国防项目沟通管理过程及要点

项目沟通管理是指在项目的进程中，为了确保及时与恰当地创建、搜集、发布、贮存与最终处理项目信息所需的过程。其中包含沟通计划编制、信息发布、绩效报告和项目管理收尾四个典型过程。

国防项目沟通管理过程流程见图18-5。

图18-5 国防项目沟通管理过程流程

1.沟通计划编制

由于不同的项目相关利益者对项目的关注点及关注程度各不相同，因此也具有不同的沟通需要。编制沟通计划就是确定、记录并分析项目的相关利益者所需要的信息和沟通需求，即确定谁需要信息、需要什么信息、何时需要以及信息分发的方法，并以此形成文件，作为沟通计划。由于项目的立项决策，项目范围边界的确定都建立在与项目相关利益者充分沟通的基础上，所以应该在项目启动早期就编制沟通管理计划，并与利益相关者一起评审，这样就可以防止或减少沟通问题的发生，特别是在大型项目或同时有多个项目运行时，沟通管理计划显得更为重要。

毫无疑问，每个项目都需要充分的信息交流，但是不同的项目组织结构造成项目对信息的需求和分发方式存在着很大的差别。因此，项目沟通计划常常和项目组织计划紧密相连。项目沟通计划包括对项目全过程的沟通工作、沟通方式和沟通渠道等各方面的计划与管理。项目沟通计划在项目的早期阶段就应该完成，但是为了提高沟通的有效性，项目沟通计划应该根据项目的实施情况和沟通计划的适用情况，进行定期检查，并在必要时加以修改。因此项目沟通管理是贯穿于项目全过程的一项管理工作，这样项目沟通管理才能更好地为实现项目目标服务。

具体来说，沟通管理计划的内容主要包括：

国防项目沟通管理计划涉及的主要内容包括：

（1）信息收集的方式和渠道。信息收集的方式和渠道用以说明信息应该用何种方法从何处收集。

（2）信息收集的归档格式。信息的归档格式用以说明应该采用何种方法存储不同类型的信息。

（3）信息发布的方式和渠道。信息发布的方式和渠道用以说明各种信息（如进度计划、技术文件等）将流向何人以及采用何种方法（书面报告、会议、电子媒介等）传送各种类型的信息。

（4）信息的发布与使用权限。信息的发布与使用权限用以说明各种信息的发布权限以及最终用户的使用权限。

（5）准备发布信息的详细说明。对准备发布信息的详细说明包括对信息的内容、格式、详细程度、信息的来源等方面的说明。项目沟通管理计划要对准备发布的信息进行详细的描述。

（6）信息发布的时间表。信息发布的时间表用以说明何时进行何种沟通，项目沟通管理计划需要对此给出必要的说明。

（7）更新和修订沟通管理计划的方法。为了保证项目沟通管理计划适应项目沟通的实际需要，随着项目的进展需要对沟通管理计划进行更新和修订。项目沟通计划编制工作是贯穿于项目全过程的一项工作。因此，项目沟通管理计划还需要注明对计划进行更新和修订的方法和程序。

（8）约束条件和假设前提。约束条件是限制项目团队进行沟通的各种因素，假设前提是那些被认定是实际存在的、确定的、并作为制定计划依据的。约束条件和假设前提是项目沟通管理计划编制的重要依据，沟通管理计划需要对此加以说明，以便在这些条件发生变化时对沟通管理计划进行修订。

沟通管理计划应该在项目的早期创建，并与项目干系人一起评审，这样可以防止或减少以后的沟通问题。一致的项目沟通有助于项目的顺利实施，尤其像包含许多小项目的大型国防项目。有时几个项目可能拥有一些相同的干系人，所以制定一个协调的沟通计划更为重要。事实上，与基本的项目沟通内容有关的信息可从工作分解结构（WBS）和组织分解结构（OBS）的整合结构——责任分配矩阵（RAM）中获得，这种结构定义了沟通渠道，有助于理解和协调项目的多个部分，并且显示了工作和负责的组织单位。由于整合了工作和责任，所以有助于问题的处理与协调。

