组织信息的概念和类型简介

1）组织信息的概念

组织信息是与组织的管理目的和经营管理活动有密切关系的信息,是指那些以文字、数据、图表、音像等形式描述的,能够反映组织各种业务活动在空间上的分布状况和时间上的变化程度,并能给组织的管理决策和管理目标的实现提供参考价值的数据、情报资料。

2）组织信息的类型

组织信息多种多样,为了有效地对组织信息加以分析和利用,需要按照一定标准对其进行分类。

①按组织信息的来源划分,可以分为内生信息和外生信息。内生信息是指组织内部所产生的信息,它反映组织内部所拥有的资源状况、资源的利用水平和能力情况等;外生信息来自组织外部,是对组织业务活动有影响的关于外部环境各因素的信息。(www.xing528.com)

②按组织不同层次的要求划分,可以分为计划信息、控制信息和作业信息。计划信息是与决定该组织在一定时期内的目标、制定战略和政策、制定规划、合理分配资源有关的信息。这类信息主要来自组织外部环境。控制信息主要是组织的中层管理部门为了实现组织的经营目标而对生产经营活动各环节进行监督、控制所需的信息。控制信息主要来自组织内部,要求比较详细具体。作业信息与组织的日常管理业务活动有关,大多是反映企业生产经营的日常业务活动的信息,用以保证基层管理部门切实地完成具体作业。基层主管人员是该类信息的主要使用者,对这类信息要求明确、具体、详细。

③按产生时间的不同划分,信息可以分为历史性信息、实时性信息和预测性信息。历史性信息,又称档案信息,是指在过去发生的但是仍具有利用价值的信息。这类信息一般已被使用过,但是管理人员从历史事件中可以找到借鉴或启发的价值,或者从历史信息中可以找到经济走势的规律,因而仍可能发挥作用。实时性信息,又称即时信息,是指反映组织当前活动情况及外部环境特征的信息。实时性信息的时效性很强,对于指导和控制组织正在进行的活动具有非常重要的作用。预测性信息是指在掌握和利用历史信息和实时信息的基础上,通过运用科学的预测方法或管理人员的经验判断,据此对组织未来进行预先描述所得到的信息。这类信息对于高层主管人员制定战略、尽早制定相应的准备措施、及时决策都有重要意义。

④按组织信息的稳定性划分,可以分为固定信息和流动信息。固定信息是指在一定时期内不会发生重大变化,不会发生质的变化,具有相对稳定性的信息,它可以供各项管理工作重复使用。流动信息又被称为作业统计信息,它是由组织的营运活动所产生的,反映生产经营活动实际进程和状况的信息,例如企业的库存量情况、产品的生产进度、企业的设备损耗情况等。流动信息不断变化,因而其时效性非常重要,一般只具有一次性使用的价值。