些。
（3）重要文件还要将校对后清样送领导人审阅。
（4）发现原稿中有误时，不得擅自改动原稿，应与拟稿部门联系后妥善解决。
（5）校对完毕后，还应对文件的格式、文头文尾等处的附加标记、签发手续等做全面复查后，消除排版中的错误，确保字体、字号、间距、色彩、格式等统一，校对者才能在校样上签字，然后付印。
（三）盖印
盖印，就是在印好的文件上加盖发文单位印章，以示文件正式生效。印章是单位行使职权的凭证，是文件有效性的重要标志，也是公文格式的组成部分。盖印有严格要求，具体包括三点。
（1）核对内容，必须以单位领导人或部门负责人签发的公文原稿为依据，经核对无误后才可用印。(www.xing528.com)
（2）检查手续，如签发手续不完备的，在未补办手续时，不得用印。
（3）正确用印，公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。盖印的位置要正确。要端正地盖在成文日期上方，做到上不压正文，下要骑年盖月，使整个印模显得颜色鲜明，位置突出。一些中央刊有国徽的印章，中间的国徽部分不接触任何字。
对于两个以上的单位或部门联合下发的公文，各单位部门都要加盖印章。公文用印一定要与制发公文的单位、部门相一致。公文用印要核实份数，超过份数的不能盖印，要防止将印章错盖在漏印的空白纸上面。
（四）登记分发
登记、分发是文书处理的最后一个环节。分发人员要对公文进行最后检查，确认无误进行发文登记后再分发。分发要把握五个原则。
（1）对于难以把握的文件和资料要先填好公文处理单等以便于送给领导人查阅和签收。
（2）对于属于主管单位日常事务的公文要按主管业务的分工范围直接分送给有关部门的负责人。
（3）对于答复文要向有关部门给予一一对应。
（4）在文件份数少的情况下要按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的顺序分送。
（5）公文分发登记的交接制度要履行签收手续。
登记、分发文书的程序有三个。
第一，登记发文信息。登记发放文件的标题、字号、日期、签发人、份数等文件的基本要素。
第二，做好分发筹备。①清点撰制好文件的数目。②拟订发文方案，明确发送部门。③填写发文通知单。
第三，送达（寄发）文件。①分发前要确保装封文件正确齐全、封口牢靠、地址清楚。②文件分发要通过必要的传递手段和渠道，有直达、中转和交换式，可以通过邮寄、机传递和电信（传真、互联网等）传送文件。③要做到及时、准确、保密，必要时进行催办、督办。
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
