管理学基础：计划的概念和作用

1）计划的概念

计划一词有两方面的含义:一方面,计划可理解为计划工作,是指管理者根据组织内外部的情况,通过科学的预测,确定在未来一定时期内组织所要达到的目标和实现目标的行动方案的过程。另一方面,计划是指用文字、图表和指标等形式所表述的,组织以及组织内不同部门和不同成员在未来一定时期内关于实现相应目标的行动方向、内容和方式安排的管理文件或者方案。一份完整的计划文件一般最核心的包括6个方面的内容,简称5W1H。

①What——做什么,明确计划工作的具体目标与要求,明确每一时期的中心任务和工作重点。

②Why——为什么做,明确计划工作的理由和目的,解决组织中全体员工对组织的宗旨和目标的认识问题。实践证明,组织成员对组织的宗旨和目标了解得越清楚,认识得越深刻,越能增强他们的使命感,就越有助于他们在工作中发挥主动性和创造性。正如通常所说的“要我做”和“我要做”的结果是大不一样的,其道理就在于此。

③When——何时做,规定计划中各项工作的开始和结束时间,以便对工作进度进行有效的控制和对各种资源进行综合平衡。

④Where——何地做,规定计划的实施地点或场所,了解计划实施的环境条件和限制因素,以便合理地安排计划实施的空间组织和布局。

⑤Why——谁做,计划工作不仅要明确规定目标、任务、进度和地点,而且还要规定由哪些部门或哪些人员负责。

⑥How——怎么做,制订实现计划的措施以及相应的政策和规则,并对现有资源进行合理分配以达到预期目标。

2）计划的类型

计划的类型很多,可以按不同的标准进行分类。

（1）按计划的表现形式分类

按计划的表现形式不同,可以将计划分为宗旨、目标、战略、政策、程序、规则、规划和预算等类型。

（2）按计划的期限分类

按计划的期限不同,可以将计划划分为长期计划、中期计划和短期计划。长期计划一般是指5年以上的计划,它主要确定组织的长远目标和发展方向。如企业发展纲要。中期计划一般是指1年以上、5年以下的计划,它主要确定组织具体的目标和战略。中期计划介于长期计划和短期计划之间,对二者起协调作用。短期计划一般是指1年及1年以内的计划。它主要说明组织在短期内要达到的目标、措施以及具体的工作要求。如企业年度利润计划。对计划期限的划分,也受企业的规模和实力的影响。一般说来,规模越大、实力越强的企业,由于其自主能力比较强,其计划期限也会相应更长,而规模很小、实力不强的企业,由于受市场和环境的影响较大,因此,其计划期限也相对较短。

（3）按计划的层次分类

按计划的层次不同,可以将计划划分为战略计划、战术计划和作业计划。

战略计划又称策略计划,一般是由高层管理者制订的,关系到组织发展方向和全局的计划。其内容主要包括组织的长远目标、政策和策略等。战术计划又称施政计划,是由中层管理者制订的,通常是按年度拟订的具体目标和达到各种目标的确切安排,它是战略计划的具体化,其内容包括中层各部门的目标、政策和策略等。作业计划又称业务计划,是由基层管理者制订的,是规定如何实现总体目标系统下具体目标,甚至具体过程和行为的计划。作业计划是战术计划的具体化,其内容主要包括基层工作人员的具体任务和作业程序等。

（4）按管理职能分类

每个企业的组织结构和运行机制都不一样,因此,按管理职能对计划进行分类,因各个组织的结构体系不同而不同。一般可以将企业的经营计划划分为销售计划、生产计划、供应计划、财务计划和人事计划等。销售计划规定计划年度销售产品（或服务）的品种、数量、价格、销售收入和交货期限等。销售计划保证预期利润的实现,是编制生产计划的依据。生产计划规定计划年度生产产品（或服务）的品种、数量、质量、产值、生产进度、生产能力等指标。生产计划是编制供应计划和人事计划等的主要依据。供应计划规定计划年度内企业对原材料、辅料、能源、设备、工具等各种物资的需要量、储备量、供应量、供应的来源、渠道和期限等。供应计划是编制财务计划的依据。财务计划规定计划年度内企业的流动资产、固定资产、长期负债、短期负债、所有者权益、固定资产折旧、利润、制造成本、费用及财务收支的多少等。财务计划以货币形式反映企业全部生产经营活动的动态和结果,既是其他各项计划的综合反映,又是编制其他各项计划的依据。人事计划规定计划年度各类人员的数量、职工工资总额和平均工资水平,人员招聘、劳动力流动以及职工培训等人事计划是编制财务计划的依据之一。(www.xing528.com)

3）计划的作用

计划工作给组织提供了通往未来目标的明确道路,它存在于组织各个层次的管理活动中。一个组织要想有效地推进各项工作,就离不开计划工作。计划是一项重要的管理工作,计划做得好,对组织的工作将起到事半功倍的作用。计划的作用体现在以下4个方面。

（1）提供方向

计划本身是面向未来的,而未来又是不确定的。通过清楚地确定目标和设计如何实现目标,计划可为组织未来的行动提供一幅路线图,从而减少未来行动中的不确定性,使组织和组织成员所有的行动保持同一方向,促使组织目标得以实现。

（2）有效配置资源

实现组织目标可能有多条路径,计划可以帮助组织尽可能地采用有效而成本低廉的方法,合理、有效地分配资源,以最低的费用取得预期的成果,减少不必要的损失。

（3）发现机会和威胁

任何组织都不可能完全消除未来的不确定性,但组织可以通过计划工作,科学预测将来可能发生的各种情况,及时发现机会或预见威胁,以便早做准备。

（4）为控制提供标准

通过事先明确做什么,要求做到何种程度等,计划为控制提供了标准,使控制有据可循,有助于提高控制的效率。

4）计划的特征

计划工作是一个指导性、科学性和预见性都很强的管理活动,也是复杂而又困难的工作,计划具有目的性、效率性、前瞻性、首位性、普遍性和创造性等特点。

（1）目的性和效率性

计划工作的一个主要方面就是确立目标,明确组织未来一段时间的工作目的。俗话说,不打无准备之仗。没有目的,就没有准备,就注定会失败;此外,对于经营性组织而言,提高效率也是计划的目的之一。计划的功能之一就是未雨绸缪,提前对组织发展和未来的工作做好安排,尽可能地减少不必要的支出,提高工作效率。

（2）前瞻性和首位性

计划是对未来工作进行的擘画,因此,预测、设想、筹划是计划的核心内容和工作,如果计划没有前瞻性,就失去了计划的意义。此外,计划在管理职能中处于首位,一方面,在某些场合,计划工作是付诸实施的唯一管理职能。比如通过计划工作得出某些事项可以不做的结论,即没有必要采取进一步的行动,这个时候,计划囊括了所有的管理职能。另一方面,管理的其他职能都是围绕计划而展开的,因此,计划工作应在组织工作、领导工作和控制工作等之前进行。

（3）普遍性和创造性

计划工作存在于一切组织活动之中。在一个组织中,虽然计划的内容和范围随各级主管人员职权范围和高低的不同而有所不同,但它是各级主管人员的一个共同职能,同时,几乎所有的组织成员都要在不同层面展开计划工作。此外,计划工作是针对需要解决的新问题和可能发生的新变化、新机会而做出决定的,因而它是一个创造性的管理过程,离开了创造性,计划的含金量就会大大降低。