档案检索工具的含义与作用

档案检索工具是记录、报道、查找档案材料的手段，是开发档案信息资源的工具。记录是指登记馆（室）藏档案的内容和外形特征、档号、存址等，介绍所存档案的内容和成分，向利用者提供鉴别、确认档案文件的依据。报道馆（室）藏是指通过一条条记录，向社会和利用者介绍本馆（室）保存有什么样的档案材料，供利用者选择和使用。查找是指根据每个条目上记载的项目和提供的检索途径，把利用者所需要的档案材料迅速、准确地提供出来。记录是基础，报道、查找是手段，目的是识别档案和检索档案，更好地服务于社会主义现代化建设。档案检索工具在档案管理中的作用具体表现在以下几方面。

第一，桥梁作用。档案馆（室）保存的档案浩如烟海，如果不借助于科学的方法和手段，利用者便无法获取所需要的档案信息。档案检索工具在档案信息和利用者的特定需求之间架起一座桥梁，沟通了二者的特定需求关系。利用者借助检索工具，能以最短的时间和最少的精力，从数量浩瀚的档案之海中，顺利地提取和输出所需要的档案信息。

第二，交流作用。档案检索工具中储存了大量的档案信息，可以向外宣传馆（室）藏，提供查找档案的线索，引导利用者来馆（室）查阅档案，成为档案馆（室）与利用者之间的交流工具。同时，各档案馆之间相互交流开放档案的目录、索引、档案馆指南，既能扩大馆际情报交流，又能互通有无，实现资源共享。(www.xing528.com)

第三，管理作用。档案检索工具是开展档案业务工作必不可少的工具。档案馆（室）日常的收集、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等工作，都必须使用档案检索工具。收集时要根据检索工具检查档案是否齐全、完整，弄清还需要收集和补充什么档案。在保管、统计工作中，清点、排架、编制各种统计报表等，都必须借助于检索工具才能顺利进行。在提供利用和编研工作中，检索工具可以帮助档案人员熟悉馆藏，提高业务水平，利用者也可借助检索工具了解馆（室）藏档案的内容和特点，以便索取档案材料。总之，在档案管理中离不开档案检索工具。