2.信息发布

（1）信息的分类

在国防等大型项目中，信息管理的工作不仅包括一系列的标准和规范，还包括各种报告、数据、计划、安排、技术文件、工作条例、会议记录等。这些信息在项目组织内部和该组织与外部环境之间不断流动。按不同的流向，项目信息大致分为以下几种：

1）自上而下的项目信息。即发信者是上级，受信者是其下级，项目信息从上级传递至下级。如项目指挥部向项目实施部门下达任务大纲、命令以及业务指导意见等信息。

2）自下而上的项目信息。即发信者是下级，受信者是上级，项目信息自下级传递至上级。例如项目职能部门向上级主管部门提供的项目进展报告、项目技术状态报告等。

3）横向流动的项目信息。项目组织中由于分工不同各职能部门的任务各不相同，但又需要相互协作配合来保证项目顺利实施，这时为了共同的目标，需要在项目中同一层次的部门或人员中互通有无，加强信息横向流动。

4）以项目办公室等综合部门为集散中心的项目信息。一方面这种综合部门为项目决策提供各种支持，另一方面又是信息汇总、分析、加工的部门。

5）项目与外部环境之间的信息。项目可能需要进行信息交流的外部环境包括项目的承包商、采办方、政府、供应商等单位，这部分信息往往涉及项目单位的信誉、法律等问题。

（2）信息发布的方法

信息发布就是根据一些计划文件，以有用的格式及时地向项目利益相关者提供其所需要的信息。信息发布一方面需要满足沟通管理计划的要求，另一方面也需要对未列入沟通管理计划的临时信息需求做出应对。项目经理及其项目组必须确定何人在何时需要何种信息，并确定传递信息的最佳方式，以保证信息发布取得最佳的效果。

信息发布主要有以下几种方法：

·人员沟通，即通过人员交流的方式发布信息。信息发布者负责将信息及时、准确、清楚、完整地表达出来，接受者的任务是保证信息被完整、正确无误地理解。

·建立项目信息查询系统，即在项目组织中建立一套信息共享系统（如公开文件、电子数据、项目管理软件），项目相关利益方在需要某方面的信息时，可以根据信息主题词在信息系统中进行检索而得到。

·建立项目信息发布系统，即采用定期或非定期的、制度性的、经常性的形式发布有关信息。例如项目定期或临时会议、复印文件、电子邮件、视频会议等。

（3）增强信息发布效果的方法

在发布信息时，为了增进沟通的有效性，需要注意三个方面的问题：一是打造基础，二是理顺环节，三是提高技巧。

打造基础就是首先要创建沟通平台。从团队的培训着手，在形成团队成员的概念共识的客观基础上，打造团队共同认可的价值观念和共同动机愿望的主观基础，一砖一瓦地垒起管理平台。

理顺环节就是要理顺沟通渠道，在打造好沟通平台后，剩下的沟通环节上的障碍都属于技术性问题了。要在适应沟通对象偏好的基础上选择恰当的沟通方式、把握恰当的沟通时机和场合，使沟通进行得更加顺畅。

提高沟通技巧，就是在排除沟通障碍之后的锦上添花了。要善于运用非语言信号为语言的效果进行铺垫，在沟通过程中要提高驾驭语言的能力，要善于改善沟通的气氛。项目沟通失败常常是由于不注意沟通技巧所致。

（4）信息技术沟通

对于形形色色的项目信息，项目管理者需要进行从收集、判断、分类到计算、归档等烦琐、复杂、耗时耗力的一系列过程。而传统的手工处理信息的方式已远不能适应当今复杂的大型工程项目。计算机及信息技术的介入使得项目的信息管理变得规范、简单、方便且省时省力。尤其是电子沟通技术的出现，带来了项目中信息沟通的巨大变革。

