文书与档案管理：文件归档的意义和原则

（一）文件归档处理的意义

文件是各类机构之间沟通情况、联系事务、传达意图与完成自身职能的一种工具，它直接形成、使用于各项事务的处理和管理活动中，这些文件之间相互联系、彼此依存。归档处理工作中应遵循文件形成的自然规律，保持密切联系，剔除无保存价值的文件，对有保存价值的文件进行立卷，使之成为具有内在联系的文件整体，既能反映出各种事件和工作活动的面貌，又便于文件和档案的保管及日后的查考利用。因此，文件的归档处理工作是一项极其重要的、具有深远意义的工作。

1.归档处理有助于维护文件之间的历史联系，便于日后查找利用

在任何社会组织的各项管理活动中，每一份文件都有自己特定的使命和作用，同一问题、同一工作、同一组织的多份文件之间就有着或先后相续，或层层递进的关系。通过文件归档处理能够维护文件之间自然形成的这种历史联系，清楚地显示出活动的全过程，能够提高文件检索的效率，实现文件利用的目的。

2.归档处理有利于保证文件的完整与安全，便于文件的保管

文书部门应该根据立卷范围的要求，将应该归档的文件收集齐全，保持文件的完整性。同时，将归档处理的同类文件放入卷皮（或卷盒）进行管理（以“卷”或“件”为单位），使文件不易磨损和丢失，既有利于维护文件的安全，也有利于文件实体的保管。

3.归档处理有利于文书部门有意识地收集积累文件，为档案工作奠定良好的基础

文件是机构和国家的“记忆”。通过对文件进行分门别类系统化整理，区分不同的保存价值，有助于使文件自然积累成一个有机整体。没有文书部门的归档处理收集和移交文件材料，档案工作就成为无源之水。因此，归档处理工作关系到国家各级综合档案馆档案藏量的不断增长，是档案工作的基础和前提。

文件的归档处理是文书工作的结束，同时又是档案工作的开始。由谁来组织这项工作、采取什么样的组织形式、如何保证归档处理的规范性等问题都直接关系到文件整理的质量和效能。

（二）文件归档处理的原则(www.xing528.com)

1.联系原则

联系原则，是指立卷时要遵循文件材料的自然形成规律和特点，维护文件之间的有机联系。按照联系原则处理，归档既符合文件的形成规律，也符合查找利用档案的规律。首先，符合文件的形成规律，文件是伴随着行政管理活动和业务活动一件一件、一份一份产生的。针对有些问题，一份文件就能说明事情的经过，而更多的问题则是通过前推后续的一组文件来反映整个处理过程的。如上马一个工程，往往有请示、可行性论证报告、批复、阶段执行报告等一系列彼此不分散的文件材料，如果单看其中一份文件是无法了解整个工程全况的，只有在一份份文件的联系之中，而且是自然生长的有机联系中，才能揭示工程的全貌。为此，归档文件处理时，要将一份份的文件结合起来考察，按照文件之间的固有联系和规律及其自身的各种特点，显示某一项管理活动开始、继续、结束的全部面貌，维护机关活动真实的历史面貌，为机关各项工作提供充分而有力的依据。其次，符合人们查找利用档案的规律。人们利用查找文件也常常需要利用一组互有联系的文件来说明一个特定的问题。为此，归档文件处理工作就是要在坚持联系原则和便于保管与利用原则的指导下，科学地设计、组织、建立经济、高效的文件保管与检索系统，以追求一个问题、一个机关、一个国家文件整体功效的最大、最优。

维护文件之间的固有联系，可以从三个方面把握。按机关工作的管理周期，将一项工作或工程、一个问题、一个人物、一个案件、一次会议等从开始至结束形成的文件，完整而系统地组合成有序的文件系统，保持文件的整体性和联系性。按机关工作的规律和联系，将工作活动中形成的具有密切联系的多种文件，请示与批复、问文与复文、批转（转发）文件的正件与附件、发文的定稿与存本等排列并系统组合在一起，保持它们之间的有机联系。按内容、载体联系，将内容相同载体不同的文件（同一内容的纸质文件与录音、录像、照片文件等）进行统一整理、编目，分别存放，并可在各种载体文件目录中互注参见号，以保持同一内容文件的有机联系。

2.便于保管与利用原则

便于保管与利用原则，指归档文件处理的结果是，组成的文件系统必须要便于文件的安全保管，便于为现行机关以及今后的科学研究提供经济高效的利用服务。便于保管与利用是归档文件处理的最终目的，在浩如烟海、杂乱无章的文件中要查找到需要的某一份或一组文件相当困难，也就无法真正实现文件的使用价值，更不便于按照文件的保存价值进行相适宜地保管，同时无序的文件在保管中缺乏管理的有效依据。因此，归档文件处理时必须坚持便于保管与利用的原则。

（1）区分文件的保存价值。归档文件处理不是将机关所形成的数量庞大的文件全部保存起来，而是必须通过鉴定工作，区分文件的保存价值。对保存价值大的文件，重点整理和保管；对保存价值小的文件，根据条件区别对待；对无保存价值的文件，则予以销毁。在具体工作时，按照文件的不同保存价值整理。文件的重要程度决定文件的保存价值，文件的不同保存价值又决定了文件保管期限的久暂，应将保管期限相同的文件排列在一起，不同保管期限的文件分开排列。这样，既能较合理地使用人力、物力、财力和时间，确保文件处理的质量，又能在发生突发事件（如水灾、火灾等）时有重点、有选择地保护和抢救价值大的文件，力求优先保证其安全和完整。

（2）区分文件的密级和载体。区分文件的密级和载体，是将涉密文件与非涉密文件、纸质文件与非纸质文件分别按其不同密级和保管技术条件的要求进行整理，并采用相应的保护措施。不同密级的文件，应区分不同的安全要求，以免保管、利用中造成失密泄密，给机关和国家带来损失。不同载体的文件，保管、利用条件各异，如音像制品、照片、缩微胶片、光盘文件等非纸质文件在温度、湿度、设备、技术等诸方面对保管和利用提出了更高的要求。因此，立卷时应注意区分和选择恰当适宜的方法，使文件得到良好的保管和有效的利用。

（3）把握装具内文件数量的适宜程度。文件处理时应考虑装具的厚度再对文件进行适当的放置。保持文件之间的联系性并不意味着具有联系性的一组文件必须放置在同一个卷盒中，可以考虑将同一事由的文件细化为更小的联系体进行装盒，保持每一盒内文件之间、盒与盒的文件之间的有机联系。装具内文件数量过多过厚，不便于保管和查找；装具内文件数量过少过薄，会造成设备（如库房等）利用率低，翻用不便。

综上所述，归档文件处理时遵循联系原则和保管与利用原则应彼此兼顾、相互照应，因为坚持联系原则和坚持保管与利用原则从根本上来说是无法截然分开的，二者是相互影响、相互制约的关系。为了保持文件之间的联系但有碍文件的保管和利用，或片面强调保管和利用文件而打乱文件之间的有机联系的做法皆不足取。应灵活运用立卷原则，正确处理好保持文件之间联系和方便文件的保管与利用之间的关系，从而更好地实现立卷的目的。