1.人事资料: 有关履历材料、绩效考核材料、工资单、社保资料、任免材料、奖惩材料、请假单、离退休材料、离职材料等。
表4-9 员工档案
2.管理类文件: 社工站建设管理，行政会议，研究性成果、对外的正式发文与有关单位来往的文书，上级发来的与本社工站有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料等资料。
3.重要文书资料: 项目招标书，项目计划书，协议书、合同书，项目评估报告等。
4.相关新闻媒体资料: 新闻媒体的报道资料，音像资料，以及社工站发生的重大新闻事件等。
5.财务类资料: 经费开支凭证，相关财务报表，经费预算表，经费结算表、审计报告等。
6.社工站各社工工作领域文件及文书资料: 各项目前期调研资料，督导记录，会议记录，个案工作记录，小组工作记录，社区工作记录，志愿者服务记录，工作坊、兴趣班等文书，周、月、季、半年、年度计划书，月、季年度总结请示、批复等。
7.其他应该属于社工站的资料: 员工档案记录员工的身份信息、日常开展工作、组织培育、奖惩情况等；包括个人简历、学历证书、获奖情况、身份证复印件、工资卡；还包括常规活动开展图片记录等。
二、文书归档的时间要求
凡是需要进行文书归档整理的工作，需要在规定的时间内完成并进行归档，相关的要求如下:
1.一类文书，自活动开展之日起三个工作日内完成文书归档如下: 个案工作(咨询个案、转介个案以及专业个案)；小组活动；社区活动(主策划活动、参与活动)。
2.二类文书，自活动开展之日起第二个工作日内完成文书归档如下: 探访(含家访)；会议记录；活动新闻稿；督导培训(个人督导记录、团体督导记录、培训记录)。
3.三类文书，自活动开展之日起当天完成的文书如下: 电话访问；突发处理情况记录。
三、档案管理规定
1.根据档案资料分类，将不同的档案分类管理。严格执行档案收集、整理、管理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。
2.档案装订成册，封面按要求书写；按顺序编排页码，不可缺页；涉及服务对象的档案需要签名。
3.做好档案的保密工作，非相关人员，未经同意，不得随意查看档案资料。更不能随意外借档案资料。
4.当年活动文书由该项目社工保管，往年文书由行政统一按类别存放于档案室。
5.保存期限。文件保存期限除政府有关法令或本机构其他规章特定者外依下列规定办理: 永久保存的有规章制度、财务报表、政府机关核准文件和其他经核定需永久保存的文件。其他的文件资料视其有效期保存。
6.严禁在档案室吸烟，严禁存放易燃易爆物品。对档案室照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。
7.实做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
8.要坚持定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时进行抢救。
9.不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。
10.非工作人员，不得进入库房。
11.档案交接:
(1) 档案专(兼) 职人员因工作变动，需办移交手续时，应将全部档案材料清点新的负责档案工作的专(兼) 职人员。
(2) 交接档案材料必须严格履行手续，有关人员签字，并注明交接时间，案卷数目等，以备查考。交接档案时，应有交接人、监交人和接收人签字。
四、档案管理规范(www.xing528.com)
文书档案统一使用指定的封面、边框以及名称，使用指定类型的档案盒、文件夹等。
(一) 个案类
表4-10 个案归档清单
(二) 小组活动类
表4-11 小组归档清单
(三) 社区活动类
表4-12 社区活动归档清单
(四) 探访(含家访)
1.探访记录: 封面——电子版并纸质归档——填写《探访记录》
2.文书整理顺序: 按照探访时间排序，近期的在最上面。
(五) 电话访问
电话访问记录: 封面——手写版材料整理归档
(六) 行政工作(月计划、月总结、会议记录)
1.月计划、月总结文书整理的顺序: 打印电子版，1～12 月，按顺序将近期的排在最上面；
2.月计划、月总结文书整理方式或材料: 打孔文件夹；
3.会议记录文书整理的顺序: 封面—打印电子版—最近的会议记录在最上面—填写《会议记录档案目录》；
表4-13 会议记录表
五、档案的规范化摆放
(一) 办公区域文件资料
办公区域文件资料定位标准: 中心工作人员按照文件资料使用频率高低存取原则，将各种文件资料定位分类放置在资料架、抽屉、文件盒等处，做到摆放整齐，保持整洁干净。
办公室文件资料定量标准: 设定所有文件资料的生命周期，按照生命周期的时间要求，定期整理办公室文件资料，及时清理过期或无用的资料。
存档总表: 文件柜按照中心统一的设计风格制作存档总表，存档总表内需根据各类文件资料相对应的位置进行排版，并与文件柜一一对应。
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