电子沟通是通信技术和信息技术发展的产物，它是以通讯、计算机网络为信息传播平台，借助于各种软件系统、硬件设备来实现的个人、项目以及组织之间的信息沟通。除了包括常见的电话、传真等方式外，电子沟通还包括以下几种方式：E-mail（电子邮件）、电子论坛与电子公告牌（BBS）等。其中，E-mail是现实信函在信息网络空间的模拟实现，是目前应用最为广泛的沟通形式。在电子论坛中，大家还可以就某一主题相互讨论，交流观点，寻求帮助。电子公告牌是由电子论坛发展而来，它能将电子论坛的用户数增加到成百上千。对于国防项目中的技术研发和管理来说，可以进行技术和管理等问题的讨论和切磋，找到解决方案。可视化的网络语音、视频会议也为项目团队开展分布式的异地工作和协作提供了可能，同时极大地降低了沟通成本。

尽管电子沟通可以使得项目内部以及与外部的信息共享和交流变得更为方便、及时和快捷，但是需要特别注意的是电子沟通需要信息安全的保障。由于大多国防项目需要保密，所以信息安全尤为重要。采用内部的邮件系统和防火墙技术可以提高网络的安全性，分级的信息控制可以避免低级别的授权用户进入高级别的用户数据区，另外，对于一些敏感的信息，短时的面对面会议通常比电子沟通方式更有效。

另外，国防项目的顺利实施，还必须使用诸如Primavera公司的P3、Microsoft公司的Project 2000等专业化的项目管理软件，这类项目管理软件除了帮助用户制定任务、管理资源、进行成本预算、跟踪项目进度等外，还提供出色的项目沟通管理的功能。

虽然在国防项目整个生命期中，项目管理者可以借助许多类型的硬件和软件来改善沟通，但需要指出的是，尽管信息技术对沟通过程有帮助作用，是沟通过程里最容易处理的方面，但不是沟通过程里最重要的方面，最重要的应是提高一个组织的沟通能力。项目经理作为沟通中的推动者，必须培训所有干系人，让他们认识良好沟通的重要性并搞好沟通。

3.绩效报告

绩效报告指搜集和传播绩效信息，向关系人提供资源如何用于实现项目目标的信息。绩效报告的方式主要有项目报告、项目文件和项目会议。

（1）项目报告

1）项目报告的内容

项目报告的主要功能是收集或交流绩效信息，一般来讲，项目报告包括以下内容：(www.xing528.com)

①项目状态信息。指描述目前项目所处的状态，即实际情况与计划相比较的结果。

②项目的进展情况。指描述项目的完成情况，例如项目完成的工作百分比，所花时间占总工期的百分比等。

③项目预测。这是项目报告的一个重要功能，项目预测包括对项目何时完工、最终实际总成本的预测等。它为当前是否要采取措施或者作某些决策提供依据。

④质量状况。其包括项目产品的质量情况和项目管理的有效性。

⑤项目的一些统计数据。团队的工作量分配，问题出现的情况、风险等，对于大的项目，这些数据往往用图表的方式直观地表达。

⑥项目管理中一些令人担心的事件。项目经理可能会有一些事件必须要得到解决，否则很有可能会对项目的进展造成负面影响。

2）项目报告的类型

项目报告表现方式主要有两种类型：一种是口头报告，一种是书面报告。常用的项目报告主要有进展报告、最后报告两类。它们一般是以文稿、报表和图形形式存在。

①进展报告。进展报告的内容应侧重于为完成项目目标取得了哪些进展，而非项目团队正从事什么活动。进展报告通常包括一个特定的期限，即报告期。

××机载软件系统项目进展报告纲要见表18-1，它给出了一个常见的国防项目进展报告纲要的示例，一般包括以下几点：

·自上一次报告以来的成果。这部分应该指出已达到的关键项目里程碑或为项目期设定的特定目标。

·项目目前的执行情况。有关成本、进度和工作范围的资料要与基准计划进行比较。

·以前发现的问题的解决进展。如果问题没有得到解决，应该说明原因。

·自上一次报告以来的问题和潜在问题。一般包括由于实际情况与预期的偏差所导致的各种技术问题、进度问题以及成本问题。

·计划采取的改进措施。这部分应详细说明在下一个报告期内为解决每一个潜在问题应采取的改进和纠正措施。

·在下一个项目期内期望达到的里程碑。这些目标要与最新的项目计划一致。

表18-1 ××机载软件系统项目进展报告纲要

②最后报告。项目最后报告又叫项目总结报告，它不是进展报告的积累，也不是对项目整个过程中发生事情的详尽描述，它是一个项目或项目某个阶段结束时的工作总结。它的目的是阐述项目结果的准确性和成功性，使项目的相关利益者乐意接受项目成果。项目总结报告一般包括以下几个方面：

