会展概论：实现信息化管理

1）展前信息化管理

（1）网页开发制作和信息发布

利用办展机构网站或建立特定项目的会展网站，通过多种网络技术手段进行会展项目的信息发布，对会展项目进行在线宣传，是拓宽信息传播渠道，发布办展机构和项目招展、招商信息的重要方式之一。会展网站的巨大优势是可以为广大参展商和浏览者提供功能强大的信息查询系统，方便参展商和采购商迅速找到自己需要的信息，作出参展、参会或参观的决策，从而使办展机构能充分利用网络营销的优势，开拓会展产品营销市场，进一步延伸会展项目和品牌企业的网络形象。

（2）胸卡设计和印刷

注册登记流程是为办展机构和参展商提供跟踪采购商信息的手段，并提供更多的信息以确保更高效、更完整的管理流程。这个流程的信息化是以胸卡的制作为中心进行的。目前胸卡类型有条码胸卡、二维码胸卡、磁条胸卡、智能芯片胸卡。智能芯片胸卡具有较好的应用体验，其最大优点在于智能卡片上的芯片可以储存大量的信息。这个芯片可以使用一套“信用点数”的系统，采购商可以通过卡上预先储存的点数在现场享受相应的服务。也可使参展商或办展机构在处于潜在的没有直接联系的状态下，对现场的采购商和代表的位置进行持续的跟踪。

（3）参展商和采购商预登记

预登记是时下组织和管理商业展会中十分重要的一个流程，办展机构可以提前预知到访采购商和其他与展会相关的信息。利用信息管理系统实行预登记时，会展参加者（参展商、采购商等）通常只需登录指定的会展网站，详细填写在线登记表格并提交，就可以收到组织方发送的电子确认函和短信条码。当他们到达展会现场时，只需出示收到的短信条码，在门口扫描一下就可以进入展会现场。信息化的观众登记能使现场管理变得十分高效。

（4）其他展前管理工作

办展机构可以利用系统提供的载入功能将已有的展位平面图调入某个特定的制图软件中，根据精确的刻度进行展位图的重新测量，设定展区展位规则后可批量制作展位，也可直接选择系统提供的各类标准展位的面积制作展位图。制作好的展位图根据展位销售状态的不同显示不同的颜色，让客户直观地得到一张展位销售图，更神奇的是这张展位图可以将每一个展位与展商、招展员、展位费、展位合同、销售日期等客户所关心的所有要素都丝毫不漏地显示出来。另外，采购商邀请、邮寄标签和打印等，也都能通过信息化方式提高工作效率。

2）展中信息化管理

展中信息化管理包括现场接待和组织管理过程中采购商信息的采集、录入、处理；发放事先印刷好的参观卡，现场打印采购商基本信息，生成个性化的参观卡，现场打印带照片的参观卡、一一对应的IC卡、电子标签卡等；展会出入口门禁管理；现场分析报告制作；提供展会各会场和研讨会的展会当天的采购商到达人数曲线、到达人数变化曲线、采购商区域分布、采购商职位统计等分析报告。展中信息收集可以在以下三个阶段进行：

（1）采购商入场即时信息采集

采购商首次入场时提交个人信息，通过技术手段处理信息并写入采购商胸卡。一般通过自动识别系统处理后，人工校对，录入。在展会期间，可以推荐参展商租用设备，读取采购商胸卡中的信息。参展商扫描采购商胸卡后即能马上得到采购商的详细信息，采购商参观完毕后，参展商只需把这些信息通过软盘拷贝回去即可。这种方式易于利用，无论对参展商还是办展机构，都能及时得到信息，会中也能生成完整的报告。(www.xing528.com)

（2）现场调查信息采集

现场调查信息采集包括采购商入场时的调查、采购商完成参观后的意见反馈、观众问卷调查等。采购商入场时的调查一般在观众登记处完成，在观众登记时给每人提供一份调查问卷。通过调查了解采购商的参观目的、所属行业、参展兴趣、展会的渠道等相关信息。采购商完成参观后的意见反馈一般采用抽样调查的方式对已经参观过展会的采购商进行调查，了解采购商的观展感受和对展会的意见、建议。

（3）采购商会后信息采集

在这种方式中，办展机构在采购商入场时只需要现场接待即可，信息的录入处理在会后完成。办展机构快速处理采购商名片。不论何种名片，快速录入公司、姓名、职务即可打印，只需要录入系统和打印机即可。虽然采用这种方法采集采购商信息不及时，要等到会后一段时间才能完成信息采集，但这样时间就比较充裕，准确度较高。

3）展后信息化管理

（1）商业线索追踪服务

借助于信息技术，通过收集的采购商信息和购买意愿，发现和挖掘商业机会，进一步联系采购商，达成贸易；及时跟进采购商订购的信息，通过电话等途径与参展商进行联系，提供及时周到的服务，提高成交量。

（2）展后回访

形成完善的采购商信息资料库，以此为基础，提供专业的采购商回访服务，方式包括邮寄、邮件、传真等，内容包括会后满意度调查、下届参观意向等。通过展后回访，可以有效管理采购商的各种联系方式，进一步提高信息质量。

（3）展会数据分析

展后数据需进行规范化处理，一般采用专业统计分析工具SPSS、SAS，以便得到全面翔实的数据分析报告。这些展会统计分析报告是基于采购商基本信息、需求信息等数据的多种分析和关联性分析报告。