案卷题名的拟写与要求

案卷题名，又称案卷标题，用以概括揭示卷内文件的主要内容与成分，是检索文件的重要标记，也是案卷编目和编制各种检索工具的重要依据。案卷题名的拟写，通常是由立卷人将分类方案中条款名称或文件分类表的终端类名进行技术处理而成。处理过程中应遵循一定的规范。

拟写案卷题名有以下具体要求。

1.主题明确

拟写案卷题名时，针对的不再是一份文件，而是一组文件，要能够清晰准确地揭示出这一组文件的共同主题精神，反映文件的主要内容和成分，目的在于使案卷的管理者和利用者能从案卷题名中直截了当地抓取到该案卷的主要内容信息。

2.文字表达准确精练

案卷题名是对卷内诸多文件的概括揭示，应言简意赅，文字应尽量控制在五十字内，最好能用二三十字概括标出；并列成分之间使用顿号，题名后不用标点符号。不能罗列堆砌文件标题，同时也不能使案卷题名过于抽象、笼统，使人读后无法准确判定卷内文件的具体内容和成分，给查找利用卷内文件带来困难。

3.基本结构力求完整

案卷题名的基本结构是：作者（责任者）—内容（问题）—名称（文种）。

例如：

当文件内容涉及一定地区或特定的时间或通讯者等立卷特征时也应予以标出，形成如下格式：

（地区）作者（或通讯者）—（时间）（地区）内容—名称

例如：

根据上述要求，具体撰写案卷题名时，应注意各部分的拟写要求。其基本结构中三个主干部分的表达要求如下。(www.xing528.com)

（1）作者

标明作者旨在说明文件由谁制成。必须用全称或规范化简称，不得简称为“本部”“本局”“本委”等，例如，“中华人民共和国人事部”，简称“国家人事部”。如果卷内文件作者不多，应全部一一标出；如果作者较多，并且又属于同一系统或同一地区的可以使用统称，如“教育部所属各院校”涵盖了国家教育部所属的所有大学、学院。如果作者较多又难以使用统称，可以选择2～4个主要作者标出，其他以“等”字代替。文件作者是领导者个人时，应标明该领导的姓名及职务全称。文件的作者项一般位于案卷题名的开首。

（2）内容

用于标明卷内文件的主要内容，是案卷题名的核心部分。对卷内文件内容的概括要全面、确切、具体、简洁。既不可罗列文件的标题，也不能过于笼统使人看不出问题。内容的表达，往往借助于介词“关于”“对”和助词“的”构成一个介词词组“关于（对、有关）……的……”来表达。如，“国务院、××省人民政府关于搞好粮食贮藏工作的决定、通知等”，“××局对所属单位2008年财务预算报告的批复”。但是，并非所有案卷题名都要用这种格式来表达，应根据卷内文件具体内容而定，使“关于”“对”的使用符合语法规则。例如，“××局关于对公交系统所属单位学徒工转正、学徒工工资问题的规定、通知等”中的“关于”“××纪委关于××厂对擅自挪用基建款发放奖金的通报及调查材料”中的“对”均使用不当，应删去。

内容（问题）的表述还应注意：如果卷内文件的内容涉及问题较多时，同类性质的可以概括，如性质不同，可选主要的列出，其他以“等”字代替；会议文件和综合性的工作计划、工作报告，因涉及问题较多，具体会议内容可不标出；有些问题的名称太长，可用通用的简称，如“有理想、有道德、有文化、有纪律”的公民即可用“四有”公民代称。

（3）名称

文件的名称即文种，通常反映出文件的性质和价值，正确地标明文件的名称很重要。按名称特征组卷时，必须标明文种。即使不按名称特征立卷，也应标出卷内的主要文种2～3个，其他以“等”字代替，并将其按重要程度排列，同时兼顾不同性质的文种。例如，一个案卷中有十种文种，可以表达为：“××部、××局关于××工作的命令、决定、通知等”。此外，有些案卷题名的名称部分可以按规定使用“文件”“材料”“来往文书”“案卷”等专用术语来表达。

“文件”：专指会议活动中形成的一系列文件。由于会议形成的文件名称较多，无法一一标明，可用“文件”概括。例如：“××机床厂第三届职工代表大会文件”。

“材料”：指正式文件以外的辅助材料，主要是形成某一正式文件时的原始性、参考性材料。例如：上马一项工程的“请示”就附有可行性论证、地质说明、资金预算等参考性材料，立卷时，可以“材料”来表达众多的文种。例如：“××大学关于科研大楼建设项目的文件材料”。

“来往文书”：只适用于不同机构之间商洽某项特定工作而形成的问文和复文，这类案卷通常皆按通讯者特征立卷。例如：“××部队与××街道关于……问题的来往文书”。

“案卷”：只适用于围绕某一案件、事件或对某人的某方面问题的调查处理形成的所有文件材料。这些材料前后相承，紧密相连，构成了一个不可分割的整体，不需一一标出文件的名称，而用“案卷”概称。例如“××局关于张××挪用公款的调查处理案卷”。上述各专用名称只限用于特定的范围，不属于适用情况的不得滥用。