·客户的最初需求以及项目组织对各项工作的要求标准。

·项目和项目各阶段的具体量化目标。

·作为项目结果，客户的实际利益和预期利益的对比。

·初始项目目标实现的程度及评价，如果没有实现，应附有说明。

·项目的简要描述，包括项目管理的手段和技术及对它们的评价。

·善后事宜，这部分包括为提高和扩大项目成果，客户在将来可能存在的需求及建议；

·提供给客户的交付一览表（设备、原材料、软件及图纸和报告等文件）。

·项目中系统和设备的最后测试结果。

（2）项目文件

项目报告是项目沟通的重要成果，必要时应该形成项目文件加以管理。项目文件管理的一个重要的目的就是形成项目档案，项目档案包括一套整理好的项目记录，提供了一个项目准确的历史。因为项目档案中包含的技术、管理经验及教训往往能够给后续的其他项目以借鉴。

在国防项目的实施过程中，项目文件经常需要进行修改。由于国防项目的特殊性，对发生变更的项目文件必须维护其变更的历史信息，例如在文件的每页上注明最近修改的日期、修改的顺序号以及变更人的姓名。

对项目团队来说，及时了解哪些项目文件发生变化以及最新的版本是很重要的，变更或校订过的最新文件应及时发送给那些工作将受到更改影响的协作单位或项目团队成员手中，同时使用者会经常比较新文件与原文件的不同，因此，在文件上附带封面便条有助于他们尽快找出文件所做的改动。

对于特大型国防项目来说，撰写项目报告和文件归档是十分重要的。在整个国防项目生命期中，会形成大量的文档，必须认真细致地做好各类文档的归口管理工作。

（3）项目会议

1）项目会议的类型

项目沟通的另一种重要工具是项目会议。最常见的三种项目会议分别是项目情况评审会议、协调会议和策划会议。

①项目情况评审会议。一般内容是对绩效信息、技术方案、外部环境的分析评估，很多时候还需要作出决策。项目管理的大部分会议，如每周办公例会、董事会、计划评估会议等制度性会议都属于此种类型。会议的基本目的是通知情况、找出问题和制定行动内容。项目情况评审会议应该定期召开，以便早日发现目前的问题和潜在的问题，防止危及项目目标实现的意外情况发生。

②协调会议。当项目团队成员发现问题或潜在问题时，应立即和其他有关人员召开一个解决问题的协调会议，而不是等着在以后的项目情况评审会议上解决。尽可能早地发现和解决问题对项目的成功非常关键。协调会议的主要意义在于解决团队成员或干系人之间的矛盾、资源配置的冲突、衔接各计划的接口等。这类会议大多不是制度性的，而是针对某些意外事件召开的。在项目开始，项目经理和项目团队应当对于由谁、在什么时候召开解决问题会议以及实施纠正措施所需权限大小等问题设立准则。

③策划会议。它的功能是发挥团队成员的智慧，集思广益，献策献力。

2）项目会议的优点

和其他沟通方式相比，会议沟通有如下优点：

①会议是唯一能够进行全方位沟通的方式，相对于沟通效果而言，它的直接成本比较低。也就是说这种方式的性价比优势较强。

②会议为所有与会者提供了一个面对面沟通的机会，它的互动性最好，每个人都可以及时得到反馈信息。

③会议沟通的形式比较节约时间，尤其是节约会议召集者的时间。而会议召集者往往是一个组织中时间最紧缺的人，是木桶的短板，节约了他的时间，就等于节约了整个组织的时间。

④会议沟通形式能够为项目干系人提供一个广泛参与、迅速反馈的机会，容易达成共识，提高决策效率，同时也可以增进决策执行的预后效果。

4.管理收尾

根据国防项目进展的阶段不同，形成按时间（日、周、月、季、半年、年度）、项目阶段（预研、科研、试验、定型、使用等）、项目类型（系统级、分系统级、部件、组件等）进行整理的管理收尾